Thứ Tư, 9 tháng 12, 2015

Miễn phí Hội thảo "Hướng dẫn lập và kiểm tra Báo cáo tài chính theo quy định mới năm 2015"

Năm 2015 có nhiều thay đổi trong chính sách kế toán. Đầu tiên phải kể tới Thông tư 200 được đưa vào áp dụng thay thế Quyết định số 15 với những ảnh hưởng lớn tới nhiều nguyên tắc hạnh toán cũ. Thêm vào đó, Chính phủ - Quốc hội nước ta, trong năm nay, cũng đã đưa ra điều luật và luật sửa đổi bổ sung một số điều các sắc luật thuế. Mặc dù các thay đổi đều có văn bản hướng dẫn đi kèm nhưng vẫn không làm giảm sự khó khăn, lúng túng của doanh nghiệp khi áp dụng.

Nhằm hỗ trợ cho các khách hàng của mình, cộng đồng kế toán viên đáp ứng đúng và đủ những thay đổi phức tạp này trong việc lập Báo cáo tài chính, Công ty Centax và Cộng đồng 1C phối hợp tổ chức hội thảo “Hướng dẫn lập và kiểm tra Báo cáo tài chính theo quy định mới năm 2015”.

Ảnh minh họa

Nội dung chính của sự kiện là tập trung hướng dẫn rà soát từng tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính, chỉ ra những điểm cần lưu ý, hay sai sót, và những rủi ro về thuế khi lập báo cáo tài chính năm 2015. Trong đó, chúng tôi có nêu rõ những khác biệt giữa các đơn vị thực hiện theo quyết định 48 và thông tư 200. Đặc biệt, hội thảo dành nhiều thời gian để giải đáp giúp các doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc với trường hợp của riêng mình trong quá trình hoạt động thực tế.

Thông tin hội thảo:

Diễn giả: Cô Bùi Lệ Phương chuyên gia Tài chính kế toán thuế, kiểm toán viên cấp Nhà nước, Giám đốc Công ty TNHH Tài Chính Kế toán Thuế Centax
Thời gian: Thứ 4, ngày 23/12/2015 (từ 08h00 đến 17h00)
Địa điểm: Hội trường Ngụy Như Kon Tum, số 19 Lê Thánh Tông, Hà Nội (Thuộc trường ĐH Khoa học xã hội tự nhiên)
Phí tham gia: Miễn phí
Phí tài liệu: 50.000 (bắt buộc)
Chương trình hội thảo (có bao gồm bản đồ)

Cách thức đăng ký tham dự:

Hội thảo được tổ chức miễn phí với quy mô 150 khách, ưu tiên khách mời đăng ký trước!

Mọi thông tin chi tiết, xin liên hệ với thành viên BTC:

Ms. Nguyễn Thu Huyền - Công ty 1VS

Phòng 1507, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội

(04) 351-485-51 | 0904-728-627 | huyennt@1vs.vn

Thông tin về Ban Tổ chức:

Công ty Centax

Được thành lập từ năm 2011, Centax là đơn vị chuyên hoạt động trong lĩnh vực về dịch vụ cũng như đào tạo kế toán thuế chuyên nghiệp. Đây là một trong số ít các đơn vị được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán và đại lý thuế. Đến với Centax, các bạn sẽ được làm việc với các chuyên gia đầu ngành về thuế và kế toán.

Câu lạc bộ "Cộng đồng 1C"

Câu lạc bộ "Cộng đồng 1C" được thành lập vào tháng 6/2014 và gồm các thành viên là các khách hàng, người sử dụng hệ thống phần mềm 1C. Đây không chỉ là sân chơi, nơi trao đổi, góp ý giữa các thành viên, giữa người sử dụng với nhà cung cấp, mà mục tiêu chính của câu lạc bộ là tổ chức những hoạt động mang lại những kiến thức, giá trị thiết thực nhằm hỗ trợ thành viên trong công việc. Điển hình, trong suốt thời gian qua, hàng tháng "Cộng đồng 1C" đều tổ chức chương trình giao lưu trực tuyến online giải đáp các trường hợp vướng mắc cụ thể về thuế và kế toán. Tại những sự kiện này, Ban Quản trị đã mời các chuyên gia uy tín trong lĩnh vực để giúp tháo gỡ khó khăn của gần 2000 trường hợp cụ thể mà các thành viên gặp phải trong công việc thực tế của mình.

Thứ Tư, 2 tháng 12, 2015

Gian lận trong bán lẻ ngoài quầy thu ngân

Trong bài viết trước, chúng tôi đã đưa ra phân tích các tình huống gian lận trong bán lẻ tại quầy thu ngân và các biện pháp phòng ngừa. Trong bài viết này, xin được nói về các tình huống gian lận có thể phát sinh bên ngoài quầy thu ngân.

1. Cân thiếu hoặc cân thừa

Trong các cửa hàng lớn, thường có 1 khu để cân và đóng gói các mặt hàng thực phẩm tươi sống và có nhân viên thực hiện việc cân, đóng gói và dán nhãn cho các mặt hàng này. Trong các cửa hàng nhỏ, cân có thể được đặt ngay tại quầy thu ngân, và nhân viên thu ngân cũng chính là người cân và đóng gói, dán nhãn cho khách hàng. Và việc cân thừa, cân thiếu là điều không tránh khỏi. Và có nhiều cách gian lận tại quầy cân:

Đặt thêm vật nặng vào bàn cân: mỗi lần cân cho khách, chỉ cần đặt thêm 1 đồng xu vào bàn cân là có thể gian lận được trong ngày khá nhiều. Hơn nữa, nếu khách hàng kiểm tra cân thì bỏ đồng xu ra, và cân vẫn đảm bảo chính xác;

Sử dụng nam châm: nhiều bàn cân làm bằng sắt, và khi cân hàng cho khách, nhân viên cân gẩy hòn nam chân vào chân đế bàn cân, cân sẽ nhẩy nhiều hơn;

Sử dụng cân sai: cách này dễ bị phát hiện nhất, nhưng nếu không để ý thì vẫn bị mắc lừa. Hơn nữa, nhiều cân có nút điều chỉnh nằm ở chân bàn cân, người cân chỉ cần khéo léo là có thể điều chỉnh lên xuống. Hơn nữa, người mua thường không để ý khi cân lệch vài gam, và chính điều này tiếp tay cho gian lận;

Sử dụng thủ thuật bằng tay: khi cân cho khách hàng, nhân viên cân tỳ 1 ngón tay vào bàn cân (khách hàng bị cân thiếu), hoặc đối với người thân của khách hàng thì nhân viên lại dùng tay để làm nhẹ vật cân đi (cửa hàng bị mất mát);

Nhân viên cân thực hiện cân 2 gói khác nhau có trọng lượng khác nhau, nhưng lại lấy các nhãn (in từ cân điện tử) để dán lẫn lộn 2 gói hàng này, kết quả là 1 người được cần thừa (thường là cho người quen nhân viên), và 1 khách hàng bị cân thiếu.

