Yêu cầu đối với phần mềm quản lý bán hàng ứng dụng trong hệ thống kinh doanh thủy hải sản?

Hệ thống kinh doanh thủy hải sản về mặt quy mô không khác so với mô hình siêu thị, cửa hàng, chuỗi cửa hàng... Vị trí các điểm bán hàng nằm ở nhiều địa điểm khác nhau, yêu cầu của quản trị là ở tại một điểm văn phòng trung tâm có thể điều hành được chuỗi cửa hàng, lập được các báo cáo bán hàng, kho bãi, tiền mặt và các báo cáo kinh doanh khác.

Quy cách của hàng hóa thuộc hệ thống kinh doanh thủy hải sản cũng không có gì khác so với hệ thống kinh doanh lương thực, thực phẩm. Hàng hóa được bán theo kg, theo hộp đóng sẵn và tùy vào chất lượng của từng mặt hàng mà đơn giá được thiết lập ở mức khác nhau. Hàng hóa có hạn sử dụng mặc dù được hút chân không để làm giảm mức độ hư hỏng của hải sản.

Toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng tại các điểm bán hàng cũng không có gì quá đặc biệt, các nghiệp vụ bán hàng chủ yếu là bán lẻ và một số nghiệp vụ bán buôn. Chính sách bán hàng cũng sẽ được thiết lập và áp dụng đúng như các ngành nghề kinh doanh khác. Do vậy, đối với hệ thống kinh doanh thủy hải sản, phần mềm quản lý cần phải đáp ứng một số yêu cầu cụ thể sau đây.

Ảnh minh họa

Về quản lý hàng hóa

Cập nhật đầy đủ tên, mã hàng, mã vạch của thùng, nhà sản xuất, hình ảnh đính kèm, phân loại được cá loại 1 và cá loại 2 mà không cần phải thêm bất kỳ một mã hàng mới nào, chỉ cần một mã hàng có thể phân biệt được hai loại cá trên.

Hàng hóa thủy sản có thể quản lý theo kg và từ đơn vị kg có thể quy đổi ra đơn vị thùng hoặc ngược lại. Sự linh động này sẽ giúp người bán hàng không gặp phải khó khăn khi thực hiện mua theo đơn vị thùng nhưng lại bán lẻ theo đơn vị kg. Hàng hóa cũng có thể được đóng gói theo đơn vị nhỏ để bán ngay cho khách hàng.

Về quản lý khách hàng thân thiết

Quản lý tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của khách hàng thân thiết, mỗi khách hàng thân thiết sẽ có một thẻ ưu đãi được phân theo các hạng.

Về các chương trình giảm giá, marketing

Chương trình marketing được thiết lập và tự động tính toán khi phát sinh, trong một chương trình có thể chạy song song nhiều chương trình marketing, giảm giá như chiết khấu cho khách hàng có đơn hàng trên 2 triệu, kết hợp với chiết khấu theo ngày sinh của khách hàng, kết hợp với chiết khấu riêng cho một mã hàng nào đó. Khi thỏa mãn một trong ba điều kiện trên, phần mềm tự động tính chiết khấu hoặc khi thỏa mãn cả ba điều kiện trên có thể tính theo chương trình có mức chiết khấu lớn nhất, cũng có thể tính cộng gộp cả 3 chương trình lại để chiết khấu cho khách hàng.

Công thức lập chiết khấu cần phải đa dạng, linh động để người quản lý có thể lập được hàng nghìn các chương trình marketing, giảm giá khác nhau. Tương ứng là các báo cáo đầu ra có thể đánh giá về hiệu quả của các chương trình giảm giá và tổng hợp kết quả của các chương trình marketing.

Về tích hợp với cân điện tử

Với hàng hóa được bán theo đơn vị kg thì việc tích hợp cân điện tử là cần thiết, rất càn thiết. Cân điện tử được tích hợp theo 2 dạng tích hợp trực tiếp với phần mềm để lấy số lượng của mặt hàng hoặc tích hợp gián tiếp thông qua mã vạch, khi đó cân điện tử sẻ tự động sinh ra một tem mã vạch và sau đó quét vào phần mềm, chương trình tự động nhận diện được mã hàng hóa, số kg, đơn giá của món hàng khách mua.

Về quản lý công nợ

Công nợ của khách hàng, công nợ với nhà cung cấp được quản lý chi tiết theo số phát sinh, giới hạn giá trị công nợ và giới hạn thời gian công nợ. Khi cập nhật giao dịch, phần mềm cần đưa ra được số nợ hiện tại của khách, số nợ mới sau khi giao dịch. Nếu có phát sinh quá hạn công nợ về giá trị hoặc về thời gian cần có tín hiệu báo cho người bán hàng biết để có thể tự ra quyết định có bán hàng tiếp hay không.

