Quản lý phiếu quà tặng với phần mềm quản lý bán hàng 1C

Phiếu quà tặng là thường được sử dụng như một món quà đa năng và áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như bán lẻ trang sức, mỹ phẩm, điện tử.

Phiếu quà tặng được phát hành dưới dạng thẻ có số bằng mã từ, mã vạch hoặc đơn giản là ký hiệu, cũng như dưới dạng phiếu giấy có số được in bằng máy in thông thường. Trên phiếu thường có:

-  Thương hiệu hàng hóa của công ty hoặc nhóm công ty mà có sử dụng phiếu.

- Mệnh giá phiếu. Mệnh giá phiếu không bao giờ thay đổi.

- Số sê-ri của phiếu.

-  Điều kiện sử dụng phiếu và thời hạn hiệu lực:

• đến một ngày xác định;
• theo một số kỳ kể từ ngày bán;
• không hạn chế (thường ít áp dụng).

Nhập phiếu quà tặng vào hệ thống thông tin

Người quản lý nhập thông tin về việc tạo các phiếu quà tặng. Lúc này, cần nhập dạng mặt hàng với kiểu “Phiếu quà tặng” và trong danh mục “Mặt hàng” bổ sung thêm phần tử mới với dạng này.

Người quản lý điền mệnh giá, thời hạn hiệu lực của phiếu, đặt dấu hiệu “Tiến hành kế toán theo số sê-ri”, nhập kiểu số sê-ri: mã vạch, mã từ hoặc hỗn hợp. Cũng trên thẻ này trong phần bảng có nhập số sê-ri: bằng thủ công hoặc bằng bộ xử lý tự động điền theo dải số được chọn.

 

Bộ xử lý nhập số sê-ri cho phép kiểm tra xem dải số để điền mã số và mã từ đã được sử dụng hay chưa. Nếu như trong dải số được chỉ ra bởi người sử dụng đã có mã được gán cho hàng hóa, thẻ ưu đãi hoặc thẻ thông tin thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các mã này.

Trên hình vẽ là mặt hàng Bộ quà tặng. Nhấp đúp chuột vào dòng danh sách, có thể chuyển đến mặt hàng này và sửa đổi thông tin trong đó. Nhấp nút “Lập phiếu”, người sử dụng có thể tạo số sê-ri của dải này, ngoại trừ các mã đã bị chiếm bởi các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu.

 

Để sao cho các biến động của phiếu quà tặng được hiển thị đúng trong các báo cáo, cần tạo chứng từ “Ghi tăng hàng hóa”.

Lưu ý! Giá bán lẻ phiếu quà tặng cần bằng mệnh giá.

Phiếu quà tặng có thể được ghi tăng, điều chuyển từ kho sang kho và ghi giảm khi hết thời hạn sử dụng.

Bán phiếu quà tặng

Người thu ngân bán phiếu quà tặng như một hàng hóa bình thường, chỉ khác là phiếu quà tặng được nhận diện bằng nhiều cách khác nhau: đọc bằng mã vạch hoặc mã từ hay nhập (chọn) mã ký tự. Sau khi chọn phiếu quà tặng, có xuất hiện cửa sổ chọn số sê-ri với khả năng nhập thủ công.

 

Đặc điểm bán Phiếu quà tặng như sau: hệ thống tự xác định đơn giá bán theo mệnh giá và không thể thay đổi trong chứng từ.

Đối với phiếu quà tặng, không thể áp dụng chiết khấu thủ công cũng như tự động. Phiếu quà tặng không thể có mặt trong thành phần bộ sản phẩm để tính chiết khấu và không thể xuất như quà tặng.

Hệ thống tự đánh dấu Phiếu quà tặng với số sê-ri xác định và không thể bán lần thứ hai.

Sử dụng phiếu quà tặng (thanh toán bằng phiếu quà tặng)

Người mua đưa cho người thu ngân phiếu quà tặng để thanh toán cho hàng hóa đã chọn. Hệ thống sẽ kiểm tra xem, phiếu quà tặng này đã được bán hay chưa và có còn thời hạn hiệu lực hay không.