Đối với hàng đông lạnh, chỉ cần bỏ thừa thêm vài cục đá là có thể gian lận về cân của khách hàng.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng cân điện tử có in nhãn;

Sử dụng cần điện tử và kết nối trực tiếp với máy tính tiền;

Đặt cân mẫu kiểm tra trước cửa ra vào để khách hàng có thể tự kiểm tra;

Thường xuyên kiểm kê để kịp thời phát hiện hàng thừa thiếu trong gian hàng.

Ảnh minh họa

2. Cấu kết với nhà cung cấp

Tình huống liên quan gian lận đến nhà cung cấp thường diễn ra khá phổ biến. Phần lớn các nhân viên làm việc trong cửa hàng cần phải được đánh giá là trung thực, nhưng ngoài quầy thu ngân, một số người làm việc với nhà cung cấp thường dễ có hành vi gian lận theo cách này theo cách khác. Dưới đây xin liệt kê một số tình huống điển hình:

Đặt mua hàng với giá cao hơn quy định: cùng một mặt hàng có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, và việc lựa chọn nhà cung cấp trong 1 thời điểm không hoàn toàn là theo mức giá. Nếu một nhà cung cấp có mức giá cao hơn nhưng nhân viên vẫn đặt hàng, thì một trong số các nguyên nhân có thể là thông đồng với nhà cung cấp để ăn chênh lệch. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng vậy, bởi vì việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa trên các tiêu chí khác, như điều kiện thanh toán, quy định về đổi trả, các chương trình khuyến mại khi vượt doanh số bán…

Đặt mua hàng với số lượng quá lớn: lượng hàng tồn kho quá nhiều, nhưng nhân viên vẫn tiếp tục đặt hàng về và không dựa trên một cơ sở phân tích hợp lý nào cả. Trong tình huống này, có thể đặt ngay nghi vấn cho nhân viên mua hàng: hoặc là có thông đồng với nhà cung cấp, hoặc là vi phạm các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên mua hàng.

Đặt mua hàng có vòng quay thấp: cũng tương tự như tình huống trên, hàng đã tồn kho nhưng vẫn nhập về mà thiếu lý do chính đáng (ví dụ không phải là chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, không phải là dịp gom hàng để bán cho ngày lễ sắp tới…).

Thanh toán thừa cho nhà cung cấp: đây là tình huống có thể xảy ra nếu như thiếu sự kiểm soát chặt chẽ về tài chính.

Nhận hàng kém chất lượng từ nhà cung cấp: nhân viên thủ kho vẫn cho nhập các lô hàng kém chất lượng, rồi để vào góc sâu của kho (gian hàng), chờ thời gian thanh lý.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm hiện đại với khả năng kiểm soát công việc với nhà cung cấp;

phần mềm cần phải ghi nhận các điều kiện làm việc với nhà cung cấp, bao gồm: mức giá, điều kiện thanh toán…;

phần mềm cần có công cụ phân tích tốc độ bán hàng và tự động đưa ra khuyến cáo về các mặt hàng cần đặt với số lượng hợp lý;

phần mềm cần có công cụ để kiểm soát việc thanh toán cho nhà cung cấp theo điều kiện thỏa thuận;

Việc nhận hàng từ nhà cung cấp cần được kiểm soát nhiều mức, đặc biệt là kiểm soát thời hạn sử dụng.

Có thể sử dụng một số các biện pháp về nhân sự như: luân chuyển các vị trí, điều chuyển theo các cửa hàng khác nhau…;

Thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa để phát hiện chênh lệch, hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc kém chất lượng;

Sử dụng các cơ chế khoán cho nhân viên ngành hàng để thúc đẩy tính tích cực của nhân viên, hạn chế các gian lận bằng ý thức;

3. Thanh toán cho nhà cung cấp không đúng thời hạn

Việc thanh toán cho nhà cung cấp không đúng theo thời hạn thường là:

Thanh toán sớm hơn thời hạn;

Thanh toán muộn hơn thời hạn: việc này ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng, sau này cửa hàng sẽ bị áp đặt nhiều điều kiện không có lợi khi tiếp tục mua hàng.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm với khả năng kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.

4. Vòi vĩnh nhà cung cấp (sắp xếp hàng hóa chỗ đẹp, chỗ xấu; thông đồng về các điều kiện mua hàng)

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm tra công việc với nhà cung cấp;

Khuyến khích nhà cung cấp tố cáo các hành vi của nhân viên với thái độ vòi vĩnh;

Sử dụng phần mềm với khả năng ghi nhận và theo dõi công việc với nhà cung cấp, để quá trình làm việc với nhà cung cấp được minh bạch và rõ ràng);

Cần xây dựng khung làm việc rõ ràng với các nhà cung cấp, ví dụ như đưa ra quy định về quảng cáo trong gian hàng, cách sắp xếp, các chương trình khuyến mại).

5. Phát hành phiếu quà tặng sai quy định

Việc phát hành phiếu quà tặng (Gift voucher) là biện pháp để thúc đẩy bán hàng, lôi kéo khách hàng đến mua hàng. Tuy nhiên, việc này cũng cần phải được kiểm soát chặt chẽ, nếu không, rất dễ tạo kẽ hở gian lận cho nhân viên. Nhưng cũng ngược lại, có nhiều cửa hàng phát phiếu quà tặng cho khách hàng, nhưng với các thủ tục quá nhiêu khê, dẫn đến thái độ bức xúc từ phía khách hàng (ví dụ phải chờ làm thủ tục 10 phút mới lấy được phiếu quà tặng 100 nghìn đồng chẳng hạn).

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm POS hiện đại, trong đó có tích hợp sẵn cơ chế làm việc với phiếu quà tặng;

Việc quản lý phiếu quà tặng cần được phối hợp giữa nhiều bộ phận và có sự kiểm soát chặt chẽ.

Tràng Tiền Plaza ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng 1C trong công tác quản lý, giám sát

6. Cố tình thay đổi chất lượng hàng hóa không đúng theo quy định

Hàng hóa trong cửa hàng có thể bị thay đổi chất lượng, điển hình là các mặt hàng tươi sống, chỉ bán trong ngày, hay một số mặt hàng có thời hạn, hoặc một số mặt hàng có thể bị móp, méo hoặc trờn xước.

Nhân viên trong cửa hàng có thể cố tình thay đổi trạng thái hàng hóa (từ hàng hóa bình thường sang thành hàng hóa kém chất lượng) và thay đổi lại giá bán. Điều này dẫn đến thiệt hại cho cửa hàng. Hoặc ngược lại, hàng kém chất lượng đáng nhẽ phải giảm giá bán, nhưng vẫn bán theo giá cũ cho khách hàng (gây thiệt hại cho khách hàng và uy tín của cửa hàng).