Về quản lý thanh toán

Chương trình phân biệt thu tiền công nợ hay thu tiền từ bán hàng, thu tiền ứng trước của khách hàng. Mỗi giao dịch thu tiền cần in ra một mẫu chứng từ khác nhau theo yêu cầu của người làm quản lý.

Khi thực hiện các giao dịch thanh toán, phần mềm cần thông báo đối tác đang còn nợ bao nhiêu tiền và số tiền mà khách hàng muốn giao dịch đợt này là bao nhiêu.

Về quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho được quản lý theo đơn vị tính nhỏ nhất nhưng vẫn có khả năng quy đổi theo nhiều đơn vị khác nhau khi thực hiện các giao dịch mua, bán và điều chuyển, xuất, nhập kho.

Có quy trình kiểm kho rõ ràng, khi hàng hóa nhiều sẵn sàng hỗ trợ quy trình kiểm kho từng phần theo nhóm hàng hoặc theo mặt hàng.

Đối với một số mặt hàng có thể thực hiện các giao dịch chuyển tồn hàng hóa khi cần thiết, ví dụ các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, khi gần hết hạn sử dụng có thể thực hiện chuyển tồn sang loại hàng hóa chất lượng thấp nhằm bán giải phóng kho hàng.

Về đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán hàng

Do là một chuỗi cửa hàng nên việc đồng bộ dữ liệu giữa các cửa hàng là không thể thiếu. Việc đồng bộ có thể thực hiện theo hai cách online bằng việc sử dụng dữ liệu tập trung tại máy chủ trên Văn phòng trung tâm hoặc sử dụng offline nhưng có cơ chế đồng bộ dữ liệu được lưu tại từng điểm bán hàng.

Về phân quyền sử dụng

Từng người sử dụng chương trình luôn có một vài trò nhất định, khi đó phần mềm cần có tính năng phân quyền theo từng vai trò như người quản trị có toàn quyền về chức năng chương trình, người quản lý chỉ xem các báo cáo bán hàng tại điểm mình quản lý và nhân viên thu ngân chỉ thực hiện thao tác bán hàng trên quầy thu ngân, chỉ cần làm sao phục vụ để khách hàng hài lòng.

Về ứng dụng tại các điểm bán hàng có tốc độ Internet chậm

Đối với những điểm bán hàng có Internet hoạt động với tốc độ chậm thì chương trình không những đáp ứng sử dụng trên môi tường Internet chậm mà còn có phương án thay thế chạy offline chờ khi có đường truyền Internet thì có thể đồng bộ dữ liệu về Văn phòng trung tâm.

Về tính cơ động khi bán hàng

Một phần mềm có khả năng tùy chỉnh màn hình bán hàng theo nhu cầu của người sử dụng, người bán hàng có thể tự tùy chỉnh được giao diện phần mềm chạy trên thiết bị cảm ứng máy POS hay máy tính. Giao diện thay đổi chỉ bằng một cách click chuột lựa chọn.

Phần mềm có thể ứng dụng tại một cửa hàng hoặc cũng có thể ứng dụng bình thường khi thực hiện bán hàng di động trên các phương tiện vận tải (ô tô, trên tàu,…). Các nghiệp vụ nhập bán hàng, in ấn chứng từ, tích hợp cân, truyền dữ liệu về Văn phòng trung tâm một cách bình thường trong quá trình bán hàng.

Về tích hợp mã vạch

Khi người bán hàng có nhu cầu sử dụng mã vạch thì phần mềm hỗ trợ tới mức tối ưu nhất, chỉ cần quét đúng mã vạch lập tức mặt hàng xuất hiện trên chứng từ thu tiền.

Phần mềm có khả năng nhận dạng mã vạch của mặt hàng và mã vạch của thẻ thông tin khách hàng, chỉ cần đưa vào thiết bị quét mã vạch và phần mềm sẽ tự động nhân dạng.

Báo cáo quản trị

Chương trình luôn sẵn sàng các tính năng để có thể lập ra các báo cáo bán hàng, báo cáo lãi gộp, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ theo tuổi nợ, báo cáo mua hàng,… và các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của người chủ doanh nghiệp. Các báo cáo đều có khả năng lập theo nhiều tiêu chi khác nhau, mỗi tiêu chí cho người quản trị thấy được một chiều về hoạt động của cửa hàng.

Nội dung phân tích ở trên dựa vào kinh nghiệm phân tích, triển khai cho các chuỗi cửa hàng thủy sản, tôi tin chắc khi phần mềm đáp ứng được các yêu cầu như trên sẽ tạo điều kiện rất thuận lợi cho người bán hàng, người quản lý và người quản trị doanh nghiệp.

