Gian lận trong bán lẻ ngoài quầy thu ngân

Trong bài viết trước, chúng tôi đã đưa ra phân tích các tình huống gian lận trong bán lẻ tại quầy thu ngân và các biện pháp phòng ngừa. Trong bài viết này, xin được nói về các tình huống gian lận có thể phát sinh bên ngoài quầy thu ngân.

1. Cân thiếu hoặc cân thừa

Trong các cửa hàng lớn, thường có 1 khu để cân và đóng gói các mặt hàng thực phẩm tươi sống và có nhân viên thực hiện việc cân, đóng gói và dán nhãn cho các mặt hàng này. Trong các cửa hàng nhỏ, cân có thể được đặt ngay tại quầy thu ngân, và nhân viên thu ngân cũng chính là người cân và đóng gói, dán nhãn cho khách hàng. Và việc cân thừa, cân thiếu là điều không tránh khỏi. Và có nhiều cách gian lận tại quầy cân:

• Đặt thêm vật nặng vào bàn cân: mỗi lần cân cho khách, chỉ cần đặt thêm 1 đồng xu vào bàn cân là có thể gian lận được trong ngày khá nhiều. Hơn nữa, nếu khách hàng kiểm tra cân thì bỏ đồng xu ra, và cân vẫn đảm bảo chính xác;

• Sử dụng nam châm: nhiều bàn cân làm bằng sắt, và khi cân hàng cho khách, nhân viên cân gẩy hòn nam chân vào chân đế bàn cân, cân sẽ nhẩy nhiều hơn;

• Sử dụng cân sai: cách này dễ bị phát hiện nhất, nhưng nếu không để ý thì vẫn bị mắc lừa. Hơn nữa, nhiều cân có nút điều chỉnh nằm ở chân bàn cân, người cân chỉ cần khéo léo là có thể điều chỉnh lên xuống. Hơn nữa, người mua thường không để ý khi cân lệch vài gam, và chính điều này tiếp tay cho gian lận;

• Sử dụng thủ thuật bằng tay: khi cân cho khách hàng, nhân viên cân tỳ 1 ngón tay vào bàn cân (khách hàng bị cân thiếu), hoặc đối với người thân của khách hàng thì nhân viên lại dùng tay để làm nhẹ vật cân đi (cửa hàng bị mất mát);

• Nhân viên cân thực hiện cân 2 gói khác nhau có trọng lượng khác nhau, nhưng lại lấy các nhãn (in từ cân điện tử) để dán lẫn lộn 2 gói hàng này, kết quả là 1 người được cần thừa (thường là cho người quen nhân viên), và 1 khách hàng bị cân thiếu.

• Đối với hàng đông lạnh, chỉ cần bỏ thừa thêm vài cục đá là có thể gian lận về cân của khách hàng. 

     Cách phòng ngừa:

• Sử dụng cân điện tử có in nhãn;

• Sử dụng cần điện tử và kết nối trực tiếp với máy tính tiền;

• Đặt cân mẫu kiểm tra trước cửa ra vào để khách hàng có thể tự kiểm tra;

• Thường xuyên kiểm kê để kịp thời phát hiện hàng thừa thiếu trong gian hàng.

 

Ảnh minh họa

2. Cấu kết với nhà cung cấp

Tình huống liên quan gian lận đến nhà cung cấp thường diễn ra khá phổ biến. Phần lớn các nhân viên làm việc trong cửa hàng cần phải được đánh giá là trung thực, nhưng ngoài quầy thu ngân, một số người làm việc với nhà cung cấp thường dễ có hành vi gian lận theo cách này theo cách khác. Dưới đây xin liệt kê một số tình huống điển hình:

• Đặt mua hàng với giá cao hơn quy định: cùng một mặt hàng có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, và việc lựa chọn nhà cung cấp trong 1 thời điểm không hoàn toàn là theo mức giá. Nếu một nhà cung cấp có mức giá cao hơn nhưng nhân viên vẫn đặt hàng, thì một trong số các nguyên nhân có thể là thông đồng với nhà cung cấp để ăn chênh lệch. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng vậy, bởi vì việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa trên các tiêu chí khác, như điều kiện thanh toán, quy định về đổi trả, các chương trình khuyến mại khi vượt doanh số bán…

• Đặt mua hàng với số lượng quá lớn: lượng hàng tồn kho quá nhiều, nhưng nhân viên vẫn tiếp tục đặt hàng về và không dựa trên một cơ sở phân tích hợp lý nào cả. Trong tình huống này, có thể đặt ngay nghi vấn cho nhân viên mua hàng: hoặc là có thông đồng với nhà cung cấp, hoặc là vi phạm các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên mua hàng.

