Yêu cầu đối với phần mềm quản lý cửa hàng cầm đồ?

Trước khi đi vào tìm hiểu những yêu cầu phần mềm quản lý về cửa hàng cầm đồ, chúng ta thử xem các vấn đề liên quan đến hoạt động cầm đồ.

Xem chi tiết chương trình tại đây

(Chương trình với sự tham gia của ông Nguyễn Văn Chỉnh - Hội viên hội tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ Công ty cổ phần Đào tạo và Đại lý thuế APEC. Ông đã có kinh nghiệm gần 15 năm trong các lĩnh vực kiểm toán, tư vấn kế toán và thuế với chứng chỉ kiểm toán nội bộ (CIA).       

                                         

Tiệm cầm đồ hay cửa hiệu cầm đồ là loại hình kinh doanh dịch vụ cho vay vốn thông qua việc cung cấp các khoản vay bảo đảm cho khách hàng trên cơ sở cầm cố, theo đó khách hàng sẽ nhận được một khoản tiền vay, bù lại họ phải cầm cược lại các tài sản của họ được được sử dụng làm tài sản cầm cố hoặc sử dụng các loại giấy tờ có giá để thế chấp. Những loại hình cửa hàng này thường do một cá nhân (ông/bà chủ tiệm) đứng ra tổ chức. 

Lãi suất khi cầm đồ thường do các bên thỏa thuận nhưng thông thường là do tiệm cầm đồ ấn định vì thông thường những người cầm đồ thường khó khăn về kinh tế (như thiếu tiền, cần vay nóng) hoặc mong muốn tiêu thụ tài sản (thường là tài sản phi pháp) và lãi suất thường cao hơn lãi suất của ngân hàng ấn định, thậm chí là lãi suất cắt cổ theo kiểu lãi xuất chợ đen . Sau thời hạn ấn định sẵn mà khách hàng không đến chuộc đồ thì xem như đồ cầm cố thuộc về chủ tiệm. 

Ảnh minh họa

Đối tượng cầm đồ: ngoài những tài sản cá nhân phong phú, đa dạng, các tiệp cầm đồ sẵn sàng nhận thế chấp các giấy tờ nhà, bên cạnh đó các tiệm cầm đồ còn có rất nhiều là đồ kí gửi của giới sinh viên, từ đồ dùng của sinh viên như điện thoại, máy vi tính, máy nghe nhạc, xe máy… đến chứng minh nhân dân, thẻ sinh viên, bằng tốt nghiệp đại học...

Một số yêu cầu của cửa hàng cầm đồ 

• Nắm được số lượng khách hàng đang có, số lượng và món đồ khách hàng cầm, giá trị cầm.
• Theo dõi được quá trình hoạt động của tiệm mình cho dù bạn ở bất cứ nơi đâu miễn là bạn có một máy tính nối internet.
• Theo dõi được quá trình cầm đồ của khách hàng và quy trình đóng lãi xuất của khách hàng.
• Nắm được tổng số món hàng bạn đang cầm, tổng giá trị cầm.
• In biên lai cầm đồ theo mã cầm đồ, giúp quản lý nhanh chóng, không phải tốn nhiều công sức ghi chép và tìm kiếm
• Nắm được số lượng hàng mà khách hàng đã bỏ, quản lý giá của món hàng đó để bán lại.
• Quản lý được thời gian cầm đồ của một lượng khách cầm.
• Hoạt động thu chi của cửa hàng 

Với nhưng yêu cầu quản lý khắt khe như vậy thì đòi hỏi một phần mềm phải linh động, cho phép quản lý chi tiết đầy đủ các tính năng từ việc khai báo thông tin đến đưa ra các báo cáo thống kê.

1. Quản lý khách hàng

• Quản lý thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số CMND, điện thoại.
• Quản lý thông tin giao dịch các lần giao dịch của từng khách hàng: 
• Mặt hàng cầm đồ. 
• Khung lãi suất cần đồ. 
• Thời gian cầm.
• Ngày bắt đầu.