Hoàng Ánh

Tham khảo phần mềm quản lý bán hàng 1C:BÁN LẺ 8

Yêu cầu phần mềm kế toán dành cho đơn vị sản xuất và kinh doanh vật tư, thiết bị giáo dục

Trong chương mục seri bài viết dành cho các công ty sản xuất, người đọc thấy được rất nhiều cách viết, ở nhiều góc độ khác nhau từ một bài viết tổng thể về nghiệp vụ, viết về lợi ích hoặc liệt kê những công việc cần làm,… trong bài viết này, tôi sẽ đề cập tới một yếu tốt rất chi tiết về các tính năng cần thiết của phần hành sản xuất các thiết bị giáo dục trong phần mềm kế toán (không cần đề cập tới từ vật tư ở trên vì nó không ảnh hưởng gì tới quy trình sản xuất thiết bị giáo dục).

Vd các thiết bị giáo dục (ảnh minh họa)

Quản lý vật tư, nguyên liệu, thành phẩm

- Danh mục được quản lý theo nhóm, số lượng nhóm và phân cấp nhóm không bị giới hạn;

Hình 1: Danh mục nhóm mặt hàng

- Lập được báo cáo nhập xuất tồn theo nhóm mặt hàng, mặt hàng;

- Mặc định tài khoản kho bãi 152 cho nhóm nguyên liệu và tài khoản 155 cho nhóm thành phẩm và mặc định luôn cho tài khoản của các nhóm con thuộc nhóm nguyên liệu và thành phẩm;

Hình 2: Danh mục mặt hàng trong nhóm

Quản lý danh mục chi phí

- Quản lý theo nhóm được phân thành nhiều cấp, không giới hạn số lượng cấp;

- Quản lý chi tiết các khoản mục chi phí mà không phải chi tiết tài khoản kế toán;

- Mục chi phí được cập nhật theo tài khoản phát sinh của từng nghiệp vụ;

Hình 3: Danh mục chi phí

Tiêu thức phân bổ chi phí chung

- Theo khối lượng xuất xưởng tức khối lượng thành phẩm nhập vào;

- Theo giá thành dự tính tức theo kinh nghiệm kế toán có thể nhập mức giá thành dự tính riêng, sau đó cuối kỳ sẽ thực hiện tính toán lại theo đúng giá thành thực tế phát sinh;

- Theo chi phí trực tiếp, chi phí trực tiếp có thể gồm chi phí nguyên liệu + chi phí nhân công + chi phí mua ngoài + chi phí khấu hao + các khoản chi phí khác được tập hợp trực tiếp cho thành phẩm, lô hàng, đơn hàng, hợp đồng, dự án đó;

- Theo chi phí nguyên vật liệu, lúc đó phần mềm định nghĩa riêng chi phí nguyên vật liệu sau đó sẽ lấy đó làm phép so sánh đưa ra tỷ lệ phân bổ;

- Trong phần mềm có thể cần và còn nhiều tiêu thức phân bổ khác như theo doanh thu, theo chi phí nhân công… nhưng với đơn vị sản xuất thiết bị giáo dục cần các tiêu thức ở trên vì nó phù hợp với thực tế phát sinh.

Các hình thức sản xuất

- Sản xuất theo định mức: mỗi thành phẩm, bán thành phẩm được lập một hoặc nhiều bảng định mức nguyên vật liệu, các định mức được lập chi tiết cho từng công đoạn và bảng kê định mức từng công đoạn là cơ sở để tính toán nhu cầu vật tư cho từng công đoạn, đơn hàng của khách. 

- Sản xuất theo công đoạn: mỗi công đoạn là một mã sản phẩm và chương trình hỗ trợ quản lý tình hình nhập xuất tồn của từng mã sản phẩm trong công đoạn sản xuất. 

- Sản xuất theo đơn hàng/ hợp đồng/ lô hàng: mỗi lô hàng, hợp đồng, đơn hàng của khách đều được tính toán để quản lý theo tiến độ bàn giao và tính đơn giá thành theo đơn hàng, hợp đồng, lô hàng. Cuối kỳ có thể lập ra báo cáo lãi gộp theo đơn hàng, lô hàng, hợp đồng. 

Tính toán nhu cầu vật tư

- Tính toán để tránh dư thừa các bộ phận của thiết bị, chỉ sản xuất những bộ phận thiết bị còn thiếu; 

- Tính toán nhu cầu về nguyên liệu để thực hiện mua từ nhà cung cấp; 

- Tính toán nhu cầu theo từng đơn hàng của khách tránh thiếu hụt vật tư và dư thừa những thành phần cấu thành nên thiết bị giáo dục. Ví dụ, chiếc bàn học sinh có nhiều thành phần chân bàn, mặt hàng, bộ thang,… khi sản xuất riêng lẻ từng thành phần để tránh một bộ phận quá thừa và các bộ phận khác lại thiếu thì việc tính toán nhu cầu vật tư là hết sức cần thiết; 