 

Nếu như phiếu quà tặng có giá trị nhỏ hơn số tiền phải trả thì người mua cần trả thêm số chênh lệch bằng các cách thông thường (tiền mặt hoặc thẻ thanh toán). Đối với một lần mua có thể sử dụng nhiều phiếu quà tặng.

Và như vậy, số tiền bán phiếu quà tặng có thể hiểu như là số tiền trả trước của người mua cho doanh nghiệp thương mại, còn trong trường hợp mệnh giá của phiếu quà tặng lớn hơn số tiền mua hàng thì số tiền dư ra không được hoàn trả cho người mua. Điều kiện này cần phải được mô tả chi tiết trong quy tắc sử dụng phiếu quà tặng và cho người mua biết rõ khi mua. Lúc này, hệ thống sẽ thông báo về số tiền chênh lệch thừa ra giữa mệnh giá phiếu quà tặng và số tiền mua hàng.

Sau khi kết thúc ca làm việc, người thu ngân đính tất cả các phiếu quà tặng nhận được kèm theo báo cáo để lý giải về doanh thu tiền mặt bị thiếu.

Phiếu quà tặng không thể dùng lại lần thứ hai và được lưu cùng với các chứng từ tiền mặt khác.

Báo cáo

Người sử dụng có thể phân tích các biến động về phiếu quà tặng bằng báo cáo: Báo cáo – Phiếu quà tặng.

Bảng kê biến động phiếu quà tặng

Báo cáo đưa ra các thông tin về điều chuyển phiếu quà tặng theo chuỗi cửa hàng trong kỳ theo từng Kho, Phiếu quà tặng, Số sê-ri.

Chỉ tiêu của báo cáo:

- Tồn đầu kỳ (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng còn tồn tại kho vào đầu kỳ báo cáo.

- Số dư đầu kỳ theo mệnh giá – Tồn đầu kỳ (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.

- Nhập (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng nhập vào kho trong kỳ.

- Số tiền nhập theo mệnh giá – Nhập (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.

- Xuất (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng đã xuất khỏi kho trong kỳ.

- Số tiền xuất theo mệnh giá – Xuất (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.

- Tồn cuối (số lượng) – Số lượng phiếu quà tặng còn tồn trong kho tại cuối kỳ.

- Số dư cuối kỳ - Tồn cuối (số lượng) x Mệnh giá phiếu quà tặng.

Người sử dụng có thể đưa ra báo cáo các trường bổ sung sau:

- Mệnh giá

- Ngày bán

- Ngày sử dụng

- Ngày ghi giảm

- Ngày hết hiệu lực 

Báo cáo cho người phát hành về phiếu quà tặng

Doanh nghiệp phát hành phiếu quà tặng có thể chuyển giao cho doanh nghiệp khác để bán như một mặt hàng bán lẻ. Báo cáo cung cấp cho người sử dụng thông tin về các phiếu quà tặng đã bán theo từng doanh nghiệp, từ nghiệp vụ kinh tế, cửa hàng, phiếu quà tặng, số sê-ri.

Chỉ tiêu của báo cáo:

- Số lượng – Số lượng phiếu quà tặng đã bán.

- Mệnh giá phiếu quà tặng.

- Số tiền – Mệnh giá x Số lượng

Phân tích việc sử dụng phiếu quà tặng

Báo cáo cung cấp cho người sử dụng thông tin về các séc bán hàng được thanh toán bằng phiếu quà tặng với mệnh giá lớn hơn của séc. Lúc này, số dư mệnh giá được ghi nhận như là lợi nhuận ngoài kinh doanh. Báo cáo được lập theo từng doanh nghiệp, cửa hàng, séc máy tính tiền. Có thể đưa ra báo cáo theo trường bổ sung là ngày séc máy tính tiền.

