Lợi thế của phần mềm bán hàng chạy theo mô hình dịch vụ đám mây?

Đối với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô, việc hoạt động và chạy các ứng dụng dựa trên nền điện toán đám mây đang trở nên phổ biến bởi nhiều lý do, đặc biệt bởi vì nó tiết kiệm chi phí, vận hành nhanh chóng và dễ dàng, sẵn sàng mọi lúc mọi nơi và chỉ cần có kết nối internet - Điều này khá phù hợp cho hệ thống các chuỗi cửa hàng. Vì thế áp dụng điện toán đám máy trong việc quản lý bán hàng đem lại nhiều lợi ích cho nhà quản lý. Dưới đây là 6 lý do hàng đầu để bạn xem xét việc sử dụng phần mềm bán hàng chạy theo mô hình dịch vụ đám mây. 

1. Điện toán đám mây thật đơn giản 

  

Một trong những rào cản lớn về CNTT mà bạn phải đối mặt trong doanh nghiệp của bạn đó là việc tập trung hoặc nâng cấp công nghệ trong khi hoạt động. Điều này thường dẫn đến việc phải đặt mua và cài đặt phần cứng, phần mềm để mọi máy tính trong công ty của bạn có thể tương thích với nhau. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, điều này là khoản đầu tư lớn và thường khá tốn kém. 

  

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây, tất cả các ứng dụng, tất cả các dữ liệu sẵn sàng cho các nhân viên dùng đều lưu trữ trên đám mây. Điều này có nghĩa là đội ngũ IT không cần phải mất nhiều thời gian nâng cấp phần cứng, cài đặt các phần mềm mới và cấu hình lại các thiết bị. Không ai phải mất thời gian để tìm kiếm dữ liệu bị mất hoặc chuyển nó cho người khác trong cùng bộ phận. Điện toán đám mây cung cấp cho mọi người một nền tảng công nghệ như nhau. Nó còn cho phép bạn đồng thời nâng cấp các ứng dụng và chương trình, giúp mọi người trong công ty luôn hoạt động cùng trên một nền tảng đồng nhất. 

  

2. Điện toán nền tảng internet dễ dàng tiếp cận 

  

Một khi bạn đưa công nghệ điện toán đám mây vào doanh nghiệp của bạn, mọi nhân viên sẽ được tiếp cận với các thông tin họ cần để phục vụ cho công việc của họ. Và họ có thể làm việc hầu như tại mọi nơi, chỉ cần có mạng internet. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không phải ngồi lỳ một chỗ với các máy tính để bàn. Bạn có thể truy cập dữ liệu và ứng dụng ở bất kỳ đâu, cho dù đó là trong văn phòng của bạn, tại một nhà hàng sang trọng, trong khách sạn hoặc tại sân bay. Bạn có thể sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh để làm việc. Có thể tiếp cận từ xa thông qua internet là một trong những lý do hàng đầu khiến nhiều doanh nghiệp chuyển sang điện toán đám mây. 

  

3. Điện toán đám mây cung cấp sự bảo mật tuyệt vời cho các tập tin quan trọng 

  

Trước kia, bạn có thể lưu trữ các tập tin quan trọng trên máy tính xách tay. Vậy điều gì sẽ xảy ra khi bạn bị mất máy tính? Các tập tin sẽ bị mất và chúng sẽ rơi vào tay người khác. Với điện toán đám mây, tất cả các tập tin của bạn được lưu trữ bằng kỹ thuật số trong hạ tầng điện toán đám mây, vì thế sẽ không còn chuyện dữ liệu bị mất hoặc phần cứng bị lỗi nữa. Khi sử dụng điện toán đám mây bạn cũng sẽ có quyền truy cập để phục hồi dữ liệu và sao lưu chúng để tránh cho bạn khỏi bị mất thông tin quan trọng. Thêm vào đó, có rất nhiều nhà cung cấp thứ ba cung cấp các dịch vụ lưu trữ đám mây với cơ chế mã hóa để bao vệ quyền riêng tư cho các dữ liệu của bạn. 

  

4. Sử dụng điện toán đám mây là sử dụng chi phí một cách hiệu quả 

  

Bảo dưỡng và nâng cấp máy tính để bàn, máy tính xách tay cũng như các phần mềm liên quan cho toàn bộ công ty là một chi phí rất khó duyệt chi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Bạn sẽ thấy mình phải chi trả cho các chi phí bản quyền phần mềm, rồi lại tiếp tục trả tiền cho việc mua mới, nâng cấp phần cứng và cả chi phí nhân công hỗ trợ để giúp cho mọi thứ vận hành. Với mô hình tương tự khi sử dụng điện toán đám mây sẽ có chi phí rất thấp, với một vài nghiên cứu mới đây cho thấy bạn có thể tiết kiệm được 30% hoặc nhiều hơn. Sự lựa chọn để chuyển sang điện toán đám mây sẽ giúp tiết kiệm được cho doanh nghiệp của bạn một số tiền đáng kể. 