• Đặt mua hàng có vòng quay thấp: cũng tương tự như tình huống trên, hàng đã tồn kho nhưng vẫn nhập về mà thiếu lý do chính đáng (ví dụ không phải là chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, không phải là dịp gom hàng để bán cho ngày lễ sắp tới…).

• Thanh toán thừa cho nhà cung cấp: đây là tình huống có thể xảy ra nếu như thiếu sự kiểm soát chặt chẽ về tài chính.

• Nhận hàng kém chất lượng từ nhà cung cấp: nhân viên thủ kho vẫn cho nhập các lô hàng kém chất lượng, rồi để vào góc sâu của kho (gian hàng), chờ thời gian thanh lý.

     Cách phòng ngừa:

• Sử dụng phần mềm hiện đại với khả năng kiểm soát công việc với nhà cung cấp;

• phần mềm cần phải ghi nhận các điều kiện làm việc với nhà cung cấp, bao gồm: mức giá, điều kiện thanh toán…; 

• phần mềm cần có công cụ phân tích tốc độ bán hàng và tự động đưa ra khuyến cáo về các mặt hàng cần đặt với số lượng hợp lý;

• phần mềm cần có công cụ để kiểm soát việc thanh toán cho nhà cung cấp theo điều kiện thỏa thuận;

• Việc nhận hàng từ nhà cung cấp cần được kiểm soát nhiều mức, đặc biệt là kiểm soát thời hạn sử dụng.

• Có thể sử dụng một số các biện pháp về nhân sự như: luân chuyển các vị trí, điều chuyển theo các cửa hàng khác nhau…;

• Thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa để phát hiện chênh lệch, hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc kém chất lượng;

• Sử dụng các cơ chế khoán cho nhân viên ngành hàng để thúc đẩy tính tích cực của nhân viên, hạn chế các gian lận bằng ý thức; 

3. Thanh toán cho nhà cung cấp không đúng thời hạn

Việc thanh toán cho nhà cung cấp không đúng theo thời hạn thường là:

• Thanh toán sớm hơn thời hạn;

• Thanh toán muộn hơn thời hạn: việc này ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng, sau này cửa hàng sẽ bị áp đặt nhiều điều kiện không có lợi khi tiếp tục mua hàng.

     Cách phòng ngừa:

• Sử dụng phần mềm với khả năng kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.

4. Vòi vĩnh nhà cung cấp (sắp xếp hàng hóa chỗ đẹp, chỗ xấu; thông đồng về các điều kiện mua hàng)

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường kiểm tra công việc với nhà cung cấp;

• Khuyến khích nhà cung cấp tố cáo các hành vi của nhân viên với thái độ vòi vĩnh;

• Sử dụng phần mềm với khả năng ghi nhận và theo dõi công việc với nhà cung cấp, để quá trình làm việc với nhà cung cấp được minh bạch và rõ ràng);

• Cần xây dựng khung làm việc rõ ràng với các nhà cung cấp, ví dụ như đưa ra quy định về quảng cáo trong gian hàng, cách sắp xếp, các chương trình khuyến mại).

5. Phát hành phiếu quà tặng sai quy định

Việc phát hành phiếu quà tặng (Gift voucher) là biện pháp để thúc đẩy bán hàng, lôi kéo khách hàng đến mua hàng. Tuy nhiên, việc này cũng cần phải được kiểm soát chặt chẽ, nếu không, rất dễ tạo kẽ hở gian lận cho nhân viên. Nhưng cũng ngược lại, có nhiều cửa hàng phát phiếu quà tặng cho khách hàng, nhưng với các thủ tục quá nhiêu khê, dẫn đến thái độ bức xúc từ phía khách hàng (ví dụ phải chờ làm thủ tục 10 phút mới lấy được phiếu quà tặng 100 nghìn đồng chẳng hạn).

     Cách phòng ngừa:

• Sử dụng phần mềm POS hiện đại, trong đó có tích hợp sẵn cơ chế làm việc với phiếu quà tặng;

• Việc quản lý phiếu quà tặng cần được phối hợp giữa nhiều bộ phận và có sự kiểm soát chặt chẽ.

 

Tràng Tiền Plaza ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng 1C trong công tác quản lý, giám sát 

6. Cố tình thay đổi chất lượng hàng hóa không đúng theo quy định

Hàng hóa trong cửa hàng có thể bị thay đổi chất lượng, điển hình là các mặt hàng tươi sống, chỉ bán trong ngày, hay một số mặt hàng có thời hạn, hoặc một số mặt hàng có thể bị móp, méo hoặc trờn xước.

