Công ty "Gandalf" đã
hoàn thành dự án tổ hợp tự động hóa cho công ty "Basel Aero" với hệ
thống quản lý bốn sân bay tại các thành phố Krasnodar, Sochi, Anapa và
Gelendzhik. Hệ thống này được thiết lập trên cơ sở các giải pháp "
1C:Quản lý nhà máy sản xuất", "
1C:Quản lý văn bản (ECM)", "
1C:Quản lý vận tải" và "
1C:Hợp nhất".
Dự án đã đem lại hiệu
quả trong việc quản lý khai thác phương tiện vận tải, tăng cường kiểm
soát tình trạng kỹ thuật, khắc phục sự cố, giảm bớt thời gian chờ, đơn
giản hóa quy trình tính giá thành dịch vụ theo quy định của Bộ tài chính
Liên bang Nga, tăng cường kiểm soát chi phí doanh nghiệp. Tổng chi phí
trong công ty đã giảm từ 5-7%, riêng chi phí chất bôi trơn giảm gần 10%.
Quy trình lập và xử lý giấy đi đường và vận đơn nhanh gấp 2 lần so với
lúc trước. Công việc thống nhất hợp đồng để phục vụ khách đặt hàng nhanh
hơn nhiều lần. Đảm bảo hoạt động các đường bay không bị gián đoạn khi
tăng tải trọng trước thềm Olympic tại Sochi.
Công ty "Basel Aero"
thành lập năm 2007. Công ty quản lý tài sản của sân bay trong cụm công
nghiệp "Basic Element". Hiện nay "Basel Aero" có 4 sân bay: Krasnodar,
Sochi, Gelendzhik và Anapa với công suất hơn 6 triệu lượt khách và hàng
chục nghìn tấn hàng hóa mỗi năm. Để phục vụ cho Olympic mùa đông năm
2014, các sân bay này đã tăng công suất vì trong thời gian diễn ra các
môn thi đấu tại Sochi lưu lượng hành khách sẽ tăng hơn nhiều.
Để đảm bảo khả năng
lưu thông của các sân bay, cần có hệ thống giúp lập kế hoạch cho các
công việc của dịch vụ sân bay, thiết bị kỹ thuật và phương tiện. Cần
kiểm soát kịp thời tình trạng kỹ thuật, lập kế hoạch kiểm tra kỹ thuật
và sửa chữa, mua sắm phụ tùng và thiết bị. Vấn đề quan trọng không kém,
đó là tính chính xác giá thành dịch vụ và kiểm soát công nợ với nhà cung
cấp và bên đặt hàng.
Từ
trái sang phải: phụ trách phòng dự án và triển khai công ty "GANDALF" -
Yuri Prikhodko, phụ trách mảng dự án thuộc phòng triển khai công ty
"GANDALF" - Dudareva Marina, phụ trách bộ phận kế toán doanh nghiệp và
kế toán thuế thuộc phòng tài chính công ty "Basel Aero" – Ekaterina
Shpineva, phụ trách dự án thuộc phòng triển khai công ty "GANDALF" -
Anna Bagdasarian, giám đốc tài chính công ty "Basel Aero" - Dmitry
Altynnik.
Trước đây, mỗi sân
bay sử dụng hệ thống thông tin riêng, do đó rất khó để lập kế hoạch và
kiểm soát hoạt động hiện thời của công ty. Ví dụ, trong kho có vài nghìn
mặt hàng do bị lặp lại với các cách giải nghĩa khác nhau, quy trình
thống nhất kế hoạch mua hàng trong doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian.
Không có một cách thức nào có thể kiểm soát được toàn bộ trạng thái vận
chuyển và chi phí nguyên vật liệu. Mất nhiều thời gian để lập báo cáo
quản trị và báo cáo pháp quy. Các dữ liệu để kiểm toán nội bộ và kiểm
toán độc lập đều được nhập bằng tay.
Ban lãnh đạo "Basel Aero" đã quyết định xây dựng một hệ thống thông tin mới, trong đó có thể:
- Đảm bảo chính sách kế toán và quản trị thống nhất trên tất cả các sân bay của công ty;
- Tối ưu hóa công việc quản lý văn bản trong doanh
nghiệp, thúc đẩy quy trình thống nhất hợp đồng, lập kế hoạch mua hàng và
các văn bản khác;
- Nâng cao độ chính xác khi tính giá thành dịch vụ và tăng cường kiểm soát chi phí doanh nghiệp nhằm cắt giảm chi phí;
- Tối ưu hóa công suất làm việc của phương tiện và
máy móc, tăng cường kiểm soát chi phí bôi trơn, giảm thời gian lập giấy
đi đường, tổ chức quản lý sửa chữa máy móc hiệu quả;
- Lập ra các báo cáo tài chính hợp nhất kịp thời để sử dụng nội bộ và nộp cơ quan Nhà nước
Sau 11 tháng, các
chuyên gia của công ty "GANDALF" đã thực hiện tự động hóa hơn 700 chỗ
làm việc tại công ty quản lý và 4 sân bay thuộc vùng Krasnodar, thực
hiện tích hợp "
1C:Quản lý nhà máy sản xuất" với hệ thống tổ chức chuyến bay.