Cách phòng ngừa:

Việc thay đổi chất lượng hàng hóa (thay 1 mặt hàng bằng 1 mặt hàng khác có chất lượng kém hơn để hạ giá bán cho người thân) cần phải được thực hiện với sự tham dự của nhiều người;

Sử dụng phần mềm với khả năng thống kê các mặt hàng để phát hiện ra các mặt hàng dễ nghi ngờ.

7. Gian lận hàng khuyến mãi và quà tặng từ nhà cung cấp

Đây cũng là tình huống hay bị lạm dụng. Bởi vì nhà cung cấp ở Việt Nam thường có chế độ thưởng theo kết quả doanh số của kỳ trước, hoặc tổ chức các chương trình khuyến mại bổ sung cho lô hàng cửa hàng vừa nhập. Các lô hàng khuyến mại nhiều khi được chuyển đến tận kho, nhưng thủ kho không nhận vì không có trong đơn hàng, hoặc thủ kho nhận nhưng cũng chỉ ký vào giấy giao nhận của nhà cung cấp chứ không lập phiếu nhập kho (vì không có trong đơn hàng). Kết quả là hàng khuyến mại bị trôi nổi mất kiểm soát trong cửa hàng. Hoặc nhiều lúc nhân viên mua hàng không theo dõi kịp thời chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, và cho dù cửa hàng đã đạt doanh số để được hưởng khuyến mại, nhưng không được nhận vì bỏ lỡ.

Cách phòng ngừa:

Cần có phần mềm ghi nhận các điều kiện khuyến mại từ nhà cung cấp;

Cần làm việc minh bạch với nhà cung cấp.

8. In tem nhãn sai đơn vị tính

Cũng là một tình huống có thể phát sinh. Lúc này, hàng hóa đơn nhập theo một đơn vị tính, và bán theo đơn vị tính khác, nhưng lại không quy đổi giá bán tương ứng.

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm tra và phát hiện lỗi;

Định kỳ cần tính hiệu quả bán hàng, và phát hiện ra mặt hàng với tỷ lệ lãi âm (một trong những nguyên nhân lãi âm là sai đơn vị tính), hoặc có lãi quá nhiều (thường thì ít xảy ra).

9. Đặt bảng giá sai (sai giá, sai đơn vị tính)

Việc đặt bảng giá sai có thể do nhiều nguyên nhân như bất cẩn của nhân viên, nhưng cũng có thể do cố ý. Trong bất kỳ tình huống nào cũng đem lại thiệt hại cho doanh nghiệp.

Cách phòng ngừa:

Cần có báo cáo về mức lợi nhuận khi đặt bảng giá;

Việc đặt bảng giá cần được thực hiện ngay trong phần mềm, xử lý các số liệu ngay trong chương trình chứ không nên kết xuất, kết nhập ra Excel.

10. Tráo hàng để bắt nhà cung cấp đổi lại

Nhiều nhân viên cửa hàng tráo đổi hàng kém chất lượng và bắt nhà cung cấp đổi lại hàng tốt.

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm soát trong kho hàng;

Cần có báo cáo thống kê về các trường hợp đổi trả hàng nhà cung cấp.

11. Tráo hàng kém chất lượng

Nhân viên tráo đổi hàng tốt tuồn ra ngoài, và đem hàng xấu thế nào (như gạo chẳng hạn).

Cách phòng ngừa:

Tăng cường các biện pháp an ninh tại kho;

Tăng cường kiểm tra trên gian hàng.

12. Bán hàng ngoài

Có tình huống, nhân viên đem hàng ở ngoài vào bán kiếm lời riêng (ví dụ bán đồ thể thao chẳng hạn), không ghi nhận doanh thu vào hệ thống.

Cách phòng ngừa:

Quy định việc bán hàng phải được ghi nhận trong hệ thống.

13. Mượn tạm hàng tuồn ra ngoài để bán, chiếm dụng vốn

Cũng có tình huống nhân viên tuồn hàng ra ngoài bán, rồi sau 1 thời gian mua lô hàng khác thế nào để bù lại số hàng đã lấy. Kết quả là cửa hàng tuy không bị mất mát, nhưng bị chiếm dụng vốn.

Cách phòng ngừa:

Kiểm kê thường xuyên;

Phần mềm cần có tính năng khuyến cáo mức tồn tối ưu và từ đó có thể thấy được các đơn hàng đặt nhà cung cấp không hợp lý.

Kiểm đếm hàng hóa thường xuyên, chính xác với phần mềm bán hàng 1C

14. Nhân viên biển thủ

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm kê;

Nâng cao ý thức của người lao động.

15. Khách hàng lấy trộm

Tình huống thường xuyên xảy ra trong các cửa hàng, và khó tránh khỏi, nhưng cần hạn chế bằng mọi cách.

Cách phòng ngừa:

Tăng cường an ninh và thiết bị chống trộm.

16. Cố tình phá hoại (làm mất điện, gây dột nước, hỏa hoạn) để che dấu biển thủ

Nhân viên cố tình phá hoại để che dấu việc biển thủ hàng hóa, tài sản của cửa hàng. Cửa hàng không những bị thiệt hại vật chất về hàng hóa mà còn bị thiệt hại về tài sản, về uy tín và các phiền hà khác (như thường xuyên bị các cơ quan chức năng vào kiểm tra hơn).

Cách phòng ngừa:

Tăng cường an ninh.

17. Gian lận hàng hóa có hao hụt (thông đồng với nhà cung cấp, để biển thủ)

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm tra kiểm soát với các mặt hàng có hao hụt.

18. Làm sai lệch dữ liệu kế toán

Nhiều khi, không cần phải nghĩ ra nhiều cách phức tạp để biển thủ hàng hóa, đôi khi chỉ cần xử lý một vài con số trong hệ thống kế toán là có thể che dấu được các gian lận làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp:

Tính sai giá vốn;

Đặt sai giá bán;

Chuyển đổi sai đơn vị tính;

Chuyển tồn hàng hóa sai số lượng;

Ghi giảm số lượng thiếu hụt nhiều hơn thực tế;

Đóng bộ, tách bộ hàng hóa sai định mức;

Làm sai số liệu bán hàng (về số lượng và doanh thu);

Sửa báo cáo;

Tiêu dùng nội bộ;

Gộp nhiều hóa đơn bán lẻ để nhận quà khuyến mãi theo doanh số.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm kế toán có đồng bộ dữ liệu thường xuyên với hệ thống bán lẻ;

Sử dụng các báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu kế toán, từ đó phát hiện ra các mảng hoạt động không hiệu quả hoặc có nghi ngờ;

Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại với khả năng tự động tính toán, có thể ghi lại vết khi sửa chữa dữ liệu thủ công.

