Yêu cầu phần mềm kế toán cho cửa hàng kinh doanh các mặt hàng đồng giá?

Để đưa ra yêu cầu của một phần mềm bán hàng quản lý cửa hàng đồng giá, trước tiên ta cần làm rõ về mô hình kinh doanh đồng giá. Chúng ta hiểu cửa hàng hoặc siêu thị kinh doanh các mặt hàng đồng giá có nghĩa là chỉ có một giá dành cho tất cả các mặt hàng hoặc một giá áp dụng cho một nhóm mặt hàng nào đó và trong cửa hàng sẽ có nhiều mức đồng giá áp dụng cho nhiều nhóm mặt hàng. Từ thực tế của cửa hàng đồng giá cho thấy các mô hình cửa hàng đồng giá có những đặc điểm riêng biệt là mặt hàng được phân loại theo nhóm giá và việc thiết lập giá trong cửa hàng không phức tạp như siêu thị thông thường khác.

Chương trình có sự tham gia của ông Nguyễn Văn Chỉnh - Hội viên hội tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), Chủ tịch HĐQT, kiêm TGĐ Công ty cổ phần Đào tạo và Đại lý thuế APEC. 

(Ông đã có kinh nghiệm gần 15 năm trong các lĩnh vực kiểm toán, tư vấn kế toán và thuế với chứng chỉ kiểm toán nội bộ CIA). Xem chi tiết chương trình tại đây 

Như vậy, khi ứng dụng phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 tại cửa hàng đồng giá, người quản lý vẫn sử dụng các chức năng của một cửa hàng, siêu thị bình thường (như quản lý danh mục mặt hàng, chương trình giảm giá chiết khấu, thông tin khách hàng,…), và chú ý đến việc thiết lập nhóm giá cho các mặt hàng đồng giá. 

Đối với cửa hàng một giá, người quản trị thiết lập bảng giá cho tất cả các mặt hàng theo một giá duy nhất và khi bán hàng sẽ bán theo một giá duy nhất đó. Để lập bảng một giá nhanh chóng, có thể sử dụng bảng kết nhập từ excel cho toàn bộ các mặt hàng, khi đó người quản trị chỉ cần điền bảng giá trên bảng excel sau đó đổ toàn bộ giá vào phần mềm.

Đối với cửa hàng đồng giá ở dạng có nhiều nhóm giá khác nhau, các nhóm giá này được đặt cho từng nhóm mặt hàng. Ví dụ, cửa hàng có 3 nhóm giá gồm nhóm mặt hàng đồng giá 3.000 VND, nhóm mặt hàng đồng giá 5.000 VND, nhóm mặt hàng đồng giá 10.000 VND. Trong trường hợp này, 1VS sẽ làm bộ xử lý đổ giá theo từng nhóm mặt hàng sẽ rất nhanh chóng cho người dùng.

Để người quản trị lập được mức giá tốt nhất cho khách hàng, phần mềm cần có một công cụ tính lãi dự tính dựa vào giá vốn tồn kho và giá bán dự tính sẽ xác lập. Công cụ này có thể tính theo chiều ngược lại, tức là để bán được mức đồng giá 10.000 VND thì giá đầu vào bình quân cần thấp ở mức bao nhiêu, đây là cơ sở để người quản lý đưa ra quyết định ký kết hợp đồng với nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nào đó.

Ành minh họa

Để quản lý các hoạt động như một cửa hàng, siêu thị thông thường khác, phần mềm vẫn cần hỗ trợ quản lý chi chiết các thông tin hoạt động khác nhằm hỗ trợ người quản lý có thể thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng tốt nhất. Một số điểm quan trọng cần chú ý sẽ được liệt kê ở dưới đây.

Thứ nhất, quản lý thông tin hàng hóa đa dạng, thông tin cụ thể như: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, bảng kê đóng bộ sản phẩm, hình ảnh, đơn vị quy đổi,…

Thứ hai, quản lý các chương trình khuyến mại, giảm giá cho khách hàng. Tại sao đã một giá rồi mà lại phải quản lý giảm giá? Vì có thời điểm gọi là xả hàng tồn kho thì bắt buộc vẫn phải giảm giá, giảm giá có thể giảm cùng một số tiền cho toàn bộ mặt hàng trong nhóm giá. Hạ giá xong rồi rất khó tăng giá, bắt buộc phải chiết khấu để giải quyết hàng tồn kho sau đó lại bán hàng ở mức giá cũ.

Thứ ba, quản lý thông tin khách hàng - đây là cách cửa hàng quản lý các khách hàng thân thiết, khách hàng trung thành. Khi đó, khách hàng thân thiết sẽ được giảm giá khi mua hoặc được tặng thêm một món quà nào đó hoặc được gửi tin nhắn/email thông báo về chính sách chiết khấu, giảm giá đặc biệt. Mỗi khách hàng sẽ có một thẻ và sau đó quản lý theo hạng hoặc theo doanh thu mua hàng hoặc theo một tiêu chí nào đó mà người quản lý đặt.

Thứ tư, màn hình bán hàng đơn giản có thể tìm kiếm mặt hàng, kiểm tra thông tin khách hàng, thông tin tích điểm, tích điểm, kiểm tra tồn kho, báo giá ngay cho khách hàng, tính chiết khấu cho khách hàng một cách nhanh chóng.

Thứ năm, yếu tố quản trị cần đáp ứng linh động để cửa hàng có thể lựa chọn sử dụng online, offline hoặc kết hợp các hai phương án trên theo bất cứ lúc nào có nhu cầu.

Ngoài ra, có thể kể đến các yếu tố khác như: lập báo cáo lãi gộp, phân tích nhu cầu hàng hóa, quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, báo cáo bán hàng,… như một cửa hàng, siêu thị bình thường khác.

Hoàng Ánh