Thực hiện sản xuất

- Nguyên liệu được xuất riêng cho từng đơn hàng, lô hàng, hợp đồng, dự án và sau đó tổng hợp vào tài khoản nguyên vật liệu dở dang 154; 

- Xuất vật tư theo nhiều cách, xuất ồ ạt sau đó kiểm soát thành phẩm hoặc xuất theo định mức hoặc xuất ồ ạt và làm báo cáo so sánh với định mức; 

- Tập hợp các chi phí mua ngoài hoặc chi phí nội bộ doanh nghiệp khác theo từng đơn hàng, lô hàng, dự án, hợp đồng, sản phẩm để tập hợp vào tài khoản dở dang 154; 

- Tập hợp chi phí chung khác từ mua ngoài, nhân công, khấu hao tài, phân bổ CCDC và các chi phí khác được tính làm chi phí chung một cách đầy đủ và có thể phân bổ theo nhiều tiêu thức khác nhau phụ thuộc vào đặc thù của từng loại chi phí. 

- Nhập thành phẩm theo từng đơn hàng, lô hàng, hợp đồng, dự án để làm cơ sở phân bổ chi phí chung trong tháng.

Tổng hợp các báo cáo quản trị sản xuất

- Bảng giá thành sản phẩm, tổng hợp theo từng khoản mục chi phí và sau đó tính tổng thành đơn giá sản phẩm; 

- Báo cáo nhập xuất tồn tính chính xác giá vốn thành phẩm từ nhiều đợt sản xuất theo đúng phương pháp đã được khai báo. Tùy doanh nghiệp có thể áp dụng bình quân cuối kỳ, bình quân sau mỗi lần nhập xuất hoặc nhập trước xuất trước. 

- Báo cáo tính lãi gộp được tính theo từng sản phẩm, tính theo từng lô hàng, đơn hàng, dự án và cho từng khách hàng. 

- Các báo cáo quản trị sản xuất khác theo nhu cầu của công ty sản xuất thiết bị giáo dục. Vì cùng một mảng sản xuất nhưng mỗi lãnh đạo sẽ có một cách quản lý riêng; 

- Các báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Đọc bài viết trên, bạn sẽ thấy được một góc độ khác trong cách tiếp cận các bài toán sản xuất, khi tiếp cận một phần mềm cá nhân tôi biết mỗi kế toán có một cách nhìn, một cách tiếp cận khác nhau. Tôi và các cán bộ tư vấn của 1VS sẽ cố gắng đa dạng hóa góc nhìn phần mềm để kế toán, lãnh đạo doanh nghiệp có được cái nhìn phù hợp nhất theo trải nghiệm của mình.

Hoàng Ánh

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cho đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê bát đĩa sạch và khử trùng bát đĩa?

Xã hội ngày càng hiện đại, cuộc sống ngày một no đủ, kèm theo sự thay đổi về cách sống, cách làm việc của con người thì sự phân công lao động ngày một rõ rệt, nó rõ tới mức bơm xe, rửa xe và rửa bát cũng là một cái nghề. Nhiều người đánh giá nghề này cao giá, nghề kia rẻ mạt,… thật ra như vậy không đúng chút nào vì tất cả nằm ở chỗ một người trưởng thành biết cách chọn nghề cho mình mới đúng đắn. Không có nghề nào cao giá, nghề nào rẻ mạt, chỉ có những giá trị khác biệt mà mỗi con người tích cực tạo ra cho xã hội mà thôi. Những giá trị này hỗ trợ những giá trị khác để tạo ra một xã hội ngày một hoàn hảo hơn và điều cuối cùng là mỗi người dù làm nghề gì cũng cần sống tốt với nhau và có ích cho xã hội. Mới nghe tới việc cho thuê bát đĩa và khử trùng bát đĩa, tưởng rằng nó đơn giản nhưng thực ra đây là nghề khá sang vì khách hàng chỉ thuê bát đĩa khi tổ chức tiệc lớn (đám cưới, tiệc gia đình,…) và đặc biệt ở thành phố ai cũng bận rộn thì việc ngồi rửa bát với họ là một khoảng thời gian rất lãng phí,… có lẽ mà từ đó dịch vụ cho thuê bát đĩa sạch và khử trùng bát ra đời. Khi kinh doanh, ông chủ nào cũng muốn có lãi, vậy để có lãi tức là không được phép lãng phí, phải biết tạo ra sự thuận tiện cho khách hàng,…, từ đó CNTT (phần mềm...) được ứng dụng vào để giải quyết các vấn đề. Để phần mềm áp dụng được cho đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê bát đĩa sạch và khử trùng thì phần mềm đó cần linh hoạt, dễ sử dụng theo cách chi tiết như ở dưới đây.