Chỉ tiêu báo cáo:

-  Số tiền séc tính tiền – số tiền của séc tính tiền được thanh toán bằng phiếu quà tặng

- Số tiền phiếu quà tặng – nếu như có nhiều phiếu quà tặng thì là tổng của tất cả các phiếu.

- Lợi nhuận ngoài kinh doanh – (Số tiền phiếu quà tặng – Số tiền séc tính tiền).

Báo cáo biến động phiếu quà tặng với số sê-ri

Báo cáo chỉ ra lịch sử biến động phiếu quà tặng. Được lập ra theo từng phiếu quà tặng, số sê-ri. Theo mỗi chứng từ, các biến động của phiếu quà tặng có đưa ra thông tin:

- Ngày giao dịch

- Mệnh giá phiếu quà tặng

- Giao dịch kinh tế

- Người gửi

- Người nhận

Xem thêm 1 số bài viết liên quan: http://www.1vs.vn/DienDan/forum11/topic1506/

Cách quản lý gift voucher - phiếu quà tặng, tránh làm giả, gian lận

Phiếu quà tặng hay gift voucher đã trở thành một thuật ngữ khá quen thuộc đối với người tiêu dùng. Đây là một trong những hình thức marketing giúp người mua nhận được các ưu đãi nhất định, đó có thể là ưu đãi về giá hoặc ưu đãi về quà tặng. Chính vì mang trong mình lợi ích về kinh tế, nên các phiếu quà tặng hay gift voucher có thể bị làm giả hoặc gian lận để chuộc lợi cho một số đối tượng. Điển hình về hình thức lừa đảo về phiếu quà tặng là vụ nhân viên kế toán của Siêu thị FIvimark đã làm giả và chiếm đoạt tới 8 tỉ đồng của siêu thị này. Các hình thức gian lận có thể xảy ra như: 

1. Làm giả phiếu quà tặng, sau đó sử dụng phiếu quà tặng này vào thanh toán. 
2. Sử dụng phiếu quà tặng đã được phát hành nhưng chưa được tiêu thụ (thường do lỗ hổng trong quản lý nội bộ). 
3. Sử dụng lại các phiếu quà tặng đã được tiêu thụ. 
4. Sử dụng phiếu quà tặng đã hết hạn...

Hình minh họa 

Chính vì tính chất quan trọng của việc quản lý phiếu quà tặng, các siêu thị cần có cơ chế quản lý chặt chẽ. Với kinh nghiệm triển khai nhiều siêu thị lớn, phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 đặc biệt quan tâm tới việc quản lý phiếu quà tặng, từ khâu tạo mới, phát hành, in ấn, tiêu thụ và thu hồi. Về cơ chế chung quản lý Phiếu quà tặng trên phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 có thể tóm tắt như sau: 

  

- Quản lý danh sách các loại phiếu quà tặng: Ví dụ phiếu 100.000đ, phiếu 500.000đ.... 

  

- Quản lý việc tạo danh sách mã vạch hoặc series của phiếu hoặc cả mã vạch và series của phiếu: chương trình cho phép tạo mã vạch và series một cách tự động và mặc định, không theo nguyên tắc cụ thể. Vì vậy các đối tượng ngoài không thể làm giả số mã vạch và series này.  

  

- Quản lý ngày phát hành, thời hạn sử dụng của phiếu quà tặng: Chương trình cho phép ghi nhận thời điểm phát hành và thời gian sử dụng của từng loại phiếu quà tặng. Ví dụ nhân dịp 30/4 Siêu thị A phát hành Phiếu quà tặng cho khách hàng trị giá mỗi phiếu 50.000 và giá trị sử dụng của phiếu là từ 30/04 tới 19/05. Các phiếu sử dụng trước hoặc sau khoảng thời gian này chương trình sẽ báo Phiếu không hợp lý. 

  

- Chương trình ghi nhận thông tin về khách hàng đã nhận phiếu quà tặng như họ tên, số điện thoại... 