2. Quản lý các mặt hàng cầm đồ

• Quản lý các khung lãi suất cầm đồ: đa dạng và phong phú: theo ngày, tuần, tháng, quý năm, % ngày, % tuần, % tháng... 

3. Tạo biên nhận cầm đồ, trả đồ

• Tạo biên nhận cầm đồ và in theo mẫu.
• Tạo hợp đồng cầm xe máy theo mẫu. 
• Hỗ trợ nhiều hình thức tính lãi suất như theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo khung lãi suất. 
• Hỗ trợ tính thử tiền lãi lúc tạo biên nhận cầm đồ. 
• Quy đổi ngoại tệ (nếu cần). 
• Quản lý các biên nhận được tạo, các biên nhận được thanh lý trong ngày. 
• Giảm tiền lãi khi khách hàng trả đồ. 
• Quản lý định nghĩa lãi cho từng sản phẩm, định nghĩa số ngày có thể cầm cho từng mặt hàng. 

4. Quản lý mua bán đổ từ bên ngoài

• Mua bán các loại mặt hàng ( điện thoại, xe máy, vàng...).
• Báo cáo doanh thu bán đồ.
• Thông báo lỗ, lãi khi bán lại.

5. Quản lý tiền trả dần, tiền lãi, tiền vay thêm

6. Thanh lý đồ

• Nhập thông tin thanh lý đồ. 
• Tự động thông báo lời, lỗ bao nhiêu khi thanh lý. 

7. Quản lý tiền mặt

• Quản lý tổng hợp tiền mặt vào, ra trong ngày. 
• Đã chi cho việc cầm đồ bao nhiêu.
• Đã thu được bao nhiêu tiền lãi khi trả đồ. 
• Đã thu được bao nhiêu tiền gốc khi trả đồ. 
• Đã thu được bao nhiêu tiền khi thanh lý đồ. 
• Đã lỗ bao nhiêu khi thanh lý đồ quá hạn. 

8. Quản lý in ấn giấy biên nhận

• Cầm đồ, Thanh lý (bán hàng), mua hàng theo quy định hiện hành.

9. Báo cáo

• Quản lý hệ thống báo cáo chính xác nhanh, báo cáo theo thời gian tùy ý của người dùng: ngày, tuần, tháng, năm... 
• Tự động báo cáo các biên nhận cầm đồ đã tới hạn trả, quá hạn trả.
• Báo cáo công nợ thanh lý đồ. 
• Báo cáo doanh thu thanh lý đồ (lời bao nhiêu, lỗ bao nhiêu) theo ngày tháng, quý, năm, theo chủng loại hàng hóa( xe máy, điện thoại, giấy tờ, vàng...). 
• Báo cáo doanh thu cầm đồ theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm. 
• Báo cáo doanh thu cầm đồ theo mặt hàng (xe máy, điện thoại, giấy tờ...). 
• Báo cáo công nợ. 
• Báo cáo chi phí mua đồ bên ngoài theo ngày, tháng, quý, năm. 
• Báo cáo doanh thu bán đồ theo ngày, tháng, năm. 
• Báo cáo nhanh trong ngày (các biên nhận được tạo trong ngày, các biên nhận đã trả đồ trong ngày, các biên nhận đã chuyển qua chờ thanh lý trong ngày, các biên nhận đã thanh lý trong ngày).

Những yếu tố thuận tiện cho người sử dụng khi sử dụng dịch vụ điện toán đám mây

Khi lựa chọn giải pháp phần mềm, nhà cung cấp bao giờ cũng tính đến yếu tố phù hợp và hiệu quả của giải pháp. Vậy tại sao khi lựa chọn phần mềm lại tính tới yếu tố hiệu quả? Hiệu quả ở đây là hiệu quả của công việc khi ứng dụng giải pháp phần mềm, và hiệu quả không thể tính toán khi lựa chọn mà phải trải qua quá trình ứng dụng  mới có thể đánh giá. Vì vậy, trong bài viết này tôi xin đề cập  đến một số yếu tố tạo nên sự thuận tiện cho khách hàng khi lựa chọn sử dụng phần mềm điện toán đám mây.