Kết luận

Các tình huống nêu trên không phải là chỉ có vậy, có thể còn rất nhiều các tình huống khác. Để ngăn ngừa và giảm bớt các gian lận này, cần có các biện pháp phù hợp và mang tính hệ thống. Có thể liệt kê một số biện pháp như sau:

Xây dựng và tổ chức công việc của nhân viên một cách chặt chẽ.

Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đối chiếu và giám sát công việc của nhân viên một cách thường xuyên.

Nâng cao ý thức làm việc của người lao động.

Có chính sách thưởng phạt và đãi ngộ hợp lý để tăng động lực làm việc cho người lao động.

Áp dụng các công cụ và thiết bị quản lý tiên tiến.

Tối ưu các quy trình quản lý bằng cách áp dụng các phần mềm hiện đại, trong đó bao gồm: Hệ thống phần mềm 1C.

Hy vọng bài viết này có thể hữu ích cho những người quản lý bán lẻ và các chủ cửa hàng.

Xin tham khảo thêm bài viết: Gian lận trong bán lẻ và cách phòng ngừa tại quầy thu ngân.

Tư vấn giải pháp 1C:BÁN LẺ

Để có được thêm tư vấn và ứng dụng giải pháp 1C trong bán lẻ, xin vui lòng liên hệ đến công ty 1VS:

theo điện thoại: (04) 3514-85-50,

hoặc E-mail: 1vs@1vs.vn

Xem thêm giới thiệu về các giải pháp 1C: http://www.1vs.vn/SanPham/1CQuanLyBanLe/

Gian lận trong bán lẻ ngoài quầy thu ngân

1. Cân thiếu hoặc thừa

Đặt thêm vật nặng vào bàn cân: mỗi lần cân cho khách, chỉ cần đặt thêm 1 đồng xu vào bàn cân là có thể gian lận được trong ngày khá nhiều. Hơn nữa, nếu khách hàng kiểm tra cân thì bỏ đồng xu ra, và cân vẫn đảm bảo chính xác;

Sử dụng nam châm: nhiều bàn cân làm bằng sắt, và khi cân hàng cho khách, nhân viên cân gẩy hòn nam chân vào chân đế bàn cân, cân sẽ nhẩy nhiều hơn;

Sử dụng cân sai: cách này dễ bị phát hiện nhất, nhưng nếu không để ý thì vẫn bị mắc lừa. Hơn nữa, nhiều cân có nút điều chỉnh nằm ở chân bàn cân, người cân chỉ cần khéo léo là có thể điều chỉnh lên xuống. Hơn nữa, người mua thường không để ý khi cân lệch vài gam, và chính điều này tiếp tay cho gian lận;

Sử dụng thủ thuật bằng tay: khi cân cho khách hàng, nhân viên cân tỳ 1 ngón tay vào bàn cân (khách hàng bị cân thiếu), hoặc đối với người thân của khách hàng thì nhân viên lại dùng tay để làm nhẹ vật cân đi (cửa hàng bị mất mát);

Nhân viên cân thực hiện cân 2 gói khác nhau có trọng lượng khác nhau, nhưng lại lấy các nhãn (in từ cân điện tử) để dán lẫn lộn 2 gói hàng này, kết quả là 1 người được cần thừa (thường là cho người quen nhân viên), và 1 khách hàng bị cân thiếu.

Đối với hàng đông lạnh, chỉ cần bỏ thừa thêm vài cục đá là có thể gian lận về cân của khách hàng.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng cân điện tử có in nhãn;

Sử dụng cần điện tử và kết nối trực tiếp với máy tính tiền;

Đặt cân mẫu kiểm tra trước cửa ra vào để khách hàng có thể tự kiểm tra;

Thường xuyên kiểm kê để kịp thời phát hiện hàng thừa thiếu trong gian hàng.

Ảnh minh họa

2. Cấu kết với nhà cung cấp

Đặt mua hàng với giá cao hơn quy định: cùng một mặt hàng có thể được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau, và việc lựa chọn nhà cung cấp trong 1 thời điểm không hoàn toàn là theo mức giá. Nếu một nhà cung cấp có mức giá cao hơn nhưng nhân viên vẫn đặt hàng, thì một trong số các nguyên nhân có thể là thông đồng với nhà cung cấp để ăn chênh lệch. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng vậy, bởi vì việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa trên các tiêu chí khác, như điều kiện thanh toán, quy định về đổi trả, các chương trình khuyến mại khi vượt doanh số bán…

Đặt mua hàng với số lượng quá lớn: lượng hàng tồn kho quá nhiều, nhưng nhân viên vẫn tiếp tục đặt hàng về và không dựa trên một cơ sở phân tích hợp lý nào cả. Trong tình huống này, có thể đặt ngay nghi vấn cho nhân viên mua hàng: hoặc là có thông đồng với nhà cung cấp, hoặc là vi phạm các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên mua hàng.

Đặt mua hàng có vòng quay thấp: cũng tương tự như tình huống trên, hàng đã tồn kho nhưng vẫn nhập về mà thiếu lý do chính đáng (ví dụ không phải là chương trình khuyến mại từ nhà cung cấp, không phải là dịp gom hàng để bán cho ngày lễ sắp tới…).

Thanh toán thừa cho nhà cung cấp: đây là tình huống có thể xảy ra nếu như thiếu sự kiểm soát chặt chẽ về tài chính.

Nhận hàng kém chất lượng từ nhà cung cấp: nhân viên thủ kho vẫn cho nhập các lô hàng kém chất lượng, rồi để vào góc sâu của kho (gian hàng), chờ thời gian thanh lý.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm hiện đại với khả năng kiểm soát công việc với nhà cung cấp;

phần mềm cần phải ghi nhận các điều kiện làm việc với nhà cung cấp, bao gồm: mức giá, điều kiện thanh toán…;

phần mềm cần có công cụ phân tích tốc độ bán hàng và tự động đưa ra khuyến cáo về các mặt hàng cần đặt với số lượng hợp lý;

phần mềm cần có công cụ để kiểm soát việc thanh toán cho nhà cung cấp theo điều kiện thỏa thuận;

Việc nhận hàng từ nhà cung cấp cần được kiểm soát nhiều mức, đặc biệt là kiểm soát thời hạn sử dụng.