  

5. Điện toán đám mây mang đến sự gia tăng tính linh hoạt cho các doanh nghiệp 

  

Bằng cách sử dụng điện toán đám mây có thể giúp doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô. Thử nghĩ rằng đột nhiên bạn có một khách hàng mới đòi hỏi bạn phải có thêm nhiều nhân lực hơn mới đáp ứng nổi. Bạn có thể sẽ cần một số thiết bị mới hoặc nâng cấp thiết bị hiện có để hỗ trợ việc kinh doanh. Điện toán đám mây sẽ cho phép bạn nhanh chóng có tăng cấu hình, tăng dung lượng lưu trữ cũng như có thêm sự hỗ trợ từ các nhân viên IT mà không cần quan tâm đến việc họ đang ở đâu. Trong một thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh, việc không có khả năng đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng có thể đưa bạn đến thất bại. Đây là một lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp của bạn. 

  

6. Điện toán đám mây cho phép gia tăng sự hợp tác và sát nhập kinh doanh 

  

Khi bạn tiếp tục mở rộng quy mô doanh nghiệp, bạn có thể thấy mình cần phải cộng tác nhiều hơn với những người làm việc tự do. Công cụ điện toán đám mây giúp việc chia sẻ dữ liệu và ứng dụng cho những người làm việc tự do hoặc các đồng nghiệp hết sức dễ dàng. Tương tự, bạn có thể thấy công ty của mình có thể liên quan tới việc sát nhập hoặc mua lại. Việc sử dụng điện toán đám mây giúp cho hệ thống và nhân viên sát nhập hoạt động một cách liền mạch với chi phí thấp hơn. 

  

Những sự thay đổi với tốc độ chóng mặt trong công nghệ hiện nay khiến bạn phải đánh giá lại tất những lợi ích mà điện toán đám mây mang lại cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Một cách đơn giản, điện toán đám mây cung cấp một giải pháp tiết kiệm chi phí và thời gian, tăng khả năng tiếp cận đủ để bạn nghiêm túc xem xét công nghệ mới này để hỗ trợ cho những nhu cầu CNTT của mình. Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn đều sẽ gặt hái được thành quả của hiện tượng điện toán đám mây.

Hoài Phương

Ứng dụng phần mềm lớp ECM "1C:Quản lý văn bản" tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam (VIB)

1. Thông tin khách hàng:

Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam, tên viết tắt là Ngân hàng Quốc Tế (VIB) được thành lập ngày 18 tháng 9 năm 1996, trụ sở đặt tại 16 Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Đến 20/10/2011, sau 15 năm hoạt động, VIB đã trở thành một trong những ngân hàng TMCP hàng đầu Việt Nam với tổng tài sản đạt trên 100 nghìn tỷ đồng, vốn điều lệ 4.250 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu đạt trên 8.200 tỷ đồng. VIB hiện có 4.300 cán bộ nhân viên phục vụ khách hàng tại gần 160 chi nhánh và phòng giao dịch tại trên 27 tỉnh/thành trọng điểm trong cả nước.

2. Thông tin triển khai:

Khách hàng sử dụng: bộ sản phẩm trọn gói 1C:Quản lý văn bản (ECM).

Địa điểm áp dụng: Hội sở ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam (VIB) số 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Số vị trí làm việc tự động hóa: 100 máy trung cập cùng một thời điểm.

Phương án làm việc: Client-Server.

Hội sở và chi nhánh dùng chung một dữ liệu, có thiết lập cơ chế Thin-Client cho phép truy cập từ xa với giao diện trên Desktop và cơ chế Web-Server cho phép truy cập từ xa qua các trình duyệt Internet như Firefox, MS Internet Explorer, Google Chrome.

Hệ quản trị CSDL: Microsoft SQL server 2008

Tham số dữ liệu:

Dung lượng của CSDL trung bình trong tháng: 4 GB

3. Nhật ký triển khai

Mục tiêu của dự án:

• Tạo ra cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ một cách có kiểm soát và xử lý kịp thời tất cả các văn bản trong ngân hàng;
• Tiêu chuẩn hóa và đẩy nhanh quy trình nghiệp vụ thống nhất, thực hiện, xem xét, phê duyệt...;
• Kiểm soát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ cho từng nhân viên;
• Có khả năng tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng.
• Hệ thống làm việc qua Internet.

Trong quá trình làm việc, đội dự án đã tiến hành triển khai các mảng nghiệp vụ sau: 

• Quản lý văn bản nội bộ;
• Quản lý văn bản đi, văn bản đến;
• Quản lý giấy ủy quyền;
• Quản lý hợp đồng.

4. Kết luận 

Sau 3 tháng kể từ khi ký kết hợp đồng, hệ thống đã đi vào hoạt động đúng yêu cầu của VIB. Đây là khoảng thời gian tương đối ngắn đối với một dự án triển khai về hệ thống CNTT áp dụng cho các đơn vị hoạt đọng trong lĩnh vực Tài chính - Ngân hàng. Có được thành quả như vậy là do các yêu tố thuận lợi sau:

• Tinh thần hợp tác làm việc của ban dự án triển khai và hỗ trợ, ủng hộ đắc lực từ ban lãnh đạo các bên tham gia để dự án thành công tốt đẹp;
• Hệ thống được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại 1C:DOANH NGHIỆP 8 cho phép triển khai nhanh với khả năng tối ưu hóa lập trình hệ thống;
• Các chuyên gia của hãng 1C đã tham gia trực tiếp vào dự án để hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho các chuyên gia của 1VS trong khuôn khổ dự án Extended TechSupport.