Ảnh minh họa

Yếu tố quản trị dành cho chủ cửa hàng thuận tiện, chủ cửa hàng có thể lựa chọn dùng phần mềm theo mô hình trong mạng nội bộ (mạng LAN), theo cơ chế online để có thể đi bất kỳ đâu có Internet cũng truy nhập được, online áp dụng cho chuỗi cửa hàng cho thuê và khử trùng bát đĩa hay có thể ứng dụng theo phương án đồng bộ dữ liệu phân tán để tránh sự phụ thuộc vào Internet.

Quản lý phân nhóm bát đĩa, dịch vụ khử trùng bát đĩa theo nhiều cấp, số lượng cấp không giới hạn và các thành phần trong từng nhóm có thể thay đổi được ở bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu của người sử dụng. Các thông tin quản lý bát đĩa gồm mã bát, tên bát, loại bát, đơn vị sản xuất.

Bát đĩa có thể được thiết lập thành bộ (gọi là định mức của bộ bát đĩa), bộ bát đĩa có thể thay đổi hoặc tạo ra sự lựa chọn đa dạng cho khách hàng lựa chọn. Bộ bát đĩa có thể theo mâm, có thể theo lô số lượng, có thể theo nhóm 5 mâm.

Thông tin tên, địa chỉ, số điện thoại, người liên lạc của khách hàng đễ giúp đơn vị có thể in ấn hóa đơn tự động từ phần mềm. Chăm sóc khách hàng nhà hàng, khách hàng một cách chu đáo hơn vì đây là những khách hàng có tần suất thuê bát đĩa cao.

Thiết lập chính sách giá linh hoạt, theo từng loại bát, cách thiết lập này giúp cho người thuê có thể lựa chọn loại bát nào mà mình thích hoặc loại bát nào phù hợp với túi tiền của mình, theo mâm, sẽ giúp khách hàng lựa chọn theo số lượng mâm tổ chức tiệc, theo bộ cho từng người ăn (đũa, bát, chén, đĩa, thìa),…

Giao dịch cho thuê bát, khi giao dịch cho thuê bát được tạo ra thì phần mềm lập tức ghi nhận ai là người thuê bát đĩa, đại diện của khách hàng là ai, mỗi loại bát cho thuê tương ứng với một dịch vụ kèm một mức giá, khi chọn dịch vụ bát cho thuê tức là kèm theo một loại bát tương ứng với số lượng cho thuê, đơn giá và thành tiền, sau đó phần mềm tự động chuyển kho bát đĩa từ kho chứa sang kho cho thuê để kiểm soát số lượng bát đĩa đã cho thuê và số lượng sẵn sàng còn để cho thuê.

Giao dịch khử trùng bát đĩa, cũng rất đơn giản ghi nhận dịch vụ cung cấp cho khách hàng tương ứng với loại bát nhận khử trùng, phần mềm tạo sẵn một kho nhận bát từ khách hàng để kiểm soát số lượng bát nhận từ khách hàng theo từng hóa đơn là bao nhiêu. Báo cáo chốt được số lượng nhập xuất tồn theo từng đơn nhận khử trùng bát vì có thể có đơn hàng chưa trả hết bát đĩa.

Xử lý giao dịch nhận đền bù bát đĩa bị vỡ, bị mất của khách, số lượng bát đĩa bị vỡ, bị mất cũng tương đương đó là số lượng mà khách hàng chấp nhận mua theo mức giá đền bù.

Ghi nhận giao dịch tiền mặt, tiền gửi theo các giao dịch nhận tiền đặt cọc, nhận tiền thanh toán công nợ, nhận tiền đền bù bát đĩa vị vỡ, bị mất của khách hàng. Tiền mặt được ghi nhận theo từng nhân viên thu ngân và khách hàng thực hiện giao dịch. Một phiếu thu tiền có thể được lập từ nhiều phiếu giao bát đĩa cho thuê trong tháng.

Quản lý công nợ phải thu của khách hàng, theo cách có thể đối trừ công nợ ứng trước với công nợ phải thu theo từng đơn hàng, quản lý tuổi nợ phải thu và tuổi nợ quá hạn, hạn mức công nợ dành cho từng đối tượng khách hàng.

Bất kỳ một phần mềm nào, khi dữ liệu đầu vào đã được lập theo các chứng từ thì cần phải có các báo cáo dành cho người quản lý, các báo cáo này có thể là báo cáo bán hàng, báo cáo bán hàng theo nhân viên, báo cáo tổng hợp công nợ, báo cáo chi tiết công nợ, báo cáo công nợ theo tuổi nợ, báo cáo công nợ theo tuổi nợ quá hạn, báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo tiền gửi, báo cáo nhập xuất tồn bát đĩa theo nhiều kho, theo nhóm bát đĩa, theo từng khách hàng thuê,… và nhiều báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của người quản lý. Những tiêu chí trên sẽ giúp người chủ cửa hàng có được nhiều sự lựa chọn khi ứng dụng phần mềm, nó không chỉ thuận tiện cho chính người chủ cửa hàng mà khi ứng dụng nó còn thuận tiện cho chính khách hàng thuê bát đĩa và khử trùng bát đĩa. Thật may mắn, hệ thống phần mềm 1C đã đáp ứng được các yêu cầu trên để hỗ trợ chủ cửa hàng trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý. Số điện thoại 04 3514 8550 đã có ngày kêu liên hồi vì nhu cầu tư vấn giải pháp phần mềm của doanh nghiệp.