Ảnh minh họa

Thứ nhất, phương án phòng ngừa khi mạng Internet bị ngắt quãng, trong thời kỳ công nghệ đang rất bùng nổ nhưng những sự cố bất ngờ cũng thường xảy đến từ hạ tầng mạng làm cho người dùng không thể giao dịch qua Internet được. Yếu tố này, cũng ảnh hưởng tới việc sử dụng phần mềm điện toán đám mây của người sử dụng. Lúc này, phần mềm cần có ngay một phương án thay thế chạy offline tránh gián đoạn công việc của người sử dụng.

Thứ hai, khả năng để người dùng tự chủ sao lưu dữ liệu mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm điện toán đám mây. Với người dùng, dữ liệu luôn rất quan trọng, nó là sự sống còn của doanh nghiệp nếu dịch vụ đám mây bắt người dùng phải đặt cược 100% dữ liệu vào nhà cung cấp e rằng họ sẽ không yên tâm. Phần mềm cần có cơ chế để người quản trị có thể tự sao lưu dữ liệu đều lưu vào đâu đó khi cần thiết, việc sao lưu cần thực hiện nhanh chóng và vào bất kỳ thời điểm nào mà khách hàng cần.

Thứ ba, chạy phần mềm trên môi trường Internet có tốc độ chậm, khi Internet đột nhiên rơi vào trạng thái chậm (ví dụ Việt Nam có những thời điểm bị đứt cáp dẫn tới tốc độ đường truyền Internet rất chậm) phần mềm cần có giao diện nhẹ để đảm bảo người dùng vẫn có thể sử dụng được phần mềm, tuy không được nhanh như bình thường nhưng hạn chế được sự ảnh hưởng tới công việc.

Thứ tư, người dùng có thể thuê dịch vụ đám mây theo định kỳ có nhu cầu, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ, để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp chỉ cần thuê đám mây 3 tháng đầu năm để làm báo cáo tài chính kết hợp với khả năng tự chủ sao lưu dữ liệu thì chờ tới kỳ thuê mới, người sử dụng lại cập nhật lại dữ liệu để giải quyết công việc báo cáo tài chính của năm.

Thứ năm, có khả năng hạch toán được cho nhiều công ty và phần mềm có đầy đủ phần hành để hạch toán cho các loại hình hoạt động thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây dựng. Yếu tố này được đáp ứng thì sẽ rất thuận tiện cho doanh nghiệp hoặc cá nhân làm dịch vụ sổ sách kế toán, sẽ giúp người dùng tiết kiệm được tối đa khoản chi phí phát sinh.

Thứ sáu, đảm bảo bảo mật tuyệt đối về cơ sở dữ liệu của người dùng, khi đó nhà cung cấp dịch vụ không được quyền can thiệp vào nội dung nghiệp vụ của người dùng. Công việc quản trị, phân quyền sẽ do người dùng có quyền được thực hiện thao tác, nhà cung cấp chỉ được phép can thiệp khi có sự cho phép của người có quyền. Như vậy, tạo được sự an tâm của người dùng khi thuê dịch vụ đám mây.

Thứ bảy, tính linh hoạt của phần mềm cao sẽ giúp nhà cung cấp tùy chỉnh phần mềm và tích hợp phần mềm với các phần mềm chuyên dụng khác một cách đơn giản. Nhu cầu tích hợp có thể là tích hợp trên một giải pháp khác được xây dựng trên cùng một nền tảng với giải pháp đang sử dụng, hoặc tích hợp với một giải pháp chuyên dụng khác, hoặc tích hợp với website để thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Ở trên, ta thấy được các yếu tố cần thiết tạo làm cho người dùng thấy được sự thuận tiện của phần mềm, đáp ứng được các yếu tố trên là cả một quá trình nghiên cứu, tính toán của nhà cung cấp. Ở nước Nga, người sử dụng có thể tìm đến giải pháp "1C:Fresh" để thỏa mãn các yêu cầu trên và nhận thấy được sự thuận tiện đó, Công ty 1VS đã đưa hệ thống phần mềm điện toán đám mây "1C:Fresh" về triển khai ở Việt Nam. Tất cả khách hàng có nhu cầu đều có thể liên hệ theo số điện thoại (04) 3514 8550 để được bộ phận tư vấn giải đáp các thắc mắc, yêu cầu và cách làm hợp đồng thuê dịch vụ phần mềm điện toán đám mây hết sức thuận tiện.