Những tiện ích của phần mềm 1C giúp giải quyết bài toán trong đơn vị sản xuất

Tìm kiến toàn văn khi nhập liệu chứng từ: khi kích hoạt chức năng thực hiện tìm kiếm toán văn, người lập chứng từ có thể thực hiện tìm kiếm theo ký tự bất kỳ khi thực hiện chọn đối tác (khách hàng hoặc nhà cung cấp,…) và hàng hóa. Tiện ích này hỗ trợ người dùng tìm khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa theo nhiều cách theo mã, theo tên, theo ký tự bất kỳ,…

- Tìm kiếm đối tác: khi click vào ô mục đối tác, người sử dụng có thể thực hiện tìm kiếm theo mã khách hàng, theo tên hoặc theo ký tự bất kỳ. Ví dụ, khi thực hiện tìm kiếm theo chữ cái “e”, phần mềm sẽ tra lại kết quả toàn bộ đối tác mà trong tên gọi có chữ cái là “e”. Chương trình hỗ trợ tìm kiếm nâng cao theo danh sách ngắn vừa được lọc của lần tìm kiếm trước, cách tìm kiếm này tạo điều kiện thuận lợi để người nhập liệu tìm kiếm chính xác đối tác một cách nhanh nhất.

Hình 1: Tìm kiếm đối tác

- Tìm kiếm hàng hóa: khi click chuột vào ô mục mặt hàng, chương trình sẽ hỗ trợ tìm kiếm theo nhiều tiêu thức như mã hàng, tên hàng, ký tự bất kỳ trong tên hoặc mã hàng. Cách tìm kiếm này, sẽ giúp người lập chứng từ tìm kiếm nhanh chóng mặt hàng trong danh sách lên tới vài nghìn mặt hàng. Ví dụ, người sử dụng tìm kiếm mặt hàng có số “34” trong tên hàng và chương trình trả lại kết quả toàn bộ mặt hàng có số “34” như hình mô tả.

Hình 2: Tìm kiếm mặt hàng

Lập báo cáo nhanh ngay trên chứng từ: giao diện chứng từ không chỉ để sử dụng nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh, ngoài ra trên chứng từ người nhập liệu có thể lập và xem nhanh các báo cáo liên quan mà không phải tắt chứng từ đi. Ví dụ, trong chứng từ đơn hàng của khách, người nhập liệu có thể xem được báo cáo công nợ, phân tích nhu cầu về hàng hóa, phân tính thành toán theo đơn hàng, phân tích tình hình thực hiện đơn hàng.

Hình 3: Lập báo cáo nhanh

Theo dõi lịch sử thay đổi thông tin trên chứng từ: ngoài khả năng phân quyền nhập liệu trên các chứng từ, theo dõi nhật ký người sử dụng, người quản trị còn có khả năng theo dõi cụ thể theo từng bảng ghi chứng từ theo từng trường hợp chỉnh sửa và có khả năng khôi phục lại chứng từ cũ đã được chỉnh sửa. Mỗi lần chỉnh sửa được ghi nhận lại cụ thể theo từng người, từng giờ chỉnh sửa. Sẵn sàng báo cáo theo dõi chi tiết từng theo tác chỉnh sửa và có thể khôi phục lại ngay nếu cần thiết.

Hình 4: Theo dõi lịch sử thay đổi thông tin

Khả năng tùy chỉnh, ẩn hiện thông tin trên chứng từ: các thông tin trên chứng từ có thể sửa theo ngôn ngữ thông thường của người sử dụng ví vụ phiếu thu có thể sử thành thu tiền mặt. Hoặc các thông tin khác, có thể ẩn bớt đi nếu chưa dùng tới. Đó là thuận lợi của chương trình, giúp người dùng dễ dàng tạo giao diện theo ngôn ngữ của mình. Toàn bộ thao tác được thực hiện trong chức năng theo đường dẫn Toàn bộ thao tác/thay đổi biểu mẫu.

Hình 5: Tùy chỉnh, ẩn hiện thông tin trên chứng từ

Kiểm soát tình trạng thanh toán, giao hàng ngay trên danh mục chứng từ: chỉ cần mở danh mục chứng từ, người sử dụng có thể thấy được tình trạng thanh toán, tình trạng giao hàng của từng chứng từ.

Hình 6: kiểm soát tình trạng thanh toán, giao hàng ngay trên danh mục chứng từ

Lọc kỳ cho danh mục chứng từ: danh mục chứng từ có thể được hiển thị theo thời gian bất kỳ mà người quản trị có thể lọc, kỳ này có thể lưu để có thể mở ra trong lần tiếp theo.

Hình 7: Lọc kỳ danh mục chứng từ

Thêm thông tin bổ sung cho chứng từ: ngoài khả năng ẩn/hiện, chỉnh sửa thông tin trên chứng từ, người sử dụng còn có thể thêm các trường thông tin bổ sung khác cho chứng từ để phục vụ cho công tác quản lý chứng từ được chặt chẽ hơn.