Có thể sử dụng một số các biện pháp về nhân sự như: luân chuyển các vị trí, điều chuyển theo các cửa hàng khác nhau…;

Thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa để phát hiện chênh lệch, hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc kém chất lượng;

Sử dụng các cơ chế khoán cho nhân viên ngành hàng để thúc đẩy tính tích cực của nhân viên, hạn chế các gian lận bằng ý thức;

3. Thanh toán cho nhà cung cấp không đúng thời hạn

Việc thanh toán cho nhà cung cấp không đúng theo thời hạn thường là:

Thanh toán sớm hơn thời hạn;

Thanh toán muộn hơn thời hạn: việc này ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng, sau này cửa hàng sẽ bị áp đặt nhiều điều kiện không có lợi khi tiếp tục mua hàng.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm với khả năng kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.

4. Vòi vĩnh nhà cung cấp (sắp xếp hàng hóa chỗ đẹp, chỗ xấu; thông đồng về các điều kiện mua hàng)

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm tra công việc với nhà cung cấp;

Khuyến khích nhà cung cấp tố cáo các hành vi của nhân viên với thái độ vòi vĩnh;

Sử dụng phần mềm với khả năng ghi nhận và theo dõi công việc với nhà cung cấp, để quá trình làm việc với nhà cung cấp được minh bạch và rõ ràng);

Cần xây dựng khung làm việc rõ ràng với các nhà cung cấp, ví dụ như đưa ra quy định về quảng cáo trong gian hàng, cách sắp xếp, các chương trình khuyến mại).

5. Phát hành phiếu quà tặng sai quy định

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm POS hiện đại, trong đó có tích hợp sẵn cơ chế làm việc với phiếu quà tặng;

Việc quản lý phiếu quà tặng cần được phối hợp giữa nhiều bộ phận và có sự kiểm soát chặt chẽ.

Tràng Tiền Plaza ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng 1C trong công tác quản lý, giám sát

6. Cố tình thay đổi chất lượng hàng hóa không đúng theo quy định

Cách phòng ngừa:

Việc thay đổi chất lượng hàng hóa (thay 1 mặt hàng bằng 1 mặt hàng khác có chất lượng kém hơn để hạ giá bán cho người thân) cần phải được thực hiện với sự tham dự của nhiều người;

Sử dụng phần mềm với khả năng thống kê các mặt hàng để phát hiện ra các mặt hàng dễ nghi ngờ.

7. Gian lận hàng khuyến mãi và quà tặng từ nhà cung cấp

Cách phòng ngừa:

Cần có phần mềm ghi nhận các điều kiện khuyến mại từ nhà cung cấp;

Cần làm việc minh bạch với nhà cung cấp.

8. In tem nhãn sai đơn vị tính

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm tra và phát hiện lỗi;

Định kỳ cần tính hiệu quả bán hàng, và phát hiện ra mặt hàng với tỷ lệ lãi âm (một trong những nguyên nhân lãi âm là sai đơn vị tính), hoặc có lãi quá nhiều (thường thì ít xảy ra).

9. Đặt bảng giá sai (sai giá, sai đơn vị tính)

Cách phòng ngừa:

Cần có báo cáo về mức lợi nhuận khi đặt bảng giá;

Việc đặt bảng giá cần được thực hiện ngay trong phần mềm, xử lý các số liệu ngay trong chương trình chứ không nên kết xuất, kết nhập ra Excel.

10. Tráo hàng để bắt nhà cung cấp đổi lại

Nhiều nhân viên cửa hàng tráo đổi hàng kém chất lượng và bắt nhà cung cấp đổi lại hàng tốt.

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm soát trong kho hàng;

Cần có báo cáo thống kê về các trường hợp đổi trả hàng nhà cung cấp.

11. Tráo hàng kém chất lượng

Nhân viên tráo đổi hàng tốt tuồn ra ngoài, và đem hàng xấu thế nào (như gạo chẳng hạn).

Cách phòng ngừa:

Tăng cường các biện pháp an ninh tại kho;

Tăng cường kiểm tra trên gian hàng.

12. Bán hàng ngoài

Có tình huống, nhân viên đem hàng ở ngoài vào bán kiếm lời riêng (ví dụ bán đồ thể thao chẳng hạn), không ghi nhận doanh thu vào hệ thống.

Cách phòng ngừa:

Quy định việc bán hàng phải được ghi nhận trong hệ thống.

13. Mượn tạm hàng tuồn ra ngoài để bán, chiếm dụng vốn

Cách phòng ngừa:

Kiểm kê thường xuyên;

Phần mềm cần có tính năng khuyến cáo mức tồn tối ưu và từ đó có thể thấy được các đơn hàng đặt nhà cung cấp không hợp lý.

Kiểm đếm hàng hóa thường xuyên, chính xác với phần mềm bán hàng 1C

14. Nhân viên biển thủ

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm kê;

Nâng cao ý thức của người lao động.

15. Khách hàng lấy trộm

Tình huống thường xuyên xảy ra trong các cửa hàng, và khó tránh khỏi, nhưng cần hạn chế bằng mọi cách.

Cách phòng ngừa:

Tăng cường an ninh và thiết bị chống trộm.

16. Cố tình phá hoại (làm mất điện, gây dột nước, hỏa hoạn) để che dấu biển thủ

Cách phòng ngừa:

Tăng cường an ninh.

17. Gian lận hàng hóa có hao hụt (thông đồng với nhà cung cấp, để biển thủ)

Cách phòng ngừa:

Tăng cường kiểm tra kiểm soát với các mặt hàng có hao hụt.

18. Làm sai lệch dữ liệu kế toán

Tính sai giá vốn;

Đặt sai giá bán;

Chuyển đổi sai đơn vị tính;

Chuyển tồn hàng hóa sai số lượng;

Ghi giảm số lượng thiếu hụt nhiều hơn thực tế;

Đóng bộ, tách bộ hàng hóa sai định mức;

Làm sai số liệu bán hàng (về số lượng và doanh thu);

Sửa báo cáo;

Tiêu dùng nội bộ;

Gộp nhiều hóa đơn bán lẻ để nhận quà khuyến mãi theo doanh số.

Cách phòng ngừa:

Sử dụng phần mềm kế toán có đồng bộ dữ liệu thường xuyên với hệ thống bán lẻ;

Sử dụng các báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu kế toán, từ đó phát hiện ra các mảng hoạt động không hiệu quả hoặc có nghi ngờ;

Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại với khả năng tự động tính toán, có thể ghi lại vết khi sửa chữa dữ liệu thủ công.

Kết luận

Xây dựng và tổ chức công việc của nhân viên một cách chặt chẽ.

Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đối chiếu và giám sát công việc của nhân viên một cách thường xuyên.

Nâng cao ý thức làm việc của người lao động.

Có chính sách thưởng phạt và đãi ngộ hợp lý để tăng động lực làm việc cho người lao động.

Áp dụng các công cụ và thiết bị quản lý tiên tiến.

Tối ưu các quy trình quản lý bằng cách áp dụng các phần mềm hiện đại, trong đó bao gồm: Hệ thống phần mềm 1C.