Hoàng Ánh

Phần mềm quản lý quán Karaoke cần những yêu cầu gì?

Khi cuộc sống ngày một đầy đủ thì các dịch vụ giải trí ngày một nhiều, ở Việt Nam có thể kể đến các dịch vụ giải trí karaoke, nhà hàng, spa, thẩm mỹ viễn, khách sạn,… rất nhiều các dịch vụ khác. Từ một số dịch vụ trên ta thấy các dịch vụ này, ở góc độ quản lý có gì đó khá chung đó là quản lý (karaoke quản lý phòng hát, nhà hàng quản lý phòng ăn, spa quản lý ghế nằm), hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, có thể là khách hàng thân thiết. Khi công việc quản lý trở lên phức tạp và các công cụ mong muốn sự chính xác, cơ động trong quản lý thì ứng dụng phần mềm là yếu tố cần thiết. Để biết được, phần mềm quản lý phòng hát karaoke cần những yêu cầu gì, chúng ta cùng phân tích.

Ảnh minh họa

Quản lý hàng hóa: Hàng hóa và dịch vụ trong việc kinh doanh dịch vụ karaoke không có gì phức tạp nên chỉ cần một phần mềm quản lý được mã hàng, tên mã hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết: Quản lý khách hàng thân thiết theo thẻ, trên mỗi thẻ khách hàng có thể quản lý chủ thẻ hoặc không. Không quản lý chủ thẻ sẽ cơ động hơn khi khách hàng cho nhau mượn thẻ để tới sử dụng dịch vụ. Nếu quản lý chủ thẻ sẽ dễ dàng thông báo các chương trình giảm giá đến đích danh chủ thẻ, trường hợp không quản lý chủ thẻ có thể phải gửi thông tin tới toàn bộ danh sách khách hàng mà quán hát đã lưu trữ.

Quản lý mua hàng: Mỗi nhà cung cấp được quản lý một danh mục mặt hàng cung cấp, lập riêng một bảng giá, hàng hóa mua có thể phải đặt hàng hàng và nhận giao hàng theo nhiều đợt. Tính toán chênh lệch giữa đặt hàng và nhập hàng vào kho.

Quản lý các chương trình giảm giá: Chương trình giảm giá cần xử lý các tình huống đa dạng như giảm giá theo hạng thẻ, theo chủ thẻ, theo giờ, theo kỳ lễ, hàng tặng hàng (ví dụ vào hát từ 10h sáng tới 12h trưa được giảm giá 50.000/giờ và tặng 2 két bia Heniken).

Lập bảng giá: Bảng giá dịch vụ, hàng hóa của quán karaoke, bảng giá được thiết lập theo kỳ và dễ dàng thay đổi khi cần thiết. Chương trình ghi lại nhật ký giá của hàng hóa để có thể làm căn cứ phân tích giá trong quá trình kinh doanh. Đơn giá dịch vụ hát có thể tính theo mức giờ hát và phân loại theo từng hạng phòng (có thể phân loại phòng VIP, phòng bình dân).

Quản lý thiết bị phòng hát: Toàn bộ thiết bị phòng hát được quản lý ở dạng công cụ dụng cụ hoặc tài sản cố định, có thể lập ra các báo cáo để tính khấu hao cho tài sản.

Quản trị chương trình: Chương trình chạy theo hai dạng online và offline nhằm tiện cho người quản lý có thể kiểm soát được ở bất kỳ đâu có Internet. Các thao tác được phân quyền chi tiết để có thể quản lý được ai là người nhập đơn hàng, giao hàng và nhận lại hàng từ khách, …quản lý ca làm việc của thu ngân và người chịu trách nhiệm quản lý ca đó.