  

- Khi khách hàng sử dụng phiếu quà tặng để tahnh toán: Mỗi số phiếu chỉ được sử dụng 01 lần cho hóa đơn thanh toán. Nếu phiếu quà tặng được sử dụng lại hoặc bị làm giả trùng số phiếu thì chương trình sẽ không cho phép ghi nhận. 

  

- Cho phép kiểm tra đối chiếu việc thanh toán phiếu quà tặng và các đơn hàng: Người sử dụng có thể kiểm soát được phiếu quà tặng đã được sử dụng cho đơn hàng nào, và số lượng phiếu quà tặng đã thanh toán cho từng đơn hàng. 

  

-  Tại bất cứ thời điểm nào chương trình cũng có thể đưa ra thống kê về số lượng chi tiết từng loại phiếu mua hàng được phát hành trong hệ thống về các chỉ tiêu như: Số lượng tồn, giá trị tồn,  thời hạn sử dụng, thời gian phát hành, hạn sử dụng, đơn hàng đã dùng phiếu mua hàng để thanh toán… 

Với kinh nghiệm triển khai các siêu thị lớn, phần mềm 1C:BÁN LẺ 8 đã xử lý được các vấn đề liên quan tới phiếu quà tặng, đặc biệt là phối hợp với chu trình quản lý phiếu quà tặng thực tế để tạo ra một hệ thống đủ mạnh  nhằm ngăn chặn việc gian lận về phiếu quà  tặng.

Yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhà hàng, quán café

Quản lý bán lẻ theo cách thông thường chưa bao giờ là việc đơn giản, nó càng đặc biệt phức tạp đối với kinh doanh nhà hàng, quán café. Nếu chúng ta không tìm được phương pháp quản lý phù hợp thì có thể dẫn đến công việc kinh doanh bị đình trệ, doanh số giảm sút. Vậy chúng ta băn khoăn không biết phần mềm quản lý nhà hàng, đặc biệt là quản lý quán café cần những yêu cầu gì? Dưới đây sẽ là câu trả lời cho bạn, giúp bạn có cơ sở để tìm kiếm phần mềm quản lý phù hợp.

Ảnh minh họa

Ngoài những tính năng cần thiết của 1 phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý quán café cần đáp ứng tốt các yêu cầu:

Định lượng nguyên vật liệu đơn giản

Kinh doanh nhà hàng café, vấn đề không đơn giản chỉ là việc nhập hàng và bán hàng, để đến được với người dùng, bắt buộc phải qua khâu chế biến thực phẩm và phải luôn bảo đảm được vấn đề an toàn thực phẩm. Thế nên, định lượng nguyên vật liệu là việc hoàn toàn cần thiết ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề sống – còn của nhà hàng, cafe. Tuy nhiên, bằng cách thông thường, thật khó để định lượng nguyên vật liệu cho chính xác.

Thực tế cho thấy, rất nhiều nhà hàng, quán cafe đã “lao đao” trong việc “tính nhầm” nguyên vật liệu để chế biến thực phẩm. Hằng ngày, một cửa hàng, cafe đều cần đến một lượng nguyên vật liệu nhất định để đảm bảo cung cấp đủ cho công tác bán hàng; tuy nhiên, nếu không có cách xác định nguyên vật liệu đủ dùng cho một ngày, cửa hàng hoặc quán café đó rất dễ rơi vào tình trạng nhập thừa hoặc nhập thiếu nguyên liệu – việc nhập thừa sẽ khiến cửa hàng thất thoát một khoản chi phí cho lượng hàng hóa này, nhập thiếu sẽ không cung cấp đủ cho nhu cầu của khách hàng, có thể dẫn đến việc mất khách.

Phần mềm "1C:BÁN LẺ 8" với chức năng định lượng nguyên vật liệu, giúp các quán ăn dễ dàng định lượng được nguyên vật liệu cho từng món ăn một cách chính xác, từ đó có thể xác định được ngày mai cần mua những nguyên liệu gì, số lượng bao nhiêu, tránh việc mua thiếu hoặc mua thừa nguyên liệu. Theo đó, chủ quán ăn cũng dễ dàng quản lý độ trung thực của nhân viên khi nhân viên đi mua hàng. 