Hy vọng bài viết này có thể hữu ích cho những người quản lý bán lẻ và các chủ cửa hàng.

Xin tham khảo thêm bài viết: Gian lận trong bán lẻ và cách phòng ngừa tại quầy thu ngân.

Tư vấn giải pháp 1C:BÁN LẺ

Để có được thêm tư vấn và ứng dụng giải pháp 1C trong bán lẻ, xin vui lòng liên hệ đến công ty 1VS:

theo điện thoại: (04) 3514-85-50,

hoặc E-mail: 1vs@1vs.vn

Xem thêm giới thiệu về các giải pháp 1C: http://www.1vs.vn/SanPham/1CQuanLyBanLe/

Bảy quy tắc vàng triển khai hệ thống ERP dành cho chuỗi bán lẻ

Triết lý của hệ thống ERP là thực hiện công việc của tất cả các bộ phận và nhân viên trong công ty trong cùng một không gian thông tin thống nhất. Các dữ liệu gốc ban đầu cần được nhập vào hệ thống ERP chỉ một lần duy nhất tại điểm mà phát sinh, và tiếp theo sẽ được cung cấp cho những người sử dụng hệ thống ERP mà có quyền truy cập đến.

Việc triển khai hệ thống ERP là một dự án, khi trong thời gian triển khai có tạo ra và đưa vào vận hành một hệ thống mà sau này được coi là một công cụ để quản lý quy trình kinh doanh cụ thể, ví dụ như chuỗi bán lẻ. Trong khi thực hiện dự án, luôn có những thay đổi của quy trình kinh doanh theo sát hệ thống, còn hệ thống – theo sát quy trình kinh doanh. Nghĩa là, một mặt, hệ thống được tùy chỉnh để sao cho nó có thể thực thi được các yêu cầu của chuỗi bán lẻ, mặt khác cũng cần thay đổi các quy trình nghiệp vụ của công ty để sao cho các quy trình nghiệp vụ cũng phù hợp nhất với những “Best practices” mà có sẵn trong mô hình của hệ thống. Nhưng không phải trong tất cả các hệ thống ban đầu đều có sẵn những quy trình nghiệp vụ, bởi vậy, với mỗi sản phẩm cụ thể thì đều cần phải phân tích và giải quyết riêng biệt. Đây là một quy trình phức hợp đòi hỏi có sự tham gia của những người phụ trách của tất cả các giai đoạn, trong đó có bao gồm cả việc xác định chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), lựa phọn giải pháp phần mềm, đối tác triển khai, người quản lý dự án và khi lập đội dự án.

Trên các bản thuyết trình PowerPoint và Word thì đều có thể thấy là bất kỳ hệ thống ERP nào cũng đều làm việc rất tốt, và các công ty tư vấn nào cũng đều thực hiện thành công dự án của bạn. Nhưng đấy chỉ là trên PowerPoint và Word. Trên thực tế thường lại khác. Trước tiên, cần xem xét các ví dụ và kinh nghiệm triển khai của mỗi công ty tư vấn.

Từ rất lâu đã có những khuyến cáo cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP. Từ những năm 1980 đã có rất nhiều các bài viết nói về phương pháp luận triển khai hệ thống và những yêu cầu chính đối với dự án. Cho dù đã hơn 30 năm qua, rất nhiều quy tắc được biết đến và được thảo luận rộng rãi theo nhiều phương án khác nhau, thế nhưng các sai sót triển khai vẫn thường xuyên xảy ra, doanh nghiệp đặt hàng vẫn không hài lòng và mất tiền bạc, còn đơn vị triển khai thì không nhận được một ví dụ triển khai thành công.

Nhiều người đã biết tam giác dự án, trong đó các đỉnh là: chất lượng, thời gian và chi phí. Doanh nghiệp đặt hàng chỉ có thể xác định chắc chắn 2 trong 3 tham số này. Thường thì khách hàng chọn chất lượng và chi phí, bởi vì không muốn làm giảm chất lượng và trả tiền nhiều hơn. Như vậy, chỉ còn lại 1 tham số mà có thể quản lý được, đó là thời gian. Nhưng không thể kéo dài thời gian triển khai dự án, nếu không thì điều này sẽ làm ảnh hưởng tới giá trị. Để sao cho dự án triển khai được thực hiện thành công, nghĩa là không vi phạm về khung thời gian xác định, trong khuôn khổ ngân sách và đồng thời đáp ứng hoặc vượt kỳ vọng của lãnh đạo và người sử dụng hệ thống, cần phải tuân thủ các quy tắc nhất định. Trên cơ sở kinh nghiệm của mình trong việc triển khai các dự án CNTT cho các chuỗi bán lẻ lớn tại Nga, tác giả bài viết đã đưa ra 7 quy tắc vàng mà nếu tuân theo thì sẽ đảm bảo thành công cho dự án ở cả 2 phía: cho chuỗi bán lẻ cũng như cho đơn vị triển khai.

Quy tắc 1. Hợp tác với những nhà cung cấp đã có kinh nghiệm và năng lực triển khai dự án

Đây là điều kiện bắt buộc để dự án thành công. Điều này có nghĩa là cần có người quản lý dự án có chuyên môn cao từ phía đơn vị triển khai và người tư vấn có kinh nghiệm.

Người quản lý dự án cần biết các quy trình nghiệp vụ của chuỗi bán lẻ, có kinh nghiệm làm việc ít nhất là 3-4 dự án triển khai ERP, có uy tín trong đội dự án và đối với ban lãnh đạo, có công cụ quản lý dự án.

Người tư vấn cần biết các quy trình nghiệp vụ bán lẻ, có kinh nghiệm triển khai không ít hơn 3-4 dự án triển khai ERP thực sự, biết rõ các mô-đun của hệ thống ERP và các mô-đun liên quan, nắm bắt phương pháp triển khai giải pháp phần mềm. Phương pháp này trợ giúp tiến hành triển khai hệ thống ERP với chất lượng hợp lý, hiệu quả tối đa từ phương diện tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.

Quy tắc 2. Cần có sự quan tâm chặt chẽ đối với dự án từ phía lãnh đạo doanh nghiệp

Ban lãnh đạo cấp cao của chuỗi bán lẻ cần khẳng định mức độ ưu tiên tuyệt đối của dự án và thông báo về sự hỗ trợ toàn diện cho đội dự án. Mục tiêu và nhiệm vụ dự án cần phải được đặt ra bởi giám đốc (nhà tài trợ) dự án (ví dụ, tổng giám đốc) cho đội triển khai một cách rõ ràng nhất, bởi vì nếu thiếu thì sẽ không có cơ sở đánh giá đo lường.

Mục tiêu dự án thông thường bao gồm:

làm việc trong không gian thông tin thống nhất;

loại bỏ các phân hệ thừa khác nhau;

giảm bớt các lớp giao diện trao đổi thông tin giữa các hệ thống khác nhau.