Kết quả trọng điểm của dự án
Việc tích hợp hệ thống
"1C:Quản lý nhà máy sản xuất" với hệ thống tổ chức chuyến bay cho phép
lập danh sách các dịch vụ cung cấp cho các hãng vận tải hàng không một
cách kịp thời. Hạch toán công nợ với bên đặt hàng cũng thiết thực hơn.
Nợ phải thu đã giảm xuống. Đồng thời giảm công nợ với các công ty bên
ngoài thuê dịch vụ sân bay, vận tải sân bay và hành khách.
Vận tải đường bộ được
quản lý một cách hiệu quả. Thời gian lập và xử lý giấy đi đường và vận
đơn hiện nay đã giảm xuống hai lần so với lúc trước. Công ty đã có thể
kiểm soát tình trạng các phương tiện giao thông, lập kế hoạch kiểm tra
kỹ thuật và sửa chữa kịp thời. Kết quả là, công ty đã giảm bớt thời gian
chờ của máy móc, đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra trôi chảy. Chi
phí bôi trơn đã giảm gần 10%.
Quy chuẩn hóa thông
tin tra cứu cho phép khắc phục các dị bản khi lập đơn hàng và tiếp nhận
phụ tùng và nguyên vật liệu. Người quản lý có thể kịp thời lập kế hoạch
mua hàng có tính đến số dư trong kho và kế hoạch sửa chữa phương tiện
vận tải. Thời gian thống nhất kế hoạch mua hàng đã giảm đáng kể. Điều
này cho phép đảm bảo dự phòng thường xuyên phụ tùng và nguyên vật liệu
cần thiết trong kho.
Hệ thống quản lý văn
bản điện tử giúp giảm bớt thời gian làm việc với tất cả các quy trình có
liên quan đến việc thống nhất và phê duyệt hợp đồng và văn bản khác.
Mỗi người tham gia vào quy trình đều có thời gian nhất định để thống
nhất văn bản. Trong trường hợp không có ai chịu trách nhiệm ký tên thì
quyền ký văn bản sẽ giao cho nhóm nhân viên có thẩm quyền và chức vụ
tương đương. Việc đưa ra quyết định quản trị quy định các điều kiện
chuyên môn đối với hợp đồng (như danh mục các dịch vụ được cung cấp, hạn
thanh toán, kỳ nộp hóa đơn và biên bản) giảm xuống còn vài giờ so với
trước đây là vài ngày. Hiện nay tất cả các phiên bản của văn bản đều
được lưu dưới dạng điện tử. Trong công ty đã loại trừ khả năng mất mát
văn bản, tài kiệu khi chuyển giao giữa các phòng ban.
Hệ thống đã áp dụng
tính toán chi phí và tính giá thành theo Quyết định số 303 ngày 5 tháng
12 năm 2011 của Bộ tài chính Liên bang Nga "Về việc phê duyệt Trình tự
thực hiện kế toán riêng biệt thu nhập và chi phí theo dạng hoạt động
liên quan đến việc cung cấp dịch vụ độc quyền trên sân bay". Đảm bảo
tính minh bạch trong giá thành dịch vụ có tính đến đặc thù riêng khi
phân bổ chi phí đối với các dạng dịch vụ khác nhau. Quy trình tính giá
thành khá đơn giản, độ chính xác cao. Công ty có thể kiểm soát chi phí
và đưa ra các quyết định nhằm giảm giá thành. Kết quả là công ty đã cắt
giảm được khoảng 5-7% tổng chi phí.
Báo cáo tài chính hợp
nhất được lập ra một cách nhanh chóng. Hệ thống đã giải quyết được các
vấn đề về lập báo cáo theo ngành một cách chính xác để nộp cho Bộ giao
thông Liên bang Nga, tự động lập báo cáo cho cơ quan thuế Liên bang.
Ông Dmitry Altynnik, -
giám đốc tài chính Công ty "Basel Aero", cho biết: "Hệ thống mới được
tạo dựng trên nền tảng "1C:DOANH NGHIỆP 8", giúp nâng cao đáng kể sản
lượng của công ty chúng tôi và cung cấp các công cụ hiệu quả và thuận
tiện, mở ra khả năng phát triển mới cho các sân bay thuộc "Basel Aero".
Hệ thống cho phép thu thập, lưu trữ và phân tích một cách linh hoạt dữ
liệu sản xuất và tài chính, giúp nâng cao kỷ luật thực hiện đối với các
nhân viên và quản lý các quy trình nghiệp vụ, đồng thời giúp lãnh đạo có
thể đưa ra các quyết định kịp thời".
http://www.1vs.vn/tintuc/14061_quot;1c-doanh-nghiep-8quot;-ho-tro-cac-san-bay-thuoc-cong-ty-quot;basel-aeroquot;-phuc-vu-ky-olympic-mua-dong-2014.html