Hình 8: Thêm thông tin bổ sung cho chứng từ

Ngoài ra, chương trình còn có các tiện ích khác, rất hữu ích cho người sử dụng:

- Tiện ích truy vấn ngược: khả năng truy vấn ngược được thực hiện truy vấn từ báo cáo về danh mục chứng từ và các thành phần hình thành lên chứng từ;

- Khả năng trích xuất báo cáo sang nhiều dạng file khác nhau như excel, pdf, word,… giúp người dùng có thể gửi báo cáo cho đối tác, lãnh đạo khi không sử dụng chương trình;

- Chức năng tự lập báo cáo giúp người sử dụng có thể lập báo cáo theo cách riêng, phục vụ cho cách quản trị đặc thù của doanh nghiệp;

- Báo cáo có thể lập ở nhiều dạng như dạng bảng, dạng phân tích, dạng biểu đồ,…

Tìm hiểu chi tiết tại >>>

Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử: những điểm cần lưu ý

Lưu trữ điện tử là một chuyên ngành khoa học mới và cũng là lĩnh vực hoạt động mới. Nhiều chuyên gia am hiểu nhìn nhận mục đích và nhiệm vụ của lĩnh vực này theo những cách khác nhau. Lưu trữ điện tử là nơi giao thoa của công nghệ thông tin (CNTT) và một số ngành công nghệ khác mà trông qua tưởng chừng như hoàn toàn khác biệt. Vậy lưu trữ điện tử là gì, tại sao cần, sử dụng như thế nào, và nếu tiến hành đào tạo chuyên gia theo chuyên đề này thì có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp giải đáp các câu hỏi trên, kể cả những vấn đề mà nhân viên trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp thường gặp phải, cho dù là đơn giản, ví dụ như làm thế nào để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cho cơ quan mình. 

Lưu trữ điện tử, đó có thể bao gồm kỹ thuật quét (sao chụp) văn bản, chuyển đổi đồng loạt văn bản giấy sang dạng văn bản điện tử, xây dựng nguồn thông tin của tổ chức, xây dựng trung tâm xử lý dữ liệu, khai thác các máy quét công nghiệp, tổ chức trưng bày và xây dựng thư viện ảo và những công việc khác.

Hợp nhất những phần liệt kê trên là một bộ môn, trong đó có gắn kết CNTT, lưu trữ hồ sơ, quản lý văn bản và quản lý các quy trình nghiệp vụ, được gọi là "Quản lý lưu trữ điện tử" (trong thuật ngữ quốc tế: Electronic Records Management, ERM). 

Không có sự chuẩn bị, không thể xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử 

Ai là người tham gia vào quá trình xây dựng lưu trữ điện tử của doanh nghiệp? Phải chăng đây là đội ngũ chuyên gia có tay nghề cao, nắm vững các thuật ngữ khoa học cơ bản, là những chuyên gia thuộc việc tổ chức công việc văn phòng, quản lý văn bản, lưu trữ và CNTT? Đáng tiếc, không phải bao giờ cũng như vậy.  

Làm thế nào để kết nối nhân viên của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cùng theo một ý tưởng, làm thế nào để giúp họ nói cùng một ngôn ngữ và giao tiếp một cách chuyên nghiệp với doanh nghiệp đặt hàng? Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức lựa chọn, triển khai và vận hành hệ thống? Giải pháp tối ưu ở đây là phải tiến hành các cuộc trao đổi, thảo luận tập thể về các vấn đề này, trong đó có sự tham gia của các chuyên gia thuộc các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. 

Chuyển sang lưu trữ điện tử: xu thế hay nhất thời? 

Có thể thấy, trong những năm gần đây, quá trình chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử diễn ra khá tích cực. Chi phí rẻ hơn và dung lượng lưu trữ thông tin điện tử tăng lên là tiền đề tốt để cho các tổ chức và doanh nghiệp ở những nước phát triển tích cực chuyển đổi văn bản giấy sang dạng điện tử. Vậy việc chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử là một xu thế tất yếu cần làm, hay chỉ mang tính nhất thời?   

Ở Việt Nam thì đây cũng là một vấn đề cấp thiết. Sau nhiều năm hoạt động, nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đã tích tụ được một khối lượng khổng lồ các văn bản giấy, rất cồng kềnh và chiếm nhiều chỗ, luôn cần phải được bảo quản thường xuyên, tuy nhiên, thông tin lại khó tiếp cận và dễ bị mất mát. Không chỉ do sự cố thiên tai (như cháy, ngập lụt…) mà còn có thể do di chuyển kho lưu trữ từ nơi này đến nơi khác, có nhiều tác động xấu cho văn bản, thậm chí nhiều hơn so với cháy, ngập nước cộng lại. Giấy có thể bị gặm nhấm bởi côn trùng, mối mọt, hay đơn giản là bị phân hủy theo thời gian.  

Các vấn đề trong lưu trữ 

Nếu nói về các vấn đề lưu trữ, có cảm giác là các vấn đề hầu như quen thuộc và dễ hiểu cho bất kỳ người quản lý nào. Tất cả các vấn đề đều dẫn đến câu hỏi: "Văn bản này ở đâu?!". Dưới dạng con số, có thể hình dung như sau: 

• 3% văn bản trong lưu trữ được sắp xếp không đúng quy cách; 
• 7% văn bản đã bị mất mát hoặc thất lạc; 
• 60% văn bản không được ngó tới, “bị quên lãng” 

Cần biết rằng, việc tìm kiếm một văn bản, thậm chí trong một kho lưu trữ "có quy củ" phải mất đến 10 ngày, ngoài ra, cứ 10 văn bản được hỏi đến thì có một văn bản không thể tìm thấy. 