Nhân viên trong cửa hàng có thể cố tình thay đổi trạng thái hàng hóa (từ hàng hóa bình thường sang thành hàng hóa kém chất lượng) và thay đổi lại giá bán. Điều này dẫn đến thiệt hại cho cửa hàng. Hoặc ngược lại, hàng kém chất lượng đáng nhẽ phải giảm giá bán, nhưng vẫn bán theo giá cũ cho khách hàng (gây thiệt hại cho khách hàng và uy tín của cửa hàng).

     Cách phòng ngừa:

• Việc thay đổi chất lượng hàng hóa (thay 1 mặt hàng bằng 1 mặt hàng khác có chất lượng kém hơn để hạ giá bán cho người thân) cần phải được thực hiện với sự tham dự của nhiều người;

• Sử dụng phần mềm với khả năng thống kê các mặt hàng để phát hiện ra các mặt hàng dễ nghi ngờ.

7. Gian lận hàng khuyến mãi và quà tặng từ nhà cung cấp

Đây cũng là tình huống hay bị lạm dụng. Bởi vì nhà cung cấp ở Việt Nam thường có chế độ thưởng theo kết quả doanh số của kỳ trước, hoặc tổ chức các chương trình khuyến mại bổ sung cho lô hàng cửa hàng vừa nhập. Các lô hàng khuyến mại nhiều khi được chuyển đến tận kho, nhưng thủ kho không nhận vì không có trong đơn hàng, hoặc thủ kho nhận nhưng cũng chỉ ký vào giấy giao nhận của nhà cung cấp chứ không lập phiếu nhập kho (vì không có trong đơn hàng). Kết quả là hàng khuyến mại bị trôi nổi mất kiểm soát trong cửa hàng. Hoặc nhiều lúc nhân viên mua hàng không theo dõi kịp thời chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, và cho dù cửa hàng đã đạt doanh số để được hưởng khuyến mại, nhưng không được nhận vì bỏ lỡ.

     Cách phòng ngừa:

• Cần có phần mềm ghi nhận các điều kiện khuyến mại từ nhà cung cấp;

• Cần làm việc minh bạch với nhà cung cấp.

8. In tem nhãn sai đơn vị tính

Cũng là một tình huống có thể phát sinh. Lúc này, hàng hóa đơn nhập theo một đơn vị tính, và bán theo đơn vị tính khác, nhưng lại không quy đổi giá bán tương ứng.

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường kiểm tra và phát hiện lỗi;

• Định kỳ cần tính hiệu quả bán hàng, và phát hiện ra mặt hàng với tỷ lệ lãi âm (một trong những nguyên nhân lãi âm là sai đơn vị tính), hoặc có lãi quá nhiều (thường thì ít xảy ra).

9. Đặt bảng giá sai (sai giá, sai đơn vị tính)

Việc đặt bảng giá sai có thể do nhiều nguyên nhân như bất cẩn của nhân viên, nhưng cũng có thể do cố ý. Trong bất kỳ tình huống nào cũng đem lại thiệt hại cho doanh nghiệp.

     Cách phòng ngừa:

• Cần có báo cáo về mức lợi nhuận khi đặt bảng giá;

• Việc đặt bảng giá cần được thực hiện ngay trong phần mềm, xử lý các số liệu ngay trong chương trình chứ không nên kết xuất, kết nhập ra Excel.

10. Tráo hàng để bắt nhà cung cấp đổi lại

Nhiều nhân viên cửa hàng tráo đổi hàng kém chất lượng và bắt nhà cung cấp đổi lại hàng tốt. 

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường kiểm soát trong kho hàng;

• Cần có báo cáo thống kê về các trường hợp đổi trả hàng nhà cung cấp.

11. Tráo hàng kém chất lượng

Nhân viên tráo đổi hàng tốt tuồn ra ngoài, và đem hàng xấu thế nào (như gạo chẳng hạn). 

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường các biện pháp an ninh tại kho;

• Tăng cường kiểm tra trên gian hàng.

12. Bán hàng ngoài

Có tình huống, nhân viên đem hàng ở ngoài vào bán kiếm lời riêng (ví dụ bán đồ thể thao chẳng hạn), không ghi nhận doanh thu vào hệ thống. 

     Cách phòng ngừa:

• Quy định việc bán hàng phải được ghi nhận trong hệ thống.