Đối với người chủ và lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, hệ thống ERP cho phép loại bỏ việc phụ thuộc vào các lập trình viên trong công ty, đạt được sự minh bạch, nâng cao mức độ quản lý và uy tín, nhận được các kiến thức tin cậy trong chế độ thời gian thực để nhanh chóng đưa ra quyết định quản lý, chuẩn bị phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng (IPO) hoặc chuẩn bị chào bán công ty. Một ví dụ điển hình là chuỗi bán lẻ “Ultra”. Chuỗi “Ultra” triển khai SAP for Retail năm 2004, và trong vòng 2 năm, quy mô kinh doanh tăng từ 60 lên thành 200 điểm bán lẻ điện thoại và dịch vụ viễn thông. Năm 2006, “Ultra” đã được bán thành công cho “Evroset”. Mức độ minh bạch và mức độ tự động hóa các quy trình quản lý đóng vai trò quan trọng trong giao dịch mua bán công ty này.

Ban lãnh đạo cần phải hiểu rằng, việc triển khai hệ thống ERP là một dự án mang tính hành chính mà có liên quan tới tất cả các cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, chứ không phải chỉ là dự án CNTT. Người quản lý dự án của doanh nghiệp cần phải cống hiến 100% thời gian làm việc của mình cho dự án. Nếu như người quản lý dự án được chỉ định là giám đốc CNTT thì điều này ngay lập tức sẽ tạo rủi ro rất lớn và chỉ có thể giảm thiểu khi có sự chuyển giao toàn bộ trách nhiệm giám đốc CNTT, ví dụ, cho cấp phó của mình. Người quản lý dự án cần phải có đủ quyền hạn, trong đó bao gồm việc khen thưởng các thành viên đội dự án, và đây là một điều kiện cần cho thành công.

Trong thực tế hoạt động, tác giả bài viết đã gặp tình huống, khi mà chủ doanh nghiệp luôn tham dự tích cực vào mỗi buổi họp của đội dự án. Việc này làm giảm bớt thời gian dự án, bởi vì các quyết định được thông qua ngay trong buổi làm việc, còn thời gian cho các thủ tục khác nhau được giảm thiểu tối đa. Trong trường hợp này, thời gian là tiền bạc, và nhà tài trợ dự án cần hiểu rõ điều này. Nhờ có sự tham dự của mình, lãnh đạo đã tiết kiệm không ít chi phí, loại bỏ những tranh luận thừa và những công việc không cần thiết.

Quy tắc 3. Lựa chọn đội dự án có kinh nghiệm từ phía doanh nghiệp

Thành công của dự án triển khai hệ thống thông tin phụ thuộc vào khả năng của lãnh đạo công ty có thể biến nhân viên thành đối tác của mình.

Quy tắc lựa chọn nhân sự đội dự án từ phía doanh nghiệp là: từ tất cả các bộ phận mà có người sử dụng tương lai của hệ thống, chỉ định theo mỗi người đại diện. Như vậy, trong đội dự án cần có những người sử dụng then chốt và người chủ quy trình từ tất cả các bộ phận khác nhau. Đối với chuỗi bán lẻ, ít nhất là có: phòng mua hàng, phòng bán hàng, phòng điều vận, bộ phận tài chính, kế toán.

Đại diện mỗi bộ phận được chọn theo 2 nguyên tắc:

thứ nhất, doanh nghiệp có thể cho phép người này tập trung cho dự án;

thứ hai, phụ trách bộ phận muốn có người này trong nhóm triển khai.

Người quản lý dự án của doanh nghiệp cần là người chủ đạo để đảm bảo cho dự án luôn được “chuyển động”, và cũng là người trung gian giữa chuỗi bán lẻ với đơn vị triển khai. Người này điều phối tương tác giữa các nhóm dự án và những bộ phận còn lại trong chuỗi bán lẻ, điều chỉnh và giải quyết các xung đột bên trong và bên ngoài. Do vậy, người quản lý dự án cần phải rất linh hoạt và cứng rắn, có khả năng nhanh chóng nắm bắt những kiến thức mới, kịp thời đưa ra quyết định đúng và thúc đẩy công việc của những người khác, là một nhà chính trị uy tín, có học thức.

Những phẩm chất nghề nghiệp cần có của người quản lý dự án triển khai hệ thống trong chuỗi bán lẻ, theo ý kiến tác giả, bao gồm: hiểu rõ quy trình nghiệp vụ trong lĩnh vực bán lẻ, có uy tín đối với đội dự án và ban lãnh đạo, biết sử dụng các công cụ quản lý dự án và điều cuối cùng, nhưng không bắt buộc, đó là hiểu hệ thống ERP.

Yêu cầu quan trọng đối với người quản lý dự án là cần sao cho toàn bộ thời gian làm việc của mình được tập trung cho dự án. Việc kiêm nhiệm hoạt động này với các công việc khác sẽ làm tăng rủi ro thất bại của dự án. Yêu cầu này có thể không quá khắt khe chỉ trong trường hợp triển khai hệ thống đã được tùy chỉnh sẵn, và trong trường hợp này, người quản lý dự án chỉ cần chia sẻ một nửa thời gian làm việc của mình.

Việc triển khai các giải pháp đã tùy chỉnh sẵn sẽ làm giảm bớt không chỉ thời gian của đội dự án, mà còn thời hạn triển khai nói chung.

Quy tắc 4. Đảm bảo đào tạo liên tục cho đội dự án của doanh nghiệp

Việc phát triển năng lực nhân sự là một trong những điều kiện chính để triển khai thành công hệ thống ERP. Con người là yếu tố cạnh tranh duy nhất mà có trong mỗi công ty. Mức độ học vấn và kỹ năng của nhân sự càng cao thì doanh nghiệp càng bứt xa đối thủ.

Khi tổ chức đào tạo, cần tính đến các yếu tố sau: việc đào tạo cần phải mang tính hệ thống, có định hướng và có giá trị thực tế, còn giảng viên thì phải có năng lực.

Vấn đề lớn thường gặp trong các doanh nghiệp ở Nga là đội ngũ nhân sự không được chuẩn bị tốt từ phía doanh nghiệp. Rất ít trường hợp mà khi bắt đầu triển khai dự án thì trong đội dự án từ phía đơn vị đặt hàng đã có người tư vấn có kinh nghiệp trong lĩnh vực ERP. Nhưng việc đào tạo có chất lượng cho đội dự án cho phép sau này doanh nghiệp không chỉ tự mình hỗ trợ sử dụng, mà còn thậm chí mở rộng hệ thống ở các địa phương khác.