Và hậu quả là những văn bản có giá trị thường bị ngừng đưa vào sử dụng, do lo ngại bị thất lạc hoặc mất mát. Ngoài ra, giá thành bảo quản thông tin trên giấy ngày càng tăng, còn hiệu quả lưu trữ thì nói chung là giảm xuống. Có lẽ, điều này luôn làm cho những người lãnh đạo phải đau đầu 

Nên cần biết cách xây dựng tài nguyên thông tin 

Giả sử, doanh nghiệp nhất trí thông qua việc xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử. Thường đó là những doanh nghiệp có quy mô, trong đó có tích tụ khối lượng lớn văn bản cần lưu trữ. Khi quyết định được đưa ra, một nhóm chuyên gia sẽ được giao nhiệm vụ "tìm hiểu cách làm". Ngay lập tức xuất hiện một số vấn đề, đó chính là:  

1. Ai là người được giao nhiệm vụ xây dựng kho lưu trữ điện tử?  

Khi nghe từ "điện tử" thì thường liên hệ về kỹ thuật máy tính. Do vậy có đến 90% các trường hợp, việc xây dựng kho lưu trữ điện tử được tiến hành bởi những người làm CNTT trong doanh nghiệp. Họ thường làm việc trên cơ sở những hình dung của mình về việc tổ chức lưu trữ điện tử, và không hề nghĩ rằng, trong số những người sử dụng kho lưu trữ điện tử trong tương lai còn có các nhân viên hành chính, văn thư, quản lý hồ sơ, quản lý chất lượng, chuyên gia lưu trữ và nhiều người liên quan khác. 

Tất cả các bộ phận nêu trên đều đưa ra các yêu cầu đặc thù đối với lưu trữ điện tử. Rất khó có thể xác định được thế nào là kho lưu trữ điện tử "lý tưởng". Nhưng các công việc nhất thiết phải được thực hiện, hơn nữa, những người chịu trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ điện tử cần phải lưu ý đến việc chọn lựa giải pháp, và xác định khả năng sau này của giải pháp đó đối với doanh nghiệp. 

2. Lựa chọn nhà cung cấp  

Có cảm tưởng rằng, không có gì đơn giản hơn. Ví dụ: qua Internet, triển lãm, tham quan các công ty, qua các bài viết tổng quan trên báo và cuối cùng là nhờ các chuyên gia của doanh nghiệp. Quả thật, có thể lựa chọn những gì cần thiết. Nhưng hãy thử nghĩ và nhớ lại về các lần triển lãm. Người thuyết trình bao giờ cũng nói rất hay về sản phẩm phần cứng và phần mềm của mình, rằng, nó đáp ứng tất cả, có thể giải quyết mọi vấn đề (chỉ cần mua thôi). Rất khó có thể nhận thông tin chi tiết cần thiết, và đôi khi là không thể. 

Dĩ nhiên, vẫn có cách. Bỏ ra vài chục ngày công để phân tích thị trường, so sánh các tham số của thiết bị (khi còn chưa hình dung hết về các nhiệm vụ!), gọi điện thoại cho một số công ty, nghe một loạt thuyết trình, nhận báo giá. Nói tóm lại, đó là cách để trở thành chuyên gia lành nghề về việc xây dựng và quản lý kho lưu trữ điện tử. Cách này cũng được, nhưng hơi lâu, có nhiều khó khăn và không phải lúc nào cũng đạt hiệu quả. 

3. Dự án triển khai 

Đây chính là chỗ bắt đầu tranh luận kịch liệt. "Ờ, anh không đưa ra yêu cầu như vậy… Tôi không biết… Sao vậy, anh hoàn toàn không hiểu gì về máy vi tính hay sao?…". Nói chung công việc khởi đầu rất thú vị: khi mà mọi người còn chưa đạt được thỏa thuận với nhau thì dự án đã được khởi động, ngân sách được đáp ứng, thiết bị được chuyển đến, và tất cả trở nên bận rộn. Thế nhưng, mục đích vẫn chưa được xác định! Theo thống kê, có đến 80% các dự án CNTT không thành công chính là do đã bỏ qua hoặc ước tính không đầy đủ về yếu tố con người. Không có một hệ thống nào, cho dù là đơn giản nhất, cũng sẽ không hoạt động, nếu như ngay từ đầu không được định hướng đến nhu cầu của người sử dụng.  

Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử: giải pháp hiệu quả 

Thường thì việc đào tạo nhân viên của doanh nghiệp được bắt đầu sau khi triển khai hệ thống. Phần lớn các công ty đều làm như vậy. Đầu tiên là triển khai, sau đó là đào tạo. Lúc này bắt đầu nảy sinh các câu hỏi: "Hệ thống có thể làm được điều này không? Làm thế nào để bảo mật? Hệ thống có đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế không? Chúng tôi có thể tự mình lập trình thêm không?". Và còn nhiều câu hỏi khác. Có thể định hướng lâu dài cho tương lai bằng cách mua hệ thống với giá trị hàng trăm ngàn USD. Chắc chắn là hệ thống như vậy có thể giải quyết tất cả. Nhưng như vậy rất mạo hiểm, và vốn đầu tư cũng không hề nhỏ. 

Cho nên có thể kết luận: việc đào tạo các vấn đề như xây dựng và quản lý kho lưu trữ điện tử cần phải được bắt đầu trước khi các nhân viên tiến hành lựa chọn giải pháp. Điều này cho phép tính hết được các yêu cầu cần thiết đối với hệ thống lưu trữ điện tử để có thể lựa chọn tối ưu, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm thiểu các rủi ro. 