Hoàng Ánh

Nên dùng dịch vụ phần mềm kế toán online hay sử dụng phần mềm truyền thống (offline)?

Trong bối cảnh công nghệ hiện nay, không quá lạ lẫm khi nghe nói về việc đặt dữ liệu của bạn chạy online hay "đám mây". Mọi người đều làm vậy, từ những dữ liệu cá nhân cho đến các giao dịch trong kinh doanh. Nói một cách đơn giản, điện toán đám mây là việc chạy các chương trình và lưu trữ chúng cũng như dữ liệu tạo ra trên internet thay vì các trên máy tính và lưu trữ trong ổ cứng.

Đối với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô, việc hoạt động và chạy các ứng dụng dựa trên nền điện toán đám mây đang trở nên phổ biến bởi nhiều lý do, đặc biệt là bởi vì nó tiết kiệm chi phí, vận hành nhanh chóng và dễ dàng, sẵn sàng mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Tuy nhiên, nó còn mang lại nhiều lợi ích khác cho các doanh nghiệp đang tìm cách thay đổi cách thức kinh doanh. Dưới đây là 6 lý do hàng đầu để bạn xem xét việc sử dụng phần mềm kế toán online (đám mây) cho doanh nghiệp của mình thay thế cho phần mềm offline đang sử dụng.

10 điểm khác biệt của dịch vụ điên toán đám mây 1C

1. Điện toán đám mây thật đơn giản

Một trong những rào cản lớn về CNTT mà bạn phải đối mặt trong doanh nghiệp của bạn đó là việc tập trung hoặc nâng cấp công nghệ trong khi hoạt động. Điều này thường dẫn đến việc phải đặt mua và cài đặt phần cứng, phần mềm để mọi máy tính trong công ty của bạn có thể tương thích với nhau. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, điều này là khoản đầu tư lớn và thường khá tốn kém.

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây, tất cả các ứng dụng, tất cả các dữ liệu sẵn sàng cho các nhân viên dùng đều lưu trữ trên đám mây. Điều này có nghĩa là đội ngũ IT không cần phải mất nhiều thời gian nâng cấp phần cứng, cài đặt các phần mềm mới và cấu hình lại các thiết bị. Không ai phải mất thời gian để tìm kiếm dữ liệu bị mất hoặc chuyển nó cho người khác trong cùng bộ phận. Điện toán đám mây cung cấp cho mọi người một nền tảng công nghệ như nhau. Nó còn cho phép bạn đồng thời nâng cấp các ứng dụng và chương trình, giúp mọi người trong công ty luôn hoạt động cùng trên một nền tảng đồng nhất.

2. Điện toán nền tảng internet dễ dàng tiếp cận

Một khi bạn đưa công nghệ điện toán đám mây vào doanh nghiệp của bạn, mọi nhân viên sẽ được tiếp cận với các thông tin họ cần để phục vụ cho công việc của họ. Và họ có thể làm việc hầu như tại mọi nơi, chỉ cần có mạng internet. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không phải ngồi lỳ một chỗ với các máy tính để bàn. Bạn có thể truy cập dữ liệu và ứng dụng ở bất kỳ đâu, cho dù đó là trong văn phòng của bạn, tại một nhà hàng sang trọng, trong khách sạn hoặc tại sân bay. Bạn có thể sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh để làm việc. Có thể tiếp cận từ xa thông qua internet là một trong những lý do hàng đầu khiến nhiều doanh nghiệp chuyển sang điện toán đám mây.

3. Điện toán đám mây cung cấp sự bảo mật tuyệt vời cho các tập tin quan trọng

Trước kia, bạn có thể lưu trữ các tập tin quan trọng trên máy tính xách tay. Vậy điều gì sẽ xảy ra khi bạn bị mất máy tính? Các tập tin liên quan tới kế toán của công ty sẽ bị mất và chúng sẽ rơi vào tay người khác. Với điện toán đám mây, tất cả sữ liệu kế toán của bạn được lưu trữ bằng kỹ thuật số trong hạ tầng điện toán đám mây, vì thế sẽ không còn chuyện dữ liệu bị mất hoặc phần cứng bị lỗi nữa. Khi sử dụng điện toán đám mây bạn cũng sẽ có quyền truy cập để phục hồi dữ liệu và sao lưu chúng để tránh cho bạn khỏi bị mất thông tin quan trọng. Thêm vào đó, có rất nhiều nhà cung cấp thứ ba cung cấp các dịch vụ lưu trữ đám mây với cơ chế mã hóa để bao vệ quyền riêng tư cho các dữ liệu của bạn.