Quản lý phòng hát: chức năng tích hợp với phần mềm karaoke để tính thời gian khách hàng bắt đầu hát cho tới khi tắt máy karaoke. Khi tích hợp như vậy sẽ quản lý được sự chênh lệch giữa giờ thực tế tính tiền với giờ mà khách hàng vào, tránh được gian nận từ những nhân viên không trong sáng. Phân biệt đồ dùng ăn uống mang vào cho khách, khách hàng lại và đồ khách dùng, khách phải đền (có thể hỏng micro, gẫy bàn,…).

Quản lý lịch đặt phòng: Cũng giống như nhà hàng, cần có lịch đặt bàn và khách sạn cần có lịch đặt phòng thì quán karaoke cũng cần một lịch đặt phòng, đặt biệt trong dịp nghỉ lễ, lịch đặt phòng sẽ giúp quán karaoke tối ưu phòng khi đông khách. Khi có lịch đặt phòng cộng với kinh nghiệm kinh doanh, người chủ dễ dàng ra quyết định từ chối đặt phòng hay không.

Quản lý phòng đang bận: Ghi nhận thời gian vào, các hàng hóa khách hàng sử dụng, khi giao hàng hóa có thể phân biệt hàng hóa gọi mới hoặc gọi thêm, nhân viên phục vụ phòng.

Quản lý trả phòng: Tổng hợp thanh toán nhanh chóng, tự động tính toán số lượng hàng khách dùng dựa trên số lượng hàng dư.

Nghiệp vụ phòng: Thông báo tính trạng phòng trống, phòng đang bận và ngày giờ phòng đặt, từ đó nhân viên lễ tân dễ dàng thông báo cho khách hàng còn phòng hay không. Trong phần nghiệp vụ phòng cũng có thể cơ động lập lịch dọn phòng cho khách nếu quán có nhiều phòng hát.

Quản lý nhân viên: Lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền theo từng nhân viên, trong đó có ghi nhận doanh thu giảm giá và các loại hình thanh toán.

Quản lý thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi (thanh toán qua thẻ ngân hàng), thẻ voucher khuyến mại theo nhóm khách hàng.

Giao diện bán hàng: Xây dựng theo dạng sơ đồ phòng, các nút chọn hàng hóa cần phải to để có thể dùng màn hình cảm ứng vì giao dịch phòng karaoke có thể được thực hiện vào buổi tối, tiếng ồn lớn gây nhiễu cho những giao tiếp giữa các nhân viên.

Lập báo cáo: Báo cáo bán hàng theo nhân viên, báo cáo bán hàng theo phòng, báo cáo tiền mặt theo phiên thu ngân, báo cáo bán hàng theo mặt hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo đánh giá cáo chương trình giảm giá,… và rất nhiều các báo cáo quản trị khác.

Hoàng Ánh

Yêu cầu quản lý đối với chuỗi cửa hàng lẩu băng chuyền

Kinh doanh dịch vụ lẩu băng chuyền cũng là một dạng dịch vụ nhà hàng nhưng ở đây, cách bán hàng sẽ khác so với các nhà hàng thông thường khác. Khách hàng vào không cần phải quản lý theo bàn và thực hiện thu tiền trước chứ, khách hàng được dùng nhiều món mà chỉ cần phải trả tiền một lần. Nhìn tổng thể chúng ta thấy, cách quản lý về hàng hóa và khách hàng tương tự nhau chỉ khác nhau ở các nghiệp vụ bán hàng. Sau bài viết này, chúng ta sẽ thấy được sự khác biệt trong cách quản lý kinh doanh nhà hàng lẩu bằng chuyên và kinh doanh nhà hàng thông thường.

Ảnh minh họa

Quản lý hàng hóa: Hàng hóa cũng không cần quản lý quá đặc biệt, chỉ cần quản lý mã hàng, tên hàng, hàng hóa của nhà cung cấp và hạn sử dụng của hàng hóa, nhãn hiệu hàng hóa. Dịch vụ lẩu băng chuyền có thể lập bảng kê định mức để có thể xuất vật tư một cách tự động khi bán hàng.