Tóm lại, có thể nói rằng, giải pháp hiệu quả nhất là

• Đào tạo chuyên gia của doanh nghiệp theo chuyên đề này.; 
• Xây dựng đội ngũ gồm đại diện của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.; 
• Lựa chọn nhà cung cấp, lập yêu cầu.
• Triển khai dự án xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử của doanh nghiệp..

Các chuyên gia đã được đào tạo đều có thể trở thành những người đặt hàng am hiểu, có trình độ chuyên môn cao. Họ biết cách làm chủ nhiều công nghệ, lựa chọn nhà cung cấp phần cứng, phần mềm và các dịch vụ khác, có thể thực hiện một phần công việc một cách độc lập.  

Nếu nói về các dự án có quy mô nhỏ hơn, hoặc về việc mua các thiết bị chuyên dụng thì tất cả những gì mà chúng ta đã đề cập, nói chung, đều như nhau. Trong trường hợp này, có lẽ chỉ cần đào tạo một vài người để đảm nhận công việc sau này.

Xem thêm về giải pháp phần mềm 1C:Quản lý văn bản (ECM) 

Tác giả: ThS. Trần Quang Huy (công ty 1VS, www.1vs.vn), ThS. Đinh Nam Vinh (Bộ Khoa học và Công nghệ). 

Công ty 1VS tham gia tọa đàm định hướng nghề nghiệp cho sinh viên Học viện Ngân hàng

Ngày 15/05, tại hội trường tầng 7, Học viện Ngân hàng đã diễn ra chương trình "Tọa đàm định hướng nghề nghiệp cho sinh viên khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế". Đây là lần đầu tiên chương trình được tổ chức với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực ngân hàng, phần mềm như: 1VS, Oceanbank, FPT IS, Iteck, Asiasoft, Meliasoft...

Trao đổi tại buổi tọa đàm, các vấn đề về những yêu cầu khi còn ngồi trên ghế nhà trường hay những kỹ năng, yêu cầu khi đi phỏng vấn xin việc của sinh viên được các nhà tuyển dụng chia sẻ thực tế, đánh đúng và trúng vào tâm lý của sinh viên. Mọi vấn đề được nhìn nhận một cách đa chiều với những lời phân tích sâu sắc và những "phát ngôn gây sốc" thật dí dỏm của các vị khách mời khiến không khí của buổi tọa đàm trở nên cởi mở. 

TS. Trần Thắng trả lời câu hỏi từ phía sinh viên

"Những việc sinh viên cần làm khi còn ngồi trên ghế nhà trường là các môn học cơ sở đạt trung bình trở lên và 1 số môn học thật tốt" – chia sẻ của đại diện Công ty Asiasoft. Với lời chia sẻ thật thà của vị đại diện này sinh viên như "mở cờ trong bụng", dường như đây cũng là tâm lý của sinh viên khi mới bước vào khoa, chưa có định hướng cho nghề nghiệp của mình. Cùng với chủ đề này TS. Trần Thắng – đại diện Công ty 1VS nhìn nhận: "Các em nên nhìn nhận vấn đề một cách đầy đủ, thế nào là "trở lên" và "một số", tùy vào thực lực của mỗi sinh viên chúng ta có những định hướng hợp lý...". Tại buổi tọa đàm Tiến sỹ cũng trao đổi về những kinh nghiệm cá nhân khi tu nghiệp, nghiên cứu tại Nga và con đường "bén duyên" với kinh tế khi trước đó tại Việt Nam Tiến sỹ cũng theo học ngành CNTT. 

Với lời chia sẻ này một chủ đề nữa được đưa ra, và đây cũng là nỗi lòng của sinh viên khoa về thế mạnh của chuyên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế so với những sinh viên ở các khối chuyên về Kinh tế hay CNTT. Cho ý kiến về chủ đề này, các khách mời đều cho rằng chuyên ngành này là "con lai" của hai chuyên ngành Kinh tế và CNTT, mang những điểm mạnh của 2 chuyên ngành này. Người học chuyên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế có thể làm tốt vai trò của mình dù ở vị trí nào nếu có kiến thức và kỹ năng.

Buổi tọa đàm diễn ra sôi nổi gần 4 tiếng đồng hồ

Trả lời chủ đề này, với những kinh nghiệm thực tế, cựu sinh viên khoa chia sẻ: Với chuyên ngành mình đang theo học, các bạn đừng lo nghĩ quá nhiều vì thực sự sinh viên khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin bởi lợi thế của các bạn là vừa có kiến thức nghiệp vụ và kĩ năng về công nghệ. "Trong môi trường làm việc thực tế, các bạn không phải là những "công nhân lập trình" mà các bạn là người quản lý, phân tích các quy trình nghiệp vụ và đưa yêu cầu xuống các bộ phận liên quan" – TS. Trần Thắng chia sẻ.

Tọa đàm đã thành công tốt đẹp với sự chia sẻ nhiệt tình từ phía doanh nghiệp, các cựu sinh viên, cùng với nhiều câu hỏi từ phía sinh viên của khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế. Chương trình không chỉ mang lại cho các bạn trẻ của khoa cái nhìn thiết thực hơn, vững tin hơn về định hướng nghề nghiệp của mình mà còn cung cấp cho họ những kinh nghiệm quý báu trong việc lên kế hoạch học tập, thực tập để có những hành trang tốt nhất khi ra trường. 

Tìm giải pháp gỡ khó trong quản lý văn bản điện tử

(TBTCO) - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn và Công ty 1VS vừa phối hợp tổ chức “Tọa đàm khoa học về quản lý văn bản điện tử”.