4. Sử dụng điện toán đám mây là sử dụng chi phí một cách hiệu quả

Nếu sử dụng phần mềm offline việc bảo dưỡng và nâng cấp máy tính để bàn, máy tính xách tay cũng như các phần mềm liên quan cho toàn bộ công ty là một chi phí rất khó duyệt chi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Bạn sẽ thấy mình phải chi trả cho các chi phí bản quyền phần mềm, rồi lại tiếp tục trả tiền cho việc mua mới, nâng cấp phần cứng và cả chi phí nhân công hỗ trợ để giúp cho mọi thứ vận hành. Với mô hình tương tự khi sử dụng điện toán đám mây sẽ có chi phí rất thấp, với một vài nghiên cứu mới đây cho thấy bạn có thể tiết kiệm được 30% hoặc nhiều hơn. Sự lựa chọn để chuyển sang điện toán đám mây sẽ giúp tiết kiệm được cho doanh nghiệp của bạn một số tiền đáng kể.

5. Điện toán đám mây mang đến sự gia tăng tính linh hoạt cho các doanh nghiệp

Bằng cách sử dụng điện toán đám mây có thể giúp doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô. Thử nghĩ rằng đột nhiên bạn có một khách hàng mới đòi hỏi bạn phải có thêm nhiều nhân lực hơn mới đáp ứng nổi. Bạn có thể sẽ cần một số thiết bị mới hoặc nâng cấp thiết bị hiện có để hỗ trợ việc kinh doanh. Điện toán đám mây sẽ cho phép bạn nhanh chóng có tăng cấu hình, tăng dung lượng lưu trữ cũng như có thêm sự hỗ trợ từ các nhân viên IT mà không cần quan tâm đến việc họ đang ở đâu. Trong một thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh, việc không có khả năng đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng có thể đưa bạn đến thất bại. Đây là một lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp của bạn.

6. Điện toán đám mây cho phép gia tăng sự hợp tác và sát nhập kinh doanh

Khi bạn tiếp tục mở rộng quy mô doanh nghiệp, bạn có thể thấy mình cần phải cộng tác nhiều hơn với những người làm việc tự do. Công cụ điện toán đám mây giúp việc chia sẻ dữ liệu và ứng dụng cho những người làm việc tự do hoặc các đồng nghiệp hết sức dễ dàng. Tương tự, bạn có thể thấy công ty của mình có thể liên quan tới việc sát nhập hoặc mua lại. Việc sử dụng điện toán đám mây giúp cho hệ thống và nhân viên sát nhập hoạt động một cách liền mạch với chi phí thấp hơn.

Những sự thay đổi với tốc độ chóng mặt trong công nghệ hiện nay khiến bạn phải đánh giá lại tất những lợi ích mà điện toán đám mây mang lại cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Một cách đơn giản, điện toán đám mây cung cấp một giải pháp tiết kiệm chi phí và thời gian, tăng khả năng tiếp cận đủ để bạn nghiêm túc xem xét công nghệ mới này để hỗ trợ cho những nhu cầu CNTT của mình. Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn đều sẽ gặt hái được thành quả của hiện tượng điện toán đám mây.

Với 6 lý do trên thì bạn cũng có cách nhìn khác về phần mềm chạy online hay điện toán đám mây. Vậy cũng có thể nói rằng phần mềm chạy online có những lợi ích rất tốt mà còn thuận tiện hơn so với phần mềm offline.

Thân Thao

Yêu cầu phần mềm kế toán cho cửa hàng kinh doanh các mặt hàng đồng giá?

Để đưa ra yêu cầu của một phần mềm bán hàng quản lý cửa hàng đồng giá, trước tiên ta cần làm rõ về mô hình kinh doanh đồng giá. Chúng ta hiểu cửa hàng hoặc siêu thị kinh doanh các mặt hàng đồng giá có nghĩa là chỉ có một giá dành cho tất cả các mặt hàng hoặc một giá áp dụng cho một nhóm mặt hàng nào đó và trong cửa hàng sẽ có nhiều mức đồng giá áp dụng cho nhiều nhóm mặt hàng. Từ thực tế của cửa hàng đồng giá cho thấy các mô hình cửa hàng đồng giá có những đặc điểm riêng biệt là mặt hàng được phân loại theo nhóm giá và việc thiết lập giá trong cửa hàng không phức tạp như siêu thị thông thường khác.