13. Mượn tạm hàng tuồn ra ngoài để bán, chiếm dụng vốn

Cũng có tình huống nhân viên tuồn hàng ra ngoài bán, rồi sau 1 thời gian mua lô hàng khác thế nào để bù lại số hàng đã lấy. Kết quả là cửa hàng tuy không bị mất mát, nhưng bị chiếm dụng vốn.

     Cách phòng ngừa:

• Kiểm kê thường xuyên;

• Phần mềm cần có tính năng khuyến cáo mức tồn tối ưu và từ đó có thể thấy được các đơn hàng đặt nhà cung cấp không hợp lý.

 

Kiểm đếm hàng hóa thường xuyên, chính xác với phần mềm bán hàng 1C

14. Nhân viên biển thủ

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường kiểm kê;

• Nâng cao ý thức của người lao động.

15. Khách hàng lấy trộm

Tình huống thường xuyên xảy ra trong các cửa hàng, và khó tránh khỏi, nhưng cần hạn chế bằng mọi cách.

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường an ninh và thiết bị chống trộm.

16. Cố tình phá hoại (làm mất điện, gây dột nước, hỏa hoạn) để che dấu biển thủ

Nhân viên cố tình phá hoại để che dấu việc biển thủ hàng hóa, tài sản của cửa hàng. Cửa hàng không những bị thiệt hại vật chất về hàng hóa mà còn bị thiệt hại về tài sản, về uy tín và các phiền hà khác (như thường xuyên bị các cơ quan chức năng vào kiểm tra hơn).

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường an ninh.

17. Gian lận hàng hóa có hao hụt (thông đồng với nhà cung cấp, để biển thủ)

     Cách phòng ngừa:

• Tăng cường kiểm tra kiểm soát với các mặt hàng có hao hụt.

18. Làm sai lệch dữ liệu kế toán

Nhiều khi, không cần phải nghĩ ra nhiều cách phức tạp để biển thủ hàng hóa, đôi khi chỉ cần xử lý một vài con số trong hệ thống kế toán là có thể che dấu được các gian lận làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp:

• Tính sai giá vốn;

• Đặt sai giá bán;

• Chuyển đổi sai đơn vị tính;

• Chuyển tồn hàng hóa sai số lượng;

• Ghi giảm số lượng thiếu hụt nhiều hơn thực tế;

• Đóng bộ, tách bộ hàng hóa sai định mức;

• Làm sai số liệu bán hàng (về số lượng và doanh thu);

• Sửa báo cáo;

• Tiêu dùng nội bộ;

• Gộp nhiều hóa đơn bán lẻ để nhận quà khuyến mãi theo doanh số.

     Cách phòng ngừa:

• Sử dụng phần mềm kế toán có đồng bộ dữ liệu thường xuyên với hệ thống bán lẻ;

• Sử dụng các báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu kế toán, từ đó phát hiện ra các mảng hoạt động không hiệu quả hoặc có nghi ngờ;

• Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại với khả năng tự động tính toán, có thể ghi lại vết khi sửa chữa dữ liệu thủ công.

Kết luận 

Các tình huống nêu trên không phải là chỉ có vậy, có thể còn rất nhiều các tình huống khác. Để ngăn ngừa và giảm bớt các gian lận này, cần có các biện pháp phù hợp và mang tính hệ thống. Có thể liệt kê một số biện pháp như sau: 

• Xây dựng và tổ chức công việc của nhân viên một cách chặt chẽ.

• Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đối chiếu và giám sát công việc của nhân viên một cách thường xuyên.

• Nâng cao ý thức làm việc của người lao động.

• Có chính sách thưởng phạt và đãi ngộ hợp lý để tăng động lực làm việc cho người lao động.

• Áp dụng các công cụ và thiết bị quản lý tiên tiến.

• Tối ưu các quy trình quản lý bằng cách áp dụng các phần mềm hiện đại, trong đó bao gồm: Hệ thống phần mềm 1C. 

Hy vọng bài viết này có thể hữu ích cho những người quản lý bán lẻ và các chủ cửa hàng.

Xin tham khảo thêm bài viết: Gian lận trong bán lẻ và cách phòng ngừa tại quầy thu ngân.

Tư vấn giải pháp 1C:BÁN LẺ

Để có được thêm tư vấn và ứng dụng giải pháp 1C trong bán lẻ, xin vui lòng liên hệ đến công ty 1VS:

• theo điện thoại: (04) 3514-85-50,

• hoặc E-mail: 1vs@1vs.vn 

Xem thêm giới thiệu về các giải pháp 1C: http://www.1vs.vn/SanPham/1CQuanLyBanLe/