Tham dự buổi tọa đàm có các nhà khoa học, các giảng viên, sinh viên và học viên sau đại học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXH&NV; các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý hành chính, quản lý CNTT đến từ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Các báo cáo được trình bày tại tọa đàm đã đề cập đến hàng loạt vấn đề từ những khái niệm cơ bản nhưng vẫn còn nhiều quan điểm khác nhau như: Thế nào là văn bản điện tử, tài liệu điện tử, sự khác nhau giữa chúng, hay thế nào là quản lý văn bản, tài liệu điện tử, tại sao cần phải quản lý…

Toàn cảnh buổi tọa đàm quản lý văn bản điện tử.    Ảnh: PV

Các nhà khoa học đi sâu phân tích các vấn đề còn nhiều vướng mắc, như yêu cầu đối với quản lý văn bản và tài liệu điện tử, phương pháp lựa chọn công cụ quản lý, quy trình triển khai hay những khó khăn đang gặp phải cùng phương hướng giải quyết…

Tọa đàm được tổ chức trong bối cảnh khi mà nhu cầu về tự động hóa công tác quản lý văn bản tài liệu đang được các tổ chức, các doanh nghiệp lớn chú trọng, tuy nhiên quá trình triển khai thực tiễn vẫn gặp nhiều bất cập.

Mục tiêu cuối cùng của tọa đàm nhằm tháo gỡ những khó khăn này bằng những luận giải chặt chẽ, kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn./.

Theo Thời báo Tài chính

http://thoibaotaichinhvietnam.vn/pages/thoi-su-chinh-tri/2014-05-09/go-kho-trong-quan-ly-van-ban-dien-tu-9612.aspx

Ứng dụng văn bản điện tử: cần có cơ chế thưởng phạt rõ ràng

ICTnews – Theo đại diện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, để đẩy mạnh hiệu quả và tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết công việc, đã đến lúc các tổ chức cần xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng, không nên ứng dụng theo hình thức động viên hay khuyến khích.

Việc sử dụng và quản lý văn bản điện tử tại các tổ chức, cơ quan nhà nước đang gặp không ít rào cản. Ảnh: Internet

Tại tọa đàm về quản lý, sử dụng văn bản điện tử do Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội) và Công ty 1VS tổ chức ngày 9/5 tại Hà Nội, các chuyên gia cho rằng, tuy chưa thể thay thế hoàn toàn cho văn bản giấy, song vai trò của văn bản điện tử đang ngày một lớn, được nhiều tổ chức, đơn vị chú trọng sử dụng.

Hiện nay, nhiều địa phương như TP.HCM, An Giang, Phú Thọ, Vĩnh Long... đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp…

Tuy nhiên, thực tế đang cho thấy, quá trình triển khai thực tế tại nhiều cơ quan, tổ chức vẫn còn gặp không ít rào cản, nhiều nơi chưa nghiêm túc thực hiện.

Đại diện Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cho rằng, nguyên nhân là do việc xây dựng yêu cầu ứng dụng, quản lý tại nhiều nơi không phù hợp với thực tế, thiếu quy chế, quy định quản lý, không thống nhất để chuẩn hoá được các quy trình.

Trong đó, thách thức vẫn được nhắc đến nhiều đó là không có ý chí của người lãnh đạo tổ chức và sự chống đối của người sử dụng khi tiếp cận với văn bản điện tử. Việc sử dụng văn bản giấy và tâm lý coi trọng chữ ký, con dấu thủ công vẫn ăn sâu vào thói quen công việc hàng ngày.

Ngoài ra, trong công tác sử dụng, quản lý văn bản điện tử, nhiều nơi vẫn còn lo ngại đến vấn đề mất an toàn an ninh thông tin, lúng túng trong việc phân loại ra loại hình văn bản cần số hóa, loại chỉ duy trì dạng bản giấy hoặc loại văn bản sử dụng ở cả hai dạng.

“Để việc sử dụng và quản lý hiệu quả hơn, đã đến lúc cần phải xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng. Không nên coi việc ứng dụng trong giải quyết công việc chỉ theo hình thức động viên khuyến khích, chưa thành chủ trương bắt buộc”, đại diện trường Đại học Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội gợi ý hướng khắc phục hạn chế.

Còn theo lưu ý của ông Vũ Xuân Nam, đại diện Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế (Đại học Thái Nguyên), vấn đề quan trọng là quy trình thiết kế, xây dựng phần mềm quản lý văn bản điện tử cần phù hợp với đặc thù, điều kiện thực tế của từng tổ chức, đơn vị.

“Để sử dụng và quản lý hiệu quả, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý trước khi lựa chọn giải pháp phải xác định rõ mục tiêu ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử, cân đối mức ngân sách và những nguồn lực cần huy động, hoặc nên mời các đơn vị tư vấn đã có kinh nghiệm triển khai”, ông Trần Thắng – Giám đốc Công ty 1VS (doanh nghiệp đang cung cấp tại thị trường Việt Nam giải pháp 1C:Quản lý văn bản ECM) nói.