Quản lý khách hàng thân thiết: Quản lý thẻ thông tin khách hàng thân thiết, các thông tin quản lý gồm số điện thoại, email, tên chủ thẻ, địa chỉ, hạng thẻ.

Quản lý các chương trình giảm giá: Giảm giá theo nhóm khách hàng, theo giờ, theo ngày lễ, theo dịp sinh nhật khách hàng, theo món mới của nhà hàng, bán hàng kèm hàng, giảm giá theo mặt hàng, giảm giá theo giá trị hóa đơn.

Quản lý nhân viên: Quản lý nghiệp vụ từ khi nhân viên thu ngân nhận tiền lẻ trả lại khách hàng, cho tới khi kết thúc phiên bán hàng và ghi nhận doanh thu bán hàng theo các hình thức thanh toán, các hình thức thanh toán được liệt kê riêng lẻ trong đó phân biệt doanh thu giảm giá cho khách hàng,…

Quản lý kho: Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa, hạn sử dụng của từng mặt hàng, phân tích mức độ quay vòng của từng nguyên liệu và mặt hàng, hàng hóa có thể quản lý theo đơn vị lẻ và đơn vị đóng gói.

Màn hình bán hàng: Màn hình bán hàng cần được thiết kế theo dạng hình ảnh, nhập nhanh, xem ngay dược tồn kho hàng hóa và giá, chạy được trên màn hình POS để tránh phải dùng chuột máy tính.

Quản lý bán hàng: Bán thẻ voucher cho khách hàng, thanh toán thẻ voucher, thanh toán thẻ tín dụng, thanh toán trả sau. Thanh toán trả sau, được thực hiện đối với khách hàng đặt hàng online hoặc đặt hàng qua điện thoại, email, sau khi đặt cọc tiền đến một thời gian nhất định nào đó mới tới thanh toán để mua voucher. Bán coupon cho nhóm khách hàng và thực hiện thanh toán theo coupon vừa bán ra.

Quản lý vị trí khách hàng: Khi khách hàng vào dùng, có thể mua thêm đồ, khi đó nhà hàng có thể quản lý theo cách khi khách hàng mua thêm thì trả tiền ngay vậy không cần quản lý vị trí nhưng có cách khác là khách hàng gọi đồ sau đó sẽ thanh toán sau, cách này kích thích khách hàng dùng đồ nhiều hơn, do hàng hóa đã bày ra trước mặt thì có thể ăn ngay sau đó mới nghĩ tới tiền. Nếu quản lý theo vị trí, mỗi khách hàng vào ngồi được phát một thẻ vị trí, sau khi ra khỏi nhà hàng có thể trả lại thẻ mà không cần phải thanh toán gì thêm.

Quản lý mua hàng: Mỗi nhà cung cấp được quản lý một danh mục mặt hàng cung cấp, lập riêng một bảng giá, hàng hóa mua có thể phải đặt hàng hàng và nhận giao hàng theo nhiều đợt. Tính toán chênh lệch giữa đặt hàng và nhập hàng vào kho.

Quản lý công nợ: Quản lý chi tiết công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp theo kỳ. Trong đó, có thể lập báo cáo theo hạn mức công nợ, tuổi nợ.

Lập các báo cáo quản trị nhà hàng: báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo doanh thu theo mặt hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hạn sử dụng của hàng hóa, báo cáo mua hàng, báo cáo đánh giá các chương trình marketing.

Bài viết dựa trên khả năng xử lý của phần mềm "1C:BÁN LẺ 8". Từ nội dung bài viết chúng ta thấy được sự đa năng của phần mềm "1C:BÁN LẺ 8" khi mà doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng kinh doanh theo các mô hình khác nhau mà khi đó tư vấn của công ty 1VS hoàn toàn có thể tư vấn để ứng dụng vào quản lý kinh doanh hiệu quả.