Chương trình có sự tham gia của ông Nguyễn Văn Chỉnh - Hội viên hội tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), Chủ tịch HĐQT, kiêm TGĐ Công ty cổ phần Đào tạo và Đại lý thuế APEC. 

(Ông đã có kinh nghiệm gần 15 năm trong các lĩnh vực kiểm toán, tư vấn kế toán và thuế với chứng chỉ kiểm toán nội bộ CIA). Xem chi tiết chương trình tại đây 

Như vậy, khi ứng dụng phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 tại cửa hàng đồng giá, người quản lý vẫn sử dụng các chức năng của một cửa hàng, siêu thị bình thường (như quản lý danh mục mặt hàng, chương trình giảm giá chiết khấu, thông tin khách hàng,…), và chú ý đến việc thiết lập nhóm giá cho các mặt hàng đồng giá. 

Đối với cửa hàng một giá, người quản trị thiết lập bảng giá cho tất cả các mặt hàng theo một giá duy nhất và khi bán hàng sẽ bán theo một giá duy nhất đó. Để lập bảng một giá nhanh chóng, có thể sử dụng bảng kết nhập từ excel cho toàn bộ các mặt hàng, khi đó người quản trị chỉ cần điền bảng giá trên bảng excel sau đó đổ toàn bộ giá vào phần mềm.

Đối với cửa hàng đồng giá ở dạng có nhiều nhóm giá khác nhau, các nhóm giá này được đặt cho từng nhóm mặt hàng. Ví dụ, cửa hàng có 3 nhóm giá gồm nhóm mặt hàng đồng giá 3.000 VND, nhóm mặt hàng đồng giá 5.000 VND, nhóm mặt hàng đồng giá 10.000 VND. Trong trường hợp này, 1VS sẽ làm bộ xử lý đổ giá theo từng nhóm mặt hàng sẽ rất nhanh chóng cho người dùng.

Để người quản trị lập được mức giá tốt nhất cho khách hàng, phần mềm cần có một công cụ tính lãi dự tính dựa vào giá vốn tồn kho và giá bán dự tính sẽ xác lập. Công cụ này có thể tính theo chiều ngược lại, tức là để bán được mức đồng giá 10.000 VND thì giá đầu vào bình quân cần thấp ở mức bao nhiêu, đây là cơ sở để người quản lý đưa ra quyết định ký kết hợp đồng với nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nào đó.

Ành minh họa

Để quản lý các hoạt động như một cửa hàng, siêu thị thông thường khác, phần mềm vẫn cần hỗ trợ quản lý chi chiết các thông tin hoạt động khác nhằm hỗ trợ người quản lý có thể thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng tốt nhất. Một số điểm quan trọng cần chú ý sẽ được liệt kê ở dưới đây.

Thứ nhất, quản lý thông tin hàng hóa đa dạng, thông tin cụ thể như: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, bảng kê đóng bộ sản phẩm, hình ảnh, đơn vị quy đổi,…

Thứ hai, quản lý các chương trình khuyến mại, giảm giá cho khách hàng. Tại sao đã một giá rồi mà lại phải quản lý giảm giá? Vì có thời điểm gọi là xả hàng tồn kho thì bắt buộc vẫn phải giảm giá, giảm giá có thể giảm cùng một số tiền cho toàn bộ mặt hàng trong nhóm giá. Hạ giá xong rồi rất khó tăng giá, bắt buộc phải chiết khấu để giải quyết hàng tồn kho sau đó lại bán hàng ở mức giá cũ.

Thứ ba, quản lý thông tin khách hàng - đây là cách cửa hàng quản lý các khách hàng thân thiết, khách hàng trung thành. Khi đó, khách hàng thân thiết sẽ được giảm giá khi mua hoặc được tặng thêm một món quà nào đó hoặc được gửi tin nhắn/email thông báo về chính sách chiết khấu, giảm giá đặc biệt. Mỗi khách hàng sẽ có một thẻ và sau đó quản lý theo hạng hoặc theo doanh thu mua hàng hoặc theo một tiêu chí nào đó mà người quản lý đặt.

Thứ tư, màn hình bán hàng đơn giản có thể tìm kiếm mặt hàng, kiểm tra thông tin khách hàng, thông tin tích điểm, tích điểm, kiểm tra tồn kho, báo giá ngay cho khách hàng, tính chiết khấu cho khách hàng một cách nhanh chóng.

Thứ năm, yếu tố quản trị cần đáp ứng linh động để cửa hàng có thể lựa chọn sử dụng online, offline hoặc kết hợp các hai phương án trên theo bất cứ lúc nào có nhu cầu.

Ngoài ra, có thể kể đến các yếu tố khác như: lập báo cáo lãi gộp, phân tích nhu cầu hàng hóa, quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, báo cáo bán hàng,… như một cửa hàng, siêu thị bình thường khác.

Hoàng Ánh