Theo Báo ICT NEWS

http://ictnews.vn/cntt/nuoc-manh-cntt/ung-dung-van-ban-dien-tu-can-co-co-che-thuong-phat-ro-rang-116698.ict

Xem thêm 1 số báo đưa tin về sự kiện này:

• Thời báo Tài chính Việt Nam: http://thoibaotaichinhvietnam.vn/pages/thoi-su-chinh-tri/2014-05-09/go-kho-trong-quan-ly-van-ban-dien-tu-9612.aspx
• Báo Hà Nội mới: http://hanoimoi.com.vn/Tin-tuc/Giao-duc/682269/thao-go-kho-khan-trong-quan-ly-van-ban-dien-tu
• Đài Tiếng nói Việt Nam, kênh VOV5: http://vovworld.vn/vi-vn/Tin-tuc/Nang-cao-hieu-qua-quan-ly-van-ban-dien-tu-trong-cac-co-quan-Nha-nuoc/236767.vov
• Đài Truyền hình Hà Nội: Bản tin thời sự trưa (11h30'), ngày 09/05/2012
• Thời báo kinh tế Việt Nam số ra ngày 12/05/2014

Những yêu cầu khi chọn mua phần mềm quản lý cửa hàng điện máy (tiếp)

(Ảnh minh họa)

Điện máy là ngành hàng đặc thù về sản phẩm: Mặt hàng phong phú đa dạng, một mặt  hàng nhưng có nhiêu điểm khác nhau như về seri, cấu hình, màu sắc, kích thước, thời hạn bảo hành...

Nên khi chọn mua phần mềm quản lý bán hàng thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:

Quản lý thông tin về sản phẩm theo đặc thù của ngành điện máy: Phần mềm quản lý cần thiết phải theo dõi được các thông tin sau: Cây danh mục hàng hóa: đối với hàng điện máy, việc thiết lập cây danh mục, phân nhóm theo thương hiệu, nhà cung cấp.

Quản lý thông tin về sản phẩm: Seri, cấu hình, màu sắc, kích thước, thời hạn bảo hành...

Quản lý đơn hàng giao sau: Phần mềm cần đáp ứng với đặc thù ngành điện máy thực hiện nghiệp vụ giao hàng sau theo đơn hàng của khách khi mặt hàng bán được giao hàng tới nhà cho khách hàng.

Quản lý lắp đặt và bảo hành bảo trì sản phẩm: Phần mềm cần theo dõi được các nghiệp vụ lắp đặt, bảo hành bảo trì cho sản phẩm điện máy.

Quản lý hoa hồng cho nhân viên tư vấn bán hàng, nhân viên lắp đặt, nhân viên giao hàng,...

Ngoài ra còn một số yêu cầu khác như:

 Tự động hóa điểm bán lẻ: Với yêu cầu này đòi hỏi hệ thống phần mềm cần đáp ứng được đầy đủ toàn bộ chức năng và nghiệp vụ thực hiện tại điểm bán hàng, trong đó bao gồm các nghiệp vụ sau:

Quản lý hàng hóa nhập xuất, điều chuyển (kho bãi) 

Đối với các nghiệp vụ mua hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ từ khi đặt hàng nhà cung cấp cho đến khi nhận hóa đơn và nhập hàng vào kho thực tế.

Đối với các nghiệp vụ quản lý kho: Quản lý hàng hóa tập trung và phi tập trung (tại trung tâm phân phối hoặc tại các kho hàng của cửa hàng), điều chuyển hàng hoá giữa các địa điểm, đóng bộ sản phẩm, gỡ bộ sản phẩm.

Quản lý tiền mặt: Quản lý tiền mặt thu về từ bán lẻ hàng hóa, các nghiệp vụ nhập tiền, rút tiền tại đầu ca hoặc cuối ca thu ngân.

Quản lý, thiết lập các chương trinh chiết khấu: Việc bán hàng khuyến mại trong hệ thống được thực hiện một cách linh động theo các yêu cầu của người quản lý các chương trình Marketing. Có rất nhiều cách thức tính khuyến mại (chiết khấu, quà tặng, phát hành Voucher, tích điểm…) cho khách hàng, hỗ trợ kết hợp nhiều hình thức chiết khấu khác nhau.

Quản lý thẻ khách hàng thân thiết: Phần mềm cần có sẵn các cơ chế và công cụ để quản lý việc chăm sóc khách hàng. Việc chăm sóc khách hàng có thể được hiểu là chú trọng việc giao tiếp với khách hàng, thiết lập các ưu đãi cá nhân sau khi phân loại khách hàng như phân loại: Vàng, bạc, đồng…

Thực hiện các nghiệp vụ bán lẻ tại quầy thu ngân: Phần mềm cần có giao diện riêng cho quầy thu ngân, đảm bảo bán hàng nhanh chóng và thuận tiện nhất. 

Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: Phần mềm cần hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán như: tiền mặt, tiền gửi, phiếu quà tặng, tín dụng (trả sau) và kết hợp nhiều hình thức thanh toán linh động.

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên: Phần mềm cần lập kế hoạch và ghi nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong cửa hàng, cũng như theo dõi doanh thu bán hàng của nhân viên. Điều này cho phép kiểm soát nhân viên và áp dụng hệ thống quản lý để tạo động lực cho nhân viên bán hàng.

Hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo là một trong những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm, đối với một phần mềm hệ thống báo cáo cần đảm bảo đầy đủ cho các phân hệ mua hàng, bán hàng, bán lẻ hàng. Ngoài ra cần đảm bảo khả năng tùy chỉnh, Customize khi có yêu cầu mở rộng, và có các cơ chế kết xuất ra các định dạng như: Excel, PDF, Text, XML,…

www.1vs.vn