Kiểm kho nhanh và chính xác

Chức năng định lượng nguyên vật liệu trên phần mềm hỗ trợ đắc lực cho khâu kiểm kho. Thay vì việc phải trực tiếp vào kho và cân, đo, đong, đếm từng mặt hàng một thì tất cả các thông tin hàng hóa tồn kho đều được hiển thị rõ ràng trên phần mềm, bởi mỗi khi tạo order cho một món mới, những nguyên vật liệu cấu thành đủ để tạo ra món ăn đó sẽ được trừ trực tiếp trong kho nguyên vật liệu tổng. Đến lúc kiểm kho, chỉ cần một thao tác đơn giản là đã dễ dàng có thể biết được những hàng hóa nào còn, những hàng nào sắp hết để có kế hoạch mua hàng kịp thời, không ảnh hưởng đến việc bán hàng.

Bán hàng nhanh

Tình trạng đông khách dẫn đến quá tải trong giờ cao điểm là “vấn nạn” diễn ra thường xuyên đối với các cửa hàng, quán cafe. Trong giờ cao điểm, với một lượng khách hàng đông đảo, thật khó có thể “chiều lòng” được tất cả các “thượng đế”, việc sai sót khiến khách hàng phật ý là điều rất dễ gặp phải trong những thời điểm này. Việc quá tải này có thể khiến cửa hàng mất đi một lượng khách thân thiết đã gắn bó từ lâu hoặc tạo ra một ấn tượng xấu với khách hàng mới, khiến họ không còn muốn quay lại cửa hàng thêm một lần nào nữa.

Với chức năng tạo order theo bàn, khách hàng chỉ cần làm một thao tác duy nhất là gọi món, ngay lập tức nhân viên phục vụ sẽ nhập thông tin về món ăn mà khách hàng gọi sẽ tạo thành một phiếu gọi món. Ngay lúc đó, phiếu gọi món này sẽ được máy in ở dưới bếp in ra để đầu bếp có thể dễ dàng chuẩn bị món theo thứ tự đặt món, khách gọi trước sẽ được chuẩn bị đồ ăn trước, điều này sẽ giúp khách hàng có cảm giác được tôn trọng. Hơn thế nữa, với quy trình này, nhà bếp và nhân viên phục vụ sẽ hoàn toàn không sợ bị quên order ngay cả trong thời gian cao điểm nhất. 

Báo cáo doanh số chính xác

Thông thường, để kiểm tra doanh số bán được trong ngày, trong tuần hay trong tháng, chủ cửa hàng bán lẻ buộc phải mất rất nhiều thời gian cho việc kiểm tra, rà soát lại hóa đơn bán hàng, từ đó có thể tổng kết được doanh số bán hàng. Hơn thế, những thao tác bằng tay như thế này rất dễ nhầm lẫn trong việc nhập số liệu hoặc tính toán, theo đó báo cáo cũng rất dễ sai lệch.

Phần mềm với chức năng tổng hợp báo cáo doanh số theo ngày, tuần, tháng dựa trên những hóa đơn đã được tạo trong ngày, giúp báo cáo nhanh và chính xác. Việc tổng hợp báo cáo doanh số theo ngày này, sẽ giúp các nhà bán lẻ có cái nhìn khách quan hơn về tình hình kinh doanh của nhà hàng, quán café của mình theo ngày, từ đó có những điều chỉnh hợp lý để có kết quả kinh doanh tốt nhất.

Hơn thế, khi có thông tin nhanh và chính xác về lượng tiền mặt, nhà bán lẻ sẽ dễ dàng có kế hoạch và chủ động được trong việc quay vòng vốn lưu động, tránh ảnh hưởng đến công tác kinh doanh của nhà hàng.