Các công ty phương Tây thường không dè xẻn trong việc đào tạo nhân viên trước khi bắt đầu dự án. Đối với họ, việc toàn bộ đội dự án được tập trung đi học 1-2 tháng để nắm bắt hệ thống ERP là một điều hết sức tự nhiên. Thật là tốt, nếu như các doanh nghiệp Nga cũng hiểu rằng, đầu tư vào việc đào tạo nhân sự là khoản đầu tư tốt nhất mà doanh nghiệp có thể làm.

Ví dụ, nhờ có đào tạo nội bộ cho đội dự án mà công ty “Victoria” có thể tự mình triển khai hệ thống bán lẻ ở Mátxcơva và sau đó mỏ rộng ra các khu vực khác – Sant-Peterburg và Kaliningrad. Ngoài ra, bộ phận CNTT của chuỗi bán lẻ sau 2 tuần đưa hệ thống vào vận hành thực tế đã có thể tự mình hỗ trợ giải pháp mà không cần sự trợ giúp của đơn vị triển khai.

Quy tắc 5. Đảm bảo kênh liên lạc giữa những người tham gia dự án

Kênh liên lạc cần phải được tổ chức ở 3 mức:

giữa lãnh đạo doanh nghiệp và đơn vị triển khai;

giữa quản lý dự án từ phía doanh nghiệp và từ phía đơn vị triển khai;

giữa các thành viên của đội dự án.

Ở mức độ lãnh đạo doanh nghiệp mà có trong thành phần ban quản lý dự án, tất nhiên, mức độ quan trọng nhất là giao tiếp cá nhân và tin tưởng lẫn nhau. Có thể nói rằng, với tư cách là tổng giám đốc, tác giả bài viết luôn duy trì giao tiếp chặt chẽ với khách hàng. Điện thoại luôn bật cho tất cả các khách hàng. Nhiều người ngạc nhiên vì điều này, nhưng đó lại là một nguồn lực bổ sung cho phép trong trường hợp cần thiết, đưa ra các quyết định quản lý quan trong trong những tình huống phức tạp. Như khi xây dựng một căn nhà mới hoặc sửa chữa một căn hộ, cũng như khi triển khai hệ thống ERP thì luôn có những sự phức tạp. Một công ty triển khai có kinh nghiệm khác với công ty thiếu kinh nghiệm không phải là ở mức độ phức tạp của các dự án, mà là cách những vấn đề phức tạp được giải quyết.

Người quản lý dự án từ phía doanh nghiệp và đơn vị triển khai làm việc phối hợp với nhau hàng ngày. Một hình thức giao tiếp như vậy thường là ban quản lý dự án với sự góp mặt của giám đốc dự án ở 2 phía, tại đây thường xuyên tiến hành tổng kết các công việc đã làm, theo dõi tiến độ thực hiện dự án, đưa ra các thay đổi, xem xét các rủi ro.

Việc đào tạo đội ngũ nội bộ và phát triển năng lực nhân viên là một trong nhưng điều kiện thành công của dự án ERP, bởi vì nó loại bỏ sự thiếu tin tưởng và giảm bớt rào cản giao tiếp giữa những thành viên trong đội dự án. Mô hình hiệu quả nhất là khi đội dự án của đơn vị triển khai đào tạo những người sử dụng then chốt, và tiếp theo, những người sử dụng then chốt đào tạo những người sử dụng cuối của hệ thống. Điều này tạo thêm sự tin tưởng đối với hệ thống và cho phép có những nhận biết tích cực từ tất cả nhân viên.

Tác giả bài viết cho rằng, bất kỳ vấn đề nào cũng có thể được giải quyết, khi mà con người bắt đầu nói chuyện với nhau. Thỉnh thoảng có tình huống, 2 người ngồi cạnh nhau và giao tiếp với nhau bằng E-mail hoặc Skype. Theo tác giả, điều này không đúng. Giao tiếp trực tiếp, trong đó bao gồm cả việc thông qua điện thoại là điều nên làm hơn là qua E-mail.

Quy tắc 6. Tổ chức quản lý các thay đổi một cách tích cực

Khi chuỗi bán lẻ đang tiến về phía trước và đang đà phát triển thì luôn có sự thay đổi về quy trình kinh doanh. Những gì đang thay đổi là điều bình thường. Chỉ có những công ty thông báo phá sản thì mới không thay đổi. Tất cả những thay đổi này cần phải được chú ý quản lý, được văn bản hóa, nếu không, không sớm hay muộn thì sẽ có lúc không ai có thể biết, đã có gì thay đổi và vào lúc nào.

Nếu như trong quá trình triển khai có phát hiện ra những yêu cầu nghiệp vụ mà hệ thống ERP không có sẵn trong bộ tính năng chuẩn thì có thể một trong hai phương án: hoặc là yêu cầu nghiệp vụ không được chấp nhận, hoặc là hệ thống cần được tùy chỉnh để thực thi yêu cầu này.

Quá trình tùy chỉnh và đưa vào các thay đổi không thể thực hiện được nếu thiếu việc quản lý tập trung và rõ ràng. Người quản lý dự án và chuỗi bán lẻ cần hiểu rằng, đâu là yêu cầu thay đổi cần thiết cho kinh doanh, đâu là mong muốn của riêng người sử dụng do không muốn có thay đổi trong công việc của mình. Rất cần phải xác định được mức độ ưu tiên.

Quy tắc 7. Tuân thủ phương pháp luận triển khai dự án của đơn vị phát triển phần mềm

Trong quân đội có câu: “Tất cả điều lệnh đều được viết bằng máu”. Tác giả bài viết cho rằng, phương pháp luận triển khai được viết bằng lịch sử các dự án thất bại. Phương pháp luận triển khai là bản hướng dẫn sử dụng. Nếu như vi phạm quy tắc này, không sớm hay muộn, hệ thống sẽ ngừng hoạt động. Chính xác hơn là nếu như vi phạm phương pháp luận triển khai thì dự án sẽ trở thành tình huống phức tạp.

Trong phần kết luận, tác giả bài viết lưu ý rằng, các quy tắc này, tất nhiên không phải là quan trọng duy nhất khi triển khai dự án ERP dành cho chuỗi bán lẻ. Để đảm bảo thành công, cần tìm sự cân bằng giữa thời gian dự án, chất lượng và giá trị. Và chi khi tuân thủ tất cả các yêu cầu, chuỗi bán lẻ mới đạt được kết quả cần thiết để tối ưu các quy trình nghiệp vụ, tập trung hóa các tài nguyên thông tin, giảm bớt mất mát hàng hóa và tăng trưởng lợi nhuận. Còn kết quả đối với các đơn vị triển khai, trước hết, đó là sự hài lòng của ban lãnh đạo chuỗi bán lẻ đối với dự án, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, có được nhận xét tốt, và có thể, thậm chí là ký hợp đồng mới để triển khai các tính năng cần thiết khác cho